Microsoft peppt Outlook mit neuen Business-Features auf

Termine über mehrere Zeitzonen hinweg anlegen, automatisiert Besprechungsräume buchen oder den richtigen Kollegen für eine bestimmte Aufgabe ausfindig machen – Microsoft hat sich für seine Kommunikationsplattform einiges an sinnvollen Features einfallen lassen. 

Mit einer Runderneuerung reagiert Microsoft auf das jüngste Redesign des Konkurrenten Gmail, mit dem Google einige Tage zuvor neue Business-Funktionen bereitgestellt hatte, um damit gezielt im Markt von Microsofts Outlook zu fischen. Die neue Funktionen betreffen sowohl die Desktop-App als auch die mobilen Versionen für iOS und Android. Auch Outlook.com, der Webmail-Service von Microsoft erhält neue Features.

Neu ist beispielsweise eine Erinnerungsfunktion für die Zahlung Rechnungen in Outlook.com. Sobald eine Rechnung im Posteingang auftaucht, wird das Fälligkeitsdatum als Kalendereintrag festgelegt (Bild oben). Outlook schickt zudem standardmäßig zwei Tage vor der Fälligkeit eine Mail an den Nutzer. Die neue Funktion ist mit dem Tracking für Reisebuchungen oder der Nachverfolgung von Paketlieferungen vergleichbar, die Microsoft bereits früher eingeführt hatte. 

Outlook erkennt jetzt freie Zeiträume im Kalender und unterbreitet Terminvorschläge inklusive Besprechungsraum. (Bild: Microsoft)

Außerdem übernimmt Outlook nun auch einen Teil der Meeting-Planung. Das Programm erkennt freie Zeiträume im Kalender und unterbreitet Terminvorschläge inklusive Besprechungsraum. Gleichzeitig reichert Outlook diese Vorschläge mit Informationen aus seinem Suchdienst Bing an. In der Version für iOS ist nun ein vergleichbarer Lokalisierungs-Assistent verfügbar, zudem können über die App auch Meeting-Räume gebucht werden. 

Schneller zum Termin

Darüber hinaus verbessert Microsoft die Funktion für die Zusage oder Absage von Termineinladungen und für die Sichtbarkeit der Teilnehmer an einem Meeting im Outlook-Kalender. So können künftig auch normale Teilnehmer nachvollziehen, wer an einem Meeting teilnimmt und besser einschätzen, wie wichtig ein Meeting tatsächlich ist.

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Outlook berücksichtigt jetzt unterschiedliche Zeitzonen innerhalb desselben Termins, was vor allem bei Fernflügen sehr praktisch ist. (Bild: Microsoft)

Auch die Kennzeichnung von Blindkopien (BCC) ist besser gelungen. Will der Empfänger einer BCC-Mail auf diese antworten, wird er darauf hingewiesen, dass er auf eine BCC-Mail antwortet. So wird er möglicherweise davor gewarnt, die falschen Leute auf Kopie zu nehmen und kann peinliche Situationen vermeiden. 

Verbessert wurde der Zeitzonen-Support sowohl für Windows wie auch auf dem Mac. Anwender können einen Kalendereintrag in einer Zeitzone einfügen, ihn aber in einer anderen Zeitzone enden lassen. Vor allem für die Planung von Flügen ist dieses Feature praktisch. Aktuell unterstützt Outlook auf Windows drei verschiedene Zeitzonen. bei Outlook auf dem Mac sind es immerhin zwei. 

Wer ist wofür zuständig?

Welcher Kollege wofür zuständig ist, lässt sich auch vom Smartphone aus ermitteln. (Bild: Microsoft)

In den Outlook-Kontakten lassen sich nun auch Informationen über die interne Struktur eines Unternehmens in das zentrale Verzeichnis einbinden, so dass Anwender schnell sehen, an welchen Kollegen er sich mit einem bestimmten Anliegen wenden kann. Sind diese Informationen mit Azure Active Directory verbunden, können Anwender auch erkennen, an wen der Kontakt berichtet und mit welchen Kollegen er am häufigsten arbeitet. 

Auch in den mobilen Versionen für iOS und Android plant Microsoft neue Funktionen. Zunächst wird aber in Outlook für iOS die Sync-Funktion verbessert, so dass man nun auch eine Mail, die man auf dem Smartphone begonnen hat, auch auf dem PC zu Ende schreiben kann. Die Entwurfssynchronisation ist aktuell nur für die  Android-Version verfügbar. 

Office Lens wird zudem in die Version für Android integriert. Office Lens erlaubt es, Tafeln, Dokumente oder Flipcharts abzufotografieren. Anschließend wandelt Lens diese Bilder so um, dass diese wie Scans aussehen. Ob diese Funktion auch in die Version für iOS übernommen wird, lässt Microsoft derzeit noch offen. Nötig wäre sie nicht unbedingt, sie existiert schon länger auf Apple-Mobilgeräten innerhalb der Notizen.

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