Die Digitalisierung von Prozessen wird erschwinglicher

Eine neue Generation von Software-Tools hilft dabei, Workflows ohne viel Hilfe aus der IT neu aufzusetzen und zu digitalisieren. Damit wird die Neugestaltung von Geschäftsprozessen in die Hände der Prozessverantwortlichen in den Fachabteilungen gelegt.

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen gehört zu den Maßnahmen, die Bürokratie abbauen, Ressourcen freisetzen und generell für mehr Effizienz im Unternehmen sorgen sollen. Zugleich ist sie alles andere als eine leichte Aufgabe, denn sie erfordert nicht nur die richtigen technischen Mittel, sondern auch eine gehörige Portion Know-how – sowohl auf Seiten der IT als auch bei den Prozessverantwortlichen in den Fachbereichen. Nicht umsonst zählt das digitale Business Process Management (BPM) zu den anspruchsvollsten Aufgaben innerhalb der IT. 

DPA-Tools sind nicht für den IT-Profi gedacht, sondern für den Mitarbeiter der Fachabteilung.

Digital Process Automation (DPA) ist eine noch relativ junge Sparte im Business Process Management, die diese Aufgabe zu erleichtern verspricht. Zu den etablierten Spezialisten wie Appian, IBM, Pegasystems oder Software AG, die diese Disziplin zumindest zum Teil mit ihrer Software abdecken, kommt jetzt eine neue Generation von Anbietern wie Nintex, K2, Kissflow oder Quickbase. Sie bieten Tools an, die weniger den Programmierer oder IT-Profi ansprechen sollen, sondern eher die Prozessverantwortlichen im Unternehmen und in den Fachabteilungen. 

Brücken zwischen den Abteilungen

Die Werkzeuge dieser Firmen helfen Unternehmen, automatisierte Workflows und Prozesse über die Grenzen einzelner Firmenanwendungen hinweg zu definieren, zu betreiben und zu verwalten. Die damit aufgesetzten Workflows ergänzen die Geschäftsprozesse, die innerhalb der großen Anwendungen wie SAP oder Salesforce abgebildet sind, und schaffen Brücken zwischen den Anwendungen und den verschiedenen Fachabteilungen. Sie verfolgen dabei einen „Low-Code“-Ansatz, sprich halten den Anteil an Programmierarbeiten sehr niedrig oder eliminieren ihn ganz. 

Nintex gehört zu einem dieser Anbieter, die über ihre Systemhauspartner auch in Deutschland inzwischen eine recht starke Präsenz haben. Rund 1.000 Firmen, meist Großunternehmen oder größere Mittelständler, zählt Nintex-CEO Eric Johnson zu seinen Kunden hierzulande – und liebt den deutschen Markt, weil deutsche Firmen gerne strukturiert und prozessorientiert arbeiten. Die Nintex-Plattform bietet ihnen einen einfachen Weg, um die Prozesse und Workflows, die innerhalb der großen Firmenanwendungen implementiert sind, zu ergänzen und zu erweitern sowie Workflows zu schaffen, bei denen mehrere solcher Großanwendungen beteiligt sind. 

„Die großen Software-Suiten haben gewisse Abläufe gut strukturiert in ihren Systemen abgebildet, aber sie sind nicht immer genau passend für die Abläufe der Anwenderunternehmen“, sagt Johnson. „Außerdem ist es nicht leicht, sie anders zu konfigurieren oder zu verändern. Unsere Plattform bietet eine Möglichkeit, diese Systeme zu erweitern und damit sozusagen die letzte Meile zum Nutzer in Sachen Workflow zu erschließen und anzupassen. Wir automatisieren damit vieles, was heute noch mit Papier und E-Mail gemacht wird.“

Kein Papier, keine E-Mails

Zu den häufigsten Anwendungsszenarien gehören Genehmigungsprozesse im Unternehmen, vom einfachen Urlaubsantrag über die Anschaffung von Gütern bis hin zum Verkauf. Möchte ein Verkäufer beispielsweise einen Deal mit Sonderkonditionen abschließen, muss er die entsprechenden Genehmigungen einholen. Wenn der Prozess dazu mit einem Tool wie Nintex aufgesetzt ist, gibt er einfach die gewünschten Konditionen in seiner Buchungssoftware ein. Das löst dann ein automatisches Verfahren aus, das alle relevanten Parteien involviert. Für die Genehmigung des Sonderrabatts wird der Vorgesetzte hinzugeschaltet, bei einer längeren Zahlungsfrist das Controlling, bei einer abweichenden Haftungsregelung die Rechtsabteilung, etc.. Rückfragen, Genehmigung oder Ablehnung finden allesamt im System statt. Das spart viele E-Mails zwischen mehreren Parteien und der gesamte Vorgang ist zudem vollständig im System dokumentiert.

Für die Kommunikation zwischen den verschiedenen Anwendungen hat Nintex bidirektionale Konnektoren zu Systemen wie SAP, Salesforce, ServiceNow, Workday sowie für die meisten Microsoft-Anwendungen erstellt. Für die Anbindung von Anwendungen, für die es keine Konnektoren gibt, steht Nintex Extensions zur Verfügung. Über dieses Programmier-Framework können neue Konnektoren vom Anwenderunternehmen selbst oder von seinem Dienstleister erstellt werden. 

Auch Abläufe, die externe Parteien involvieren, lassen sich abbilden. „Ein Unternehmen benutzt beispielsweise SAP und muss einmal im Jahr eine Compliance-Prüfung für seine Lieferanten durchführen, um zu prüfen, dass die Richtlinien für Datenschutz und Rechtssicherheit gewährleistet sind“, erklärt Johnson. „Das lässt sich als formularbasierter Workflow abbilden, den die Lieferanten durchlaufen. Die Daten der ausgefüllten Formulare werden dann automatisch in SAP zurückgespielt. Diesen Workflow aufzusetzen dauert ein paar Stunden und das kann ein Mitarbeiter aus der Verwaltung tun, er braucht dazu keinen Programmierer.“

Workflows gewinnen mit der Zeit an Tiefe

Die Software von Nintex ist dabei nicht immer für den Anwender sichtbar. Viele dieser Abläufe sind nur mit Aktionen innerhalb einer Unternehmensanwendung bestückt. Erst wenn ein Formular im Spiel ist, das nicht Teil einer Firmenanwendung ist, kommt der Nutzer direkt mit der Nintex-Software in Berührung. 

Johnson berichtet davon, dass die von Prozessverantwortlichen aufgesetzte Abläufe schnell an Umfang und Tiefe gewinnen, weil das Potenzial einer Erweiterung vom Verantwortlichen nicht nur erkannt, sondern auch schnell und ohne Hilfe der IT umgesetzt werden kann. „Nintex ist beispielsweise in der Pharmaindustrie gut verbreitet“, erzählt Johnson. „Die Firmen fangen mit den einfachen Abläufen an und irgendwann bilden sie ganze Genehmigungsverfahren für neue Medikamente damit ab. Es wird nicht immer der komplette Prozess damit abgebildet, aber sie nutzen die Software, um so viele papierbasierte Prozesse wie möglich zu eliminieren.“ 

Laut Johnson rechnet sich die Software erst für Unternehmen ab 200 Mitarbeitern. Die Prozesse von Firmen ab dieser Größe würden genug Komplexität aufweisen, um den Einsatz eines solchen Tools zu rechtfertigen. Abgerechnet wird nach Paketen, die bestimmte Mengen an Prozessen beinhalten, die über die Software abgebildet werden. Das Einstiegspaket besteht aus fünf Prozessen mit den dazugehörigen Formularen und kostet etwa 7.000 Dollar im Jahr.