Investitionen ins digitale Büro bringen Wettbewerbs- und Performance-Vorteile

Unternehmen, die moderne digitale Lösungen im Büro einsetzen, generieren Wettbewerbsvorteile, erhöhen die Effizienz und profitieren unter anderem von einer höheren Transparenz und mehr Rechtssicherheit.

Deutsche Büros sind derzeit etwa zu 50 Prozent digitalisiert, könnte man etwas zugespitzt formulieren. Nach der Selbsteinschätzung des Digitalisierungsstandes von Büro- und Verwaltungsprozessen gefragt, geben deutsche Unternehmen auf einer Skala von 1 bis 10 im Schnitt den Wert 5,3 an. Erste große Hürden scheinen aus dem Weg geräumt, doch das zu 100 Prozent digitale Büro bleibt vorerst noch eine Utopie.

Wie aber die aktuelle Ausgabe des „Digital Office Index“ des Branchenverbands Bitkom zeigt, zahlen sich Investitionen in die Digitalisierung der eigenen Infrastruktur für Unternehmen in Form von Performance-Vorteilen aus. So geben 72 Prozent der Unternehmen an, dass seit der Einführung von digitalen Lösungen die Effizienz im Backend gestiegen ist.

Der Grad der Automatisierung nimmt durch entsprechende Investitionen laut Eigendarstellung bei etwa 69 Prozent der Unternehmen zu. Jedes dritte Unternehmen scheint dadurch auch Richtlinien zur Rechtskonformität (Compliance) besser einhalten zu können. Positiv wirken sich digitale Lösungen im Backend auch auf die Kundenzufriedenheit (66 Prozent), Transparenz der Prozesse (46 Prozent) und Datensicherheit (46 Prozent) aus.

Direkter Nutzen aus Investitionen

„Diejenigen Unternehmen, die in die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse investieren, haben einen hausgemachten Wettbewerbsvorteil“, kommentiert Nils Britze, Referent Digitale Geschäftsprozesse des Bitkom. Dabei scheinen vor allem größere Organisationen im Vorteil zu sein, wie die Bitkom-Befragung von 1.106 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern nun zeigt. Denn je größer ein Unternehmen ist, desto fortgeschrittener ist auch der Stand der Digitalisierung – zumindest in der Selbstwahrnehmung.

Unternehmen mit 20 bis 99 Mitarbeitern liegen mit einer Bewertung von 5,2 (auf einer Skala von 0 bis 10) etwas unterhalb des Gesamtdurchschnitts. Unternehmen mit 100 bis 499 Mitarbeitern geben sich auf einer Skala von 1 bis 10 im Schnitt eine 5,5. Die großen Unternehmen mit 500 Mitarbeitern und mehr führen mit einem Indexwert von 5,7 das Feld an. Das digitale Büro ist in der Branchenbetrachtung im Maschinen- und Anlagebau mit einem Wert von 5,6 mit am stärksten verbreitet. Ver- und Entsorger hingegen kommen lediglich auf einen Wert von 4,7.

Halbzeit

„Die Hälfte des Weges ist geschafft“, fasst es Britze zusammen. Es dürfe aber nicht bei Insellösungen einzelner Bereiche bleiben. „Das Ziel ist das papierlose Unternehmen 4.0.“

Bis es so weit ist, werden allerdings noch einige Jahre vergehen. Aktuell wollen 45 Prozent der Unternehmen in das papierlose Büro investieren. Auch hier liegen die Großen vorne, denn hier wollen 51 Prozent investieren. 17 Prozent gehen von sinkenden Ausgaben für digitale Lösungen aus – 35 Prozent sehen stabile Ausgaben.

In einem Zeitraum von fünf Jahren wollen die Unternehmen mit dem digitalen Büro im Schnitt bei einem Wert von 6,8 angekommen sein.

Digitalisierungsbenchmark

Als Hilfestellung für die Einschätzung des eigenen Digitalisierungsgrades bietet der Digitalverband Bitkom einen Benchmark. Über einen Fragebogen können Unternehmen nicht nur eine Selbsteinschätzung des Digitalisierungsgrads bekommen, sondern auch eine Übersicht darüber, wie sie im Vergleich mit anderen Unternehmen aus der gleichen Branche stehen. Aus diesen Informationen können Anwender dann auch Handlungsempfehlungen ableiten.