Wann ist ein Arbeitsplatz eigentlich digital?

Einer Studie im Auftrag von Samsung zufolge reicht es nicht, Mitarbeitern Tablet und Cloud-Zugang in die Hand zu drücken. Der Digital Workplace ist orts- und zeitunabhängig, basiert auf Vertrauen sowie Eigenverantwortlichkeit und funktioniert nur, wenn das ganze Unternehmen mitmacht.

Alle reden vom digitalen Arbeitsplatz und davon, dass nun alles effizienter werden soll. Fragt man Mitarbeiter in einem Office, sagen die, sie benutzen einen Rechner, ein Telefon sowie gegebenenfalls ein Firmenhandy und -notebook. Das heißt, sie sind bestenfalls auf dem neuesten technologischen Stand. Viel anders als wie vor ein paar Jahren fühlt sich das Ganze aber deswegen nicht. Wovon spricht man also, wenn heute die Rede von einem Digital Workplace ist?

IT- und Business-Entscheider sind laut einer aktuelle Studie des Beratungsunternehmens Crisp Research im Auftrag von Samsung der Meinung: Digital ist der Arbeitsplatz und sind die Geschäftsprozesse erst dann, wenn nicht nur die Technik digital ist, sondern das Unternehmen auch digital denkt. Will heißen, das Unternehmen hat auch seine Arbeitsweise und seine internen Prozesse digitalisiert. Immerhin 20 Prozent der Befragten geben in der Studie an, die Firmenkultur überprüft und einen Wandel in Richtung einer modernen Organisationskultur eingeleitet zu haben. Fast die Hälfte allerdings (47 Prozent) bastelt noch an geeigneten Konzepten.

Attribute des Digital Workplace: Flexibel, agil, eigenverantwortlich

Tatsächlich gibt es keine Blaupause dafür, wann genau der Arbeitsplatz auf digital umgestellt ist, ein paar Eckdaten aber schon. Ortsunabhängig arbeiten zu können zählt beispielsweise dazu, Stichwort Home Office. Nur 9 Prozent der Entscheider geben an, dass ihr Unternehmen auch langfristig keine Home-Office-Lösungen anbieten wird. Zudem werden Coworking Spaces, also Tagesbüros, in denen sich derzeit hauptsächlich Freiberufler oder Startups einmieten und die vorhandene Infrastruktur nutzen, immer beliebter, auch unter Festangestellten mit beispielsweise langem Anfahrtsweg. Noch räumt nur 24 Prozent der Unternehmen diese Möglichkeiten ein. Die Tendenz aber steigt.

Damit einhergehen muss ein Umdenken bei der Arbeitszeitkultur. Starre Arbeitszeitmodelle weichen einem flexiblen und individuellen Arbeitsrhythmus. Laut der Samsung-Studie arbeiten fast zwei Drittel klassisch, doch immer weniger Firmen (39 Prozent) setzen in Zukunft ein „9 bis 17 Uhr“ voraus. Der Trend geht in Richtung Vertrauensarbeitszeit, das heißt, schon jetzt vertrauen etwa 40 Prozent der Unternehmen ihren Mitarbeitern, dass sie ihren Job angemessen machen. Bald könnte dieser Wert über 50 Prozent liegen.

Für Mitarbeiter ist das ein deutliches Signal: Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes funktioniert nur, wenn sich jeder an die eigene Nase fasst. Wer Vertrauen genießt, sollte es nicht verspielen und bei aller Flexibilität von Zeit und Ort seine Aufgaben nicht vergessen. Zwar glaubt niemand, dass die Digitalisierung dann wieder abgeschafft wird – so wie vor ein paar Jahren, als Unternehmen die lange Home-Office-Leine ihrer Mitarbeiter kürzten, nachdem man sie beim Rasenmähen statt beim Arbeiten erwischt hatte.

Flache Hierarchien, genaue Vorgaben und Befugnisse sowie Weiterbildungsangebote für Mitarbeiter sind aber von Vorteil, so die Studie. Auch kollaboratives Arbeiten dürfte ein Punkt sein, auch wenn der in der Studie nicht vorkommt. Drei Viertel aller Unternehmen jedenfalls wollen zukünftig mit flachen Hierarchien und einer agilen Unternehmenskultur das eigene Geschäft vorantreiben. Und ein Drittel weiß, dass man dazu die Arbeitnehmer noch besser schulen muss.

Die Balance finden zwischen Datensicherheit und Nutzerbequemlichkeit

Lernangebote für Mitarbeiter stehen bei Unternehmen auch hinsichtlich des Datenschutzes hoch im Kurs. Die Security-Budgets steigen, doch das bringt nur etwas, wenn Sicherheit bei allen großgeschrieben wird – nicht immer einfach, denn Sicherheit kollidiert gern mit der Bequemlichkeit des Nutzers. Und da Digitalisierung mitunter auch en vogue ist, weil sie vieles einfacher macht, müssen Unternehmen umso mehr darauf achten. „Die Balance zwischen umfassender Sicherheit und Datenschutz sowie einer gleichzeitig hochwertigen User Experience gilt aktuell als eine der größten Herausforderungen in der digitalen Transformation von Unternehmen“, so Studienleiter Maximilian Hille, Senior Analyst bei Crisp Research.

Natürlich muss die Technik stimmen

Die Hälfte der befragten Unternehmen investiert in mobile Endgeräte, eine moderne (Cloud-)Infrastruktur und Business-Software wie Collaboration Tools, um den Arbeitsplatz digitaler zu machen. Doch auch in etablierte Technologien besteht weiterhin Vertrauen. Das klassische Telefon bleibt nach der Meinung von 71 Prozent weiterhin fester Bestandteil der Arbeitsplatzumgebung – auch wenn das Smartphone ebenfalls zu 71 Prozent zur Grundausstattung zählt. Tendenz steigend.

Gleiches gilt für das Tablet, was zeigt, dass der traditionelle Desktop weiter verdrängt werden wird. Notebooks machen schlichtweg mobiler, kommen einer agilen Arbeitsweise näher und schon drei Viertel schwören darauf. An Relevanz gewinnen neue Gerätetypen wie Augmented- oder Mixed Reality-Brillen (mit einer Steigerung von 6 auf 13 Prozent), Wearables (7 auf 13 Prozent), digitale Whiteboards und Flipcharts (11 auf 16 Prozent) oder auch spezielle Video-Walls (9 auf 14 Prozent).

„Es ist nicht allein damit getan, Mitarbeiter mit digitalen Technologien auszustatten. Nur intelligent vernetzt und richtig angewendet bietet die Technologie letztendlich einen Mehrwert“, lautet das Fazit von Studienleiter Hille. Und ein Gewinn für Mitarbeiter und Unternehmen soll der Digital Workplace letztlich ja sein.

Über die Studie:

Die Ergebnisse wurden im Rahmen einer Befragung des IT-Research- und Beratungsunternehmen Crisp Research AG in Kooperation mit Samsung von Januar bis Februar 2018 unter 309 IT- und Business-Entscheidern aus Unternehmen verschiedener Branchen und Größenklassen ermittelt.