Hilfreiche Tools für die Integration von Outlook und SharePoint
Die meisten Dateien, die in zentralen Dokumentenspeichern wie SharePoint landen, werden zuvor per E-Mail geteilt. Eine direkte Verbindung zwischen Outlook und SharePoint hat Microsoft lange missen lassen, doch es gibt Tools von Drittanbietern.
Die Filesharing-Anwendung SharePoint von Microsoft ist ein mächtiges und flexibles Tool, setzt aber bei den Firmen einen aufwändigen Einrichtungsprozess voraus und wird von vielen Anwendern als nicht besonders benutzerfreundlich empfunden. Laut einer Anwenderstudie über SharePoint und Office 365 aus diesem Jahr verwenden zwar 73 Prozent der Nutzer SharePoint-Bibliotheken als Dokumentenablage, parallel dazu aber auch File-Server (55 Prozent), den Cloud-Speicher OneDrive (42 Prozent) sowie den Dokumentenspeicher Microsoft Teams (29 Prozent). Bei 22 Prozent ist außer SharePoint auch ein zentrales Dokumenten-Managementsystem (DMS) im Einsatz.
Das ist eigentlich nicht im Sinne des Erfinders, denn SharePoint sollte für Unternehmen als zentraler Speicher für Dokumente dienen, die projekt- oder abteilungsbezogen mehreren Nutzern verfügbar gemacht werden. Das hätte dann den Vorteil, dass immer nur ein zentral gespeichertes Dokument aktuell gehalten werden muss, auf das alle berechtigten Nutzer Zugriff haben, anstatt viele verschiedene Versionen per Mail im Umlauf zu halten, bis niemand mehr durchblickt, was genau die aktuelle Version ist und wer gerade deren Weiterleitung blockiert.
Gesucht: Eine direkte Verbindung zu Outlook
Die mangelnde Akzeptanz hat Laut Anwenderstudie viel damit zu tun, dass die modernen Funktionen für Dokumentenmanagement, wie sie SharePoint schon seit Jahren bietet, viele Nutzer überfordern. Ein weiterer Grund dürfte darin liegen, dass die Integration von SharePoint und den anderen Office-Apps zumindest in Sachen Benutzerfreundlichkeit etwas zu wünschen übrig lässt. Diese Schwäche wird durch Produkte von Drittanbietern ausgeglichen. Dazu gehören auch solche, die eine direkte Verbindung zu Outlook herstellen. Letztere ist besonders sinnvoll, da ein Großteil der Dokumente, die irgendwann in einen SharePoint-Ordner landen, zuerst per Mail in Umlauf gebracht werden.
Outlook-Erweiterungen wie die von harmon.ie zum Beispiel erleichtern das Hochladen von E-Mails und Dokumenten aus Outlook nach SharePoint durch einfaches Drag-and-Drop, durch ein Auto-Erfassen von E-Mails mit Hilfe von Outlook-Regeln oder durch die Möglichkeit, E-Mails beim senden automatisch hochzuladen. Darüber hinaus gibt es noch eine Reihe weiterer Möglichkeiten wie das intelligente Erkennen und Erfassen wichtiger E-Mails mit Hilfe von Themen und deren Hochladen auf SharePoint.
Dokumente leichter wiederfinden
Die Erweiterung von harmon.ie gleicht eine weitere SharePoint-Schwäche aus, das Tagging. SharePoint fehlt leider bis heute eine einfach zu bedienende Schnittstelle, mit der Anwender Dokumente und E-Mails schnell mit Metadaten versehen und ablegen können. Das Tool fordert den Nutzer beim Hochladen von E-Mails und Dokumenten nach SharePoint dazu auf, diese mit Hilfe von Metadaten zu kategorisieren. Außerdem werden mit Hilfe natürlicher Sprachverarbeitung und Microsoft Graph bereits bekannte Themen mit E-Mails und Dokumenten verknüpft.
Das hat den Vorteil, dass die Suche nach Dokumenten und E-Mails im Nachhinein einfacher wird. Der Nutzer kann hierzu außer der eigentlichen Suche auch Filter, Favoriten oder flexible Ansichten verwenden. Außerdem nutzt harmon.ie Microsoft Graph, um Informationen nach Themen zu organisieren und so passende Inhalte aus Beiträgen in Outlook, dem Kalender, SharePoint, OneDrive for Business, Microsoft Groups und Microsoft Teams zu finden.
Das Tool ergänzt dazu die Standard-Ansicht von Outlook mit einer rechten Seitenspalte, in der die SharePoint-Ordnerstruktur sowie die weiteren oben erwähnten Features zu finden sind. Ähnlich strukturiert sind auch Tools wie die ecspand sidebar von d.velop, spo.MailShare von ITCG oder das Outlook Add-In von nteam, unterscheiden sich allerdings in Funktionsumfang und Zuschnitt. Während letztere zwei ebenso wie harmon.ie Einzel-Tools sind, ist die ecspand sidebar Teil einer ganzen Suite für Enterprise Content Management, mit der SharePoint erweitert werden kann.
