Sollten Laptop und Smartphone beim Meeting draußen bleiben?

Manche Meetings sind elendig lang und unproduktiv. Liegt es daran, dass Smartphones und Laptops die Teilnehmer ablenken? Sind langweilige Themen schuld? Oder könnte die Nutzung digitaler Geräte eine Besprechung sogar fördern? Sagen Sie es uns!

Es gibt Unternehmen, die verbieten ihren Mitarbeitern, digitale Gadgets mit in ein Meeting zu nehmen. Zur Begründung führen sie mangelnde Konzentration während der Besprechung an. Man sei abgelenkt, multitaske vor sich hin, ohne eine Aufgabe mit voller Hingabe abzuwickeln. Und mangelnde Wertschätzung den anderen Teilnehmern gegenüber vermittle dies außerdem.

Wie Smartphone und Laptop das Meeting stören können

Die reine Anwesenheit eines Mobilgeräts lenkt ab – selbst wenn es ausgeschaltet ist.

Ihre Argumente sind nicht aus der Luft gegriffen. Eine Reihe von Studien belegen, dass Laptop und Smartphone in Meetings störend sein können. Beispielsweise hat die University of Texas herausgefunden, dass die kognitive Kapazität bereits sinkt, wenn Smartphones nur im Raum sind – ausgeschaltet. Nicht die Mail-Benachrichtigung oder ein anderer Signalton stört die Besprechung, sondern die reine Anwesenheit des Mobilteils. Allein die Option, andere Dinge tun zu können reiche bereits aus, um einigermaßen unaufmerksam zu sein. Einige Firmen haben diese Schlussfolgerung zum Anlass genommen, Smartphones und Laptops aus Meetings zu verbannen. Der Nachrichtensender CNN hat jüngst von einigen „Aussteigern“ berichtet und damit die Diskussion neu entfacht.

Skift ist eines dieser Unternehmen. Auf seinem Blog erklärt das Newsportal für die Reisebranche, Meetings seien Face-to-Face-Treffen, digitale Ablenkung sei zu vermeiden. Nur ein Laptop darf für Präsentationen oder Videokonferenzen mitgenommen werden. Die Mitarbeiter begrüßten die neue Regel. „Wir sind viel produktiver!“, lautet eine Aussage. Und Skift-CEO Rafat Ali glaubt an einen weiteren Vorteil. Denn wer auf seinen Laptop starre, „zögert das Meeting unnötig hinaus und verhält sich respektlos“, zitiert ihn CNN.

Auch die US-Bank United Shore begründet das Verbot mit Unproduktivität und Zeitverschwendung. Dort geht man noch einen Schritt weiter und hat einen ganzen Meeting-freien Tag eingeführt, den CEO Mat Ishiba besonders mag. „Da arbeite ich am meisten ab“, zitiert ihn CNN. Aber das ist ein anderes Thema. Oder vielleicht doch nicht?

Warum digitale Geräte nicht zwangsläufig für unproduktive Meetings verantwortlich sind

Möglicherweise liegt es garnicht an den digitalen Ablenkungsmanövern – berufliche Mails oder soziale Netzwerke –, dass Meetings als unnötige Zeitfresser gelten und vor lauter vermeintlicher Nachteile gern aus dem Kalender gekickt werden. Vielleicht sind die Meetings selbst schuld an der Misere. Werden Besprechungen produktiv und kurz, sobald alle offline sind? Dreht man die Situation einmal um, könnte man auch einen anderen Eindruck gewinnen.

Meetings ohne greifbaren Grund und eingegrenztes Thema sind Zeitverschwendung.

Meetings kommen nicht vorwärts, weil ihnen ein konkretes Thema fehlt. Wischiwaschi-Gründe für ein Meeting sind nicht selten schuld daran, dass niemand wirklich weiß, was eigentlich diskutiert oder entschieden werden soll. Eine Lösung ist nahezu ausgeschlossen, Frust vorprogrammiert.

Das Thema ist (noch) „nicht der Rede wert“. Vor einer Besprechung sollte der Initiator überlegen, ob das Thema in größerer Runde und vielleicht zum aktuellen Zeitpunkt überhaupt „meeting-tauglich“ ist.

Dem Meeting-Grund fehlen Fakten. Unzureichende Informationen und Fakten führen dazu, dass alle ihren Senf dazu geben, aber keiner etwas belegen kann, das alle weiterbringt. Smartphones könnten helfen, Informationen zu verifizieren und die Diskussion dadurch sogar bereichern, sagen die Kritiker des Verbotskonzepts.

Den Meeting-Teilnehmern fehlt das Engagement für ein Projekt. Wer während einer Besprechung daddelt oder andere Aufgaben bearbeitet, könnte einfach desinteressiert und gelangweilt sein oder sich nicht einbringen wollen. Eventuell muss dieses Verhalten einmal hinterfragt werden.

Mitarbeiter sind aus ganz anderen Gründen abgelenkt. Dass sich jemand aus dem Meeting gedanklich ausloggt und woanders einloggt, kann auch ganz persönliche Gründe haben: Im Job zu viel um die Ohren oder mit den Gedanken ganz woanders, weil es private Probleme gibt.

Wie produktiv sind Ihre Meetings, mit oder ohne Gadgets?

Ob ein Verbot von Laptop und Smartphone zu produktiven, ergebnisorientierten und knackigen Meetings führt, ist zumindest fraglich, aber auch, ob sie dazu beitragen können, Besprechungen die nötige Prise Tempo zu geben. Was sagen Sie? Sollten digitale Geräte in Meetings zugelassen oder verboten sein? Gibt es in Ihrem Unternehmen Nuzungsregeln? Schreiben Sie uns oder hinterlassen Sie unten einen Kommentar. Wir sind gespannt auf Ihr Feedback!