Dezentrales Teamwork im Homeoffice: so funktioniert’s

Wenn Homeoffice zur „neuen Normalität“ wird, muss die Zusammenarbeit im Team ebenfalls neu bestimmt werden. Hier sind 5 Tipps, die Ihnen dabei helfen könnten. 

Es ist gar nicht so lange her, da haben Zuhörer leicht ungläubig die Augenbrauen angehoben, wenn man erzählt hat, dass man im Homeoffice arbeitet. Spätestens jedoch seit Anbruch der Corona-Krise ist das dezentrale Teamwork keine Randerscheinung mehr.Was für viele Start-ups schon allein aus Kostengründen längst eine gangbare Lösung war, hat sich als neues Arbeitsmodell etabliert und tausende Unternehmen setzen auf das dezentrale Teamwork. Die Vorteile liegen auf der Hand:

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    Kostenersparnis für den Arbeitgeber, da kein fester Arbeitsplatz für den Mitarbeiter eingerichtet werden muss.

  • Höhere Produktivität, da die Ablenkung aus dem Büroalltag wegfällt und Mitarbeiter konstanter arbeiten können. 
  • Ortsunabhängiges Scouting nach den Besten für den Job.
  • Flexible Arbeitszeiten und Arbeitsorte für alle Mitarbeiter.
  • Dezentrale Aufgabenverteilung.

Das dezentrale Arbeiten birgt allerdings auch einige Fallen – und diese gilt es zu umschiffen. Deswegen möchte ich Ihnen die 5 wichtigsten Tipps für ein erfolgreiches Teamwork im Homeoffice verraten.

1Beim dezentralen Arbeiten ist Kommunikation das halbe (Arbeits-) Leben

Insbesondere in virtuellen Teams nimmt die Kommunikation einen wichtigen Stellenwert ein. Kernprozesse und FAQ sollten für alle Teammitglieder ohne eine zusätzliche Hürde jederzeit verfügbar sein. Darüber hinaus empfehle ich feste Termine für Meetings festzulegen – zum Beispiel jeden Montag ein Update für einen Wochenüberblick, am Donnerstag eine Zwischenbilanz, was geschafft wurde und was noch zu erledigen ist, und Daily Scrum Meetings, um die Tages und Wochenziele regelmäßig zu verfolgen und den Wissensstand im Team zu verbessern.

Legen Sie  einen “Scrum Master” fest, der für die Einhaltung der Kommunikationswege verantwortlich ist und der den Kollegen, die an einem Meeting nicht teilnehmen konnten, auf den aktuellen Stand bringt.

2 Planung ist die andere Hälfte

Für den Erfolg – aber auch Misserfolg – des dezentralen Arbeitens, ist in erster Linie die Planung entscheidend. Welche Projekte liegen an? Wie sind die einzelnen Schritte der Umsetzung? Und wer ist wann für was zuständig? Alltägliche Fragen aus dem dezentralen Arbeitsalltag, die uns allen bekannt sind.

Die Ressourcenplanung legt den Grundstein eines Projekts und steht am Anfang jedes einzelnen Auftrags – unabhängig davon, wie klein oder groß, wie kurz-, mittel- oder langfristig er sein mag. Es ist also essentiell zu wissen, welche Aufgaben mit welcher Deadline umgesetzt werden müssen und wie ausgelastet jeder einzelne Mitarbeiter ist. 

3Digitalisieren Sie Ihre Arbeitsprozesse

Rund drei Viertel aller Menschen in Deutschland arbeiten an einem Computer. Für viele schafft dieser technische Fortschritt neue Möglichkeiten – beispielsweise, die Arbeit an einem beliebigen Platz weltweit ausführen zu können.

Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen ist für Unternehmen weltweit deswegen ein elementarer Baustein, um Aufgaben an Mitarbeiter zu übergeben. Darüber hinaus bietet sie auch eine klare Übersicht für das gesamte Team, Arbeitsabläufe werden vereinfacht und transparent dargestellt, Ressourcen werden effektiv geplant und genutzt, Kosten und Zeit werden gespart.  

Doch vor der Digitalisierung sollten Sie sich ein paar Fragen stellen:
→ Was ist unser Ziel?
→ Wo müssen die Teammitglieder abgeholt werden?
→ Wie sind die IT- und Softwarebedingungen?
→ Welche technische Lösung ist die richtige?
Vor allem die letzte Frage wird sich entscheidend auf den Erfolg des dezentralisierten Homeoffice auswirken.

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Gleichzeitig haben auch die Auftragnehmer durch die Dezentralisierung der Arbeit deutliche Vorteile. Die US-amerikanische “Freelancer Union”, ein Verband der Selbständigen, hat aus einer Umfrage folgende Vorteile für Arbeitnehmer herausarbeiten können:

  • Unabhängigkeit vom Arbeitgeber und dessen Firmensitz
  • keine langen, zeitfressenden Arbeitswege mehr
  • keine Ablenkung durch Kollegen
  • vielseitige Erfahrungsmöglichkeiten
  • gleichzeitige Arbeit an verschiedenen Projekten
  • bessere Work-Life-Balance

Dezentral Arbeiten – mit diesen Tools gelingt es

Die elektronische Mail ist bis heute das Kommunikationsmittel Nummer 1. Sie ist schnell, unkompliziert, leistungsstark und seit der Erfindung von Smartphones hat man fast überall und jederzeit Zugriff.

Aber es gibt bereits zahlreiche andere Tools, die sich für das dezentrale Arbeiten und eine effiziente, übersichtliche Ressourcenplanung bewährt haben. Ein paar Beispiele:

Skype, Zoom, Microsoft Teams, Webex Teams, etc. – sie alle bieten eine Kombination aus Videochat bzw. Videokonferenz, Messenger und Dokumentenspeicher.

Google G Suite, Microsoft Office 365 – Office-Suiten, mit denen mehrere Leute gleichzeitig an den Dokumenten in Echtzeit arbeiten können.

Trello, Asana – Projektmanagement auf Basis agiler Boards mit multifunktionalen Karten, innerhalb derer auch kommuniziert wird und in denen Dateien gespeichert werden können.

Slack – hier besteht die Möglichkeit, innerhalb bestimmter Gruppen zu kommunizieren, damit jeder nur noch die Nachrichten bekommt, die für ihn/sie von Belang sind.

CloneDesk – mit diesem Tool können komplexe Prozesse vereinfacht dargestellt und so abgearbeitet werden, dass die Standards immer eingehalten werden.

4Setzen Sie auf Anerkennung und Eigenverantwortung

Die Motivation und Leistungsbereitschaft seines Teams zu fördern, ist über die Distanz deutlich schwieriger, als wenn alle in einem Büro beisammen sind. Hierbei sollte der menschliche Austausch – beispielsweise ein „Guten Morgen, geht es euch gut?“ zu Beginn eines Chats – ebenso selbstverständlich sein, wie anerkennende Worte bei einem Video-Team-Meeting.

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Viele Arbeitgeber haben Bedenken, was das Arbeiten im Homeoffice betrifft. Sie stellen sich die Frage, wie die Mitarbeiter überprüft werden können, um sicherzustellen, ob wirklich gearbeitet wird.

Tatsache ist doch: Diese Kontrolle funktioniert im Büro auch nicht immer. Die Raucherpause zwischendurch, ein Plausch mit den Kollegen am Fahrstuhl oder ein schneller Blick auf den Social Media-Kanal – die Arbeit wird trotzdem erledigt. 

Legen Sie fest, welche Rahmenbedingungen es braucht, damit die Projekte aus dem Homeoffice zuverlässig abgearbeitet werden können. Dazu zählen Kernarbeitszeiten, fixe Termine, Antwortzeiten für E-Mails oder Erreichbarkeiten. Aber auch Time-Tracking kann ein elementarer Bestandteil sein.

Bauen Sie in erster Linie Vertrauen auf – und zwar als Vorschuss. Und beachten Sie meinen nächsten Punkt.

5Virtuelles Teamgefühl trotz dezentraler Arbeit

Wie viele kreative Ideen entstehen in der Teeküche oder bei der gemeinsamen Mittagspause? Und nicht nur das: Arbeitskollegen teilen häufig weit mehr als das Interesse am gleichen Projekt. 

Sie sprechen über Freizeitbeschäftigungen, Ärger mit dem Partner oder Sorgen über die kranken Eltern. Diese Momente sind wichtig für den Teamgeist und das tägliche Miteinander und es spricht nichts dagegen, sie auch in der digitalen Welt stattfinden zu lassen. 

Veranstalten Sie ein virtuelles Team-Mittagessen, ein After-Work-Bier am PC oder singen Sie dem Geburtstagskind per Videokonferenz ein Lied – wichtig ist, dass auch in Zeiten der Digitalisierung ein stabiles “Teamklima” erhalten bleibt, denn das Team-Gefühl wird kaum ein Tool ersetzen können.


Über den Autor

Hendrik Henze ist Gründer von CloneDesk, der Software, die Unternehmen dabei hilft, dezentralisiert, effizienter und profitabler zu arbeiten. Hendrik baut seine Agentur seit 2011 dezentral auf und weiß was es heißt, ein Team dezentral erfolgreich zu führen.

 

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