Tschüss Versions-Wirrwarr, hier kommt Smashdocs

Im Zeitalter der digitalen Zusammenarbeit verhalten sich „normale“ Textdokumente oft immer noch wie störrische Zeitgenossen. Ein Münchner Unternehmen bringt sie nun ins 21. Jahrhundert. 

Das Problem kennt jeder, der auf Ebene von Textdokumenten mit anderen zusammenarbeitet. Ab Version 3 oder 4 fängt es an, unübersichtlich zu werden. Ab Version 5 müssen alle Mitarbeitenden eine fast schon militärische Disziplin an den Tag legen, damit nicht irgendwelche Zombie-Versionen, an denen Einzelne im stillen Kämmerlein gearbeitet haben, die Oberhand gewinnen. Und irgendwann kommt der Punkt, wo sich einem beim Wort „Sharepoint“ die Nackenhaare aufstellen.

Für jeden Abschnitt des Dokuments lässt sich jede Änderung nach Person und Datum nachvollziehen, angenommen und abgelehnt werden.
Für jeden Abschnitt des Dokuments lässt sich jede Änderung nach Person und Datum nachvollziehen, annehmen oder ablehnen.

Um dieser Misere zu entkommen, haben wir die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten längst auf Cloud-Plattformen wie Office 365 oder Google Docs verlagert, und das hilft auch. Nur ist das, was diese Plattformen zu bieten haben, eigentlich nichts anderes als die Textverarbeitung, die auf dem eigenen Rechner läuft. Man kann dort den aktuellen Stand sehen und auch frühere Versionen aufrufen, doch die Nachverfolgung einzelner Änderungen kann viel Zeit und Arbeit in Anspruch nehmen.

Vorne Textverarbeitung, hinten Datenbank

Genau diesen Arbeitsaufwand minimiert die Cloud-Plattform Smashdocs des Münchner Unternehmens Smartwork Solutions. Am Anfang ihrer Entwicklung hat sich Mitgründer und Geschäftsführer Christian Marchsreiter eine einfache Frage gestellt: „Warum speichern wir ein 200-Seiten-Dokument jedesmal komplett neu statt einfach nur das, was geändert wurde?“

Die Antwort auf diese Frage bestand darin, das Dokument in viele kleine Abschnitte aufzubrechen und jeden Abschnitt als Feld einer Datenbank zu speichern. „Das ist der entscheidende technische Unterschied“, sagt Marchsreiter. „Der Nutzer arbeitet nicht mit einer Textverarbeitung, sondern mit einer Datenbank, die sinnvollerweise die Benutzeroberfläche einer Textverarbeitung hat, weil das Endprodukt auch ein Textdokument ist.“ 

Das Thema „Versionierung“ löst sich in Luft auf

Beim Arbeiten am Dokument hat der Nutzer die Möglichkeit, an jedem Abschnitt bzw. Absatz jede einzelne Änderung für sich zu überprüfen. Sie wird ihm in einer Seitenspalte angezeigt, in der er nachvollziehen kann, wer wann eine Änderung an dem Dokument vorgenommen hat und mit welchem Inhalt. Die Versionierung der Dokumente ist dabei fließend, gewissermaßen ein Nebenprodukt, das sich aufgrund der Änderungen der Textfragmente ergibt. „Man hat dadurch nur ein einziges Dokument und gleichzeitig viele Versionen jedes Textabschnitts, Bildes und jeder Tabelle, die darin vorkommt“, erklärt Marchsreiter. 

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Durch die Trennung von Inhalt und Layout kann deswegen bei Smashdocs das Ausgabeformat fast beliebig gewählt werden. Word und PDF sind natürlich die üblichsten Dateiformate, doch darüber hinaus kann es auch Adobe InDesign, HTML, XML, JSON und vielen anderen Standards entsprechen. Außerdem lässt sich die Ausgabe auf bestimmte vordefinierte Formate einstellen, um beispielsweise Geschäftsberichte, Broschüren, akademische Arbeiten oder juristische Schriftstücke zu gestalten.

Verlage und Anwälte zuerst

Auch die Änderungen von und an Bildern und Tabellen lassen sich in Smashdocs nachverfolgen.
Auch die Änderungen von und an Bildern und Tabellen lassen sich in Smashdocs nachverfolgen.

Smashdocs wird bereits in mehreren Branchen erfolgreich genutzt, allen voran diejenigen, die viel mit Textdokumenten zu tun haben, wie die Verlagsbranche, das Rechtswesen und das Bildungswesen. Zudem gibt es inzwischen speziell auf die jeweilige Branche zugeschnittene Erweiterungen. So verwenden u.a. die Holtzbrinck Verlagsgruppe und Wolters Kluwer, ein weltweiter führenden Softwareanbieter für Rechtsanwaltskanzleien und Rechtsabteilungen, Lösungen der Plattform und integrieren sie in ihre eigenen Systeme. 

Die kanadische Standardisierungsbehörde hat Smashdocs in betreibt die Plattform selbst in ihrer Microsoft Azure Cloud zur Erstellung hochkomplexer technischer Dokumentationen und hat sie in ihr Jive-Intranet integriert. Die deutsche Rentenversicherung (DRV) produziert damit optisch aufwändige Informationsbroschüren zur Sozialversicherung, die regelmäßig in sehr kurzen Abständen aktualisiert werden müssen.

Ready for Prime Time

Durch den Siegeszug der digitalen Zusammenarbeit ist Smashdocs nun bereit, einen größeren Markt zu adressieren. Helfen wird dem Produkt dabei die soeben abgeschlossene Integration in die Microsoft-Welt, insbesondere in Office 365, MS Teams und Azure. Dank der Integration in Microsoft Teams ist Smashdocs ab sofort auch für mehr als 75 Millionen täglich aktive MS-Teams-Anwender nutzbar. Jeder Teams-Nutzer hat ab sofort über den Microsoft App Store Zugriff auf die Smashdocs-App.

„Damit schaffen wir die Grundlage für Millionen von neuen Nutzern pro Monat“, sagt Christian Marchsreiter. Mehr als 70.000 Microsoft-Reseller können nun weltweit auf die Plattform zurückgreifen, die Lösung inklusive spezieller Anpassungen vertreiben oder in ihre eigenen Produkte integrieren. Laut Marchsreiter sollen in den kommenden Monaten weitere branchenspezifische Lösungen auf den Markt kommen, zum Beispiel eine für die Kooperation zwischen Studenten und Professoren an Universitäten.

Die Preise für Smashdocs richten sich nach der Anzahl der Branchenspezifischen Anpassungen und liegen in einem Sektrum zwischen 10 und 120 Euro pro Nutzer und Monat. Einen Eindruck über das Produkt kann man sich zuvor über einen kostenlosen persönlichen Account machen.

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