Collaboration-Tools – Vom Ersthelfer zum Zukunftsmodell
Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Monaten mit einem gewaltigen Sprung in ihre digitale Zukunft versetzt. Collaboration-Plattformen sorgen dafür, dass es so schnell kein Zurück gibt.
Aufstehen, Morgenroutinen, Kaffee am Küchentisch – und dann einfach dort sitzen bleiben, statt sich per U-Bahn, Bus oder Auto auf den Weg zur Arbeit zu machen: Viele Arbeitnehmer, die momentan in der glücklichen Position sind, im Home Office arbeiten zu können, haben sich an diesen Ablauf mittlerweile gewöhnt. Die nötige Infrastruktur bieten Collaboration-Tools, über die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch von zuhause aus effizient zusammenarbeiten können.
Collaoboration-Plattformen sind der „Klebstoff“, der digitale Teams zusammenhält.
Viele IT-Unternehmen und die von ihnen entwickelten Tools, auf die viele Firmen im Home Office setzen, gelten als die “Gewinner der Krise”. In der Tat sind die Nutzerzahlen von Collaboration-Tools und Videokonferenz-Diensten in den vergangenen Monaten stark angestiegen. Die Channel-basierte Messaging-Plattform Slack etwa verzeichnete kürzlich 12,5 Millionen Nutzer, die täglich gleichzeitig aktiv sind, sowie einen Anruf-Zuwachs im März von fast 500 Prozent im Vergleich zum Vormonat für die Stadt Berlin.
Digitale Routine als Nebeneffekt der Krise
Große Freude darüber will natürlich dennoch nicht aufkommen – angesichts der verheerenden Auswirkungen, die die Pandemie auf Gesellschaft und Wirtschaft hat. Menschen und Unternehmen weltweit stehen durch die Krise vor großen Herausforderungen. Collaboration-Tools unterstützen Teams und Unternehmen jeglicher Größe dabei, diese zu bewältigen. Die Implementierung und Organisation der digitalen Zusammenarbeit und die nahtlose Weiterführung von Projekten ist problemlos möglich, auch wenn wir momentan von verschiedenen Orten aus arbeiten. Kurz gesagt: Collaboration-Plattformen sind momentan der „Klebstoff“, der die Teams zusammenhält.
Neben der verheerenden Pandemie lässt sich also auch festhalten, dass die Arbeitswelt in den letzten Wochen einen großen Schritt auf dem Weg zu „New Work“ und agilem und flexiblem Arbeiten gemacht hat. Viele Firmen, die bisher keine oder – wenn überhaupt – nur wenige Berührungspunkte mit Themen wie Home Office oder Remote Work hatten, mussten ihre Arbeitsabläufe innerhalb kürzester Zeit umstellen. Dabei stellten nicht wenige fest, dass die Anschaffung eines Laptops und eine stabile Internetverbindung zwar theoretisch für die Arbeit von zuhause ausreicht, sich aber die aus dem Büro bekannten und zum Teil eher starren Arbeitsabläufe kaum 1 zu 1 auf die Arbeit im Home Office übertragen lassen.
Viele Unternehmen haben sich deshalb, teilweise zum ersten Mal, mit Kollaborationsplattformen auseinandergesetzt – und den Möglichkeiten, die sie bieten. Für einige mögen diese Tools anfangs nur ein Weg gewesen sein, das Tagesgeschäft irgendwie am Laufen zu halten. Doch die Erfahrungen aus dieser Krise werden, folgt man ersten Beobachtungen, einen langfristigen Einfluss auf die Art und Weise der Zusammenarbeit haben.
Denn nach einem etwas holprigen Start, den das ein oder andere Unternehmen bei der Umstellung auf die digitale Zusammenarbeit vermutlich hatte, hat sich mittlerweile eine gewisse Routine und Souveränität im Umgang mit den digitalen Tools und Arbeitsabläufen eingestellt. Ein Zustand, der ohne die aktuelle Situation so schnell nicht erreicht worden wäre – trotz der immer lauteren Forderungen der Generation Y oder berufstätiger Eltern.
Collaboration-Tools und der Arbeitsalltag im Büro stehen nicht im Konkurrenzverhältnis.
Zwar fand schon vor der Krise ein leises Umdenken in Sachen Digitalisierung statt: Trends wie BYOD (Bring Your Own Device) oder mobile Arbeitsplätze, die Möglichkeit zum zumindest zeitweisen Wechsel ins Home Office oder die Suche nach Alternativen zur oft schwer- und fehleranfälligen Kommunikation via E-Mail waren immer häufiger zu beobachten. In zahlreichen Unternehmen kam jedoch erst jetzt – sozusagen unter Zugzwang – Bewegung in die Thematik.
Zurück zur (neuen) Normalität
Das Voranschreiten der Digitalisierung wird wohl auch nicht mehr aufzuhalten sein, sondern sich – im Gegenteil – eher noch verstärken. Arbeitnehmer haben festgestellt, dass eine flexible Arbeitsweise funktioniert und ihnen sogar Vorteile bringt. Viele Arbeitgeber haben außerdem eingesehen, dass die Arbeit mit Collaboration-Tools und der Arbeitsalltag im Büro keineswegs in einem Konkurrenzverhältnis stehen. Vielmehr haben sie den großen Vorteil, dass sie effiziente Abläufe unabhängig vom Standort der Mitarbeiter ermöglichen.
Auch in großen Konzernen ist in Sachen digitale Kommunikation viel Luft nach oben.
Die Organisation über sogenannte Channels macht die Zusammenarbeit transparent, sie bricht Informationssilos auf und sorgt für eine schnellere Behebung von Problemen – manchmal sogar, bevor sie überhaupt entstehen. Die Möglichkeit, alle Informationen an einem Ort zu sammeln, der für alle Mitarbeiter zugänglich ist, dämmt gleichzeitig die enorme Flut an E-Mails ein, durch die sich viele Arbeitnehmer tagtäglich kämpfen müssen und in deren Tiefen nicht selten wichtige Informationen verloren gehen.
Durch die Möglichkeit, andere Unternehmensanwendungen in Collaboration-Tools zu integrieren, entsteht eine Art „Kommandozentrale“ für die Kommunikation, sodass das ständige, mühsame Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Tools, Speicherorten und Informationskanälen abgelöst werden kann. Viele der neuen Nutzer möchten diese Vorteile, die ihnen eine deutlich effizientere Arbeitsweise ermöglichen, nun nicht mehr missen.
Innovation kennt keine Zielflagge
Das Potenzial der Digitalisierung ist noch lange nicht ausgeschöpft.
Mit Hilfe von Kollaborationsplattformen können innovative Ansätze weiter vorangetrieben werden. Vor allem viele mittelständische Unternehmen haben jetzt die Möglichkeit, sich dauerhaft eine flexible und agile Arbeitsstruktur aufzubauen. Aber auch in großen Konzernen ist oft noch Luft nach oben. Eine Infrastruktur für die interne Kommunikation über entsprechende Tools ist hier zwar meist schon vorhanden, sie wird aber häufig noch nicht für die effiziente Zusammenarbeit oder die Kommunikation über Unternehmensgrenzen hinweg genutzt. Dabei bieten manche Tools bereits die Möglichkeit an, sogenannte Shared Channels zu installieren, in denen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit externen Partnern, Kunden, Agenturen etc. kommunizieren und gemeinsam Dokumente bearbeiten können.
Trotz der rasanten Entwicklung, die die Arbeitswelt in den letzten Wochen und Monaten genommen hat, wird also bei vielen Unternehmen noch lange nicht das volle Potenzial in Sachen Digitalisierung ausgeschöpft. Ein weiterer großer Schritt hin zu einer produktiveren und agileren Arbeitsweise wurde zwar bereits getan. Innovation ist jedoch kein Zustand, den man einmal erreicht und dann ad acta legen kann. Nur wer dauerhaft am Ball bleibt und verstaubte Strukturen ständig hinterfragt und überarbeitet, kann zukünftig besser auf unerwartete Situationen und Krisen reagieren.
