Allex – Projektmanagement nach der CCPM-Methode

Critical Chain Project Management verlangt von den Beteiligten all die Tugenden, die im Digital Mindset manifestiert sind. Mit Allex.ai gibt es jetzt auch die passende Projektmanagement-Plattform.

Digitale Arbeit kommt meist mit zwei wesentlichen Charakteristiken – sie wird in Projekten organisiert und in Teams aus Personen mit verschiedenen Rollen ausgeführt. Heutzutage ist jeder irgendwie in Projekte eingebunden und gute Projektorganisation und -steuerung ist viel wert. Für Ingenieure aus traditionellen Industriezweigen ist das nichts Neues. Doch auch deren Arbeit wird immer digitaler und auch dort zieht langsam eine Kultur der offenen Kommunikation und Transparenz ein, wie sie in der digitalen Welt propagiert wird.

Auf genau dieselben Prinzipien setzt auch die Methode des Critical Chain Projekt-Managements (CCPM). Das Verfahren wurde vom israelischen Physiker und Management-Theoretiker Eliyahu Goldratt entwickelt und wurde zuerst 1997 in seinem Buch ‚Critical Chain‘ vorgestellt (in Deutsch als Die Kritische Kette erschienen). Inzwischen kommt die Methode auch in Deutschland in verschiedenen Branchen und Unternehmen zum Einsatz, darunter Lufthansa, Volkswagen, Infineon und 1&1.

Ehrlicher Umgang mit Zeitangaben

Das Besondere an der CCPM-Methode ist der Umgang mit Unsicherheiten. Bei der Planung eines Projekts werden Angaben über den voraussichtlichen zeitlichen Aufwand für die jeweilige Aufgabe aufgeteilt in einen Nettoaufwand (in der Regel ein Erfahrungswert) und einen zeitlichen Puffer für den Fall, dass es Hindernisse gibt. Alle Pufferzeiten werden zum Schluss aufaddiert, ans Ende des Projekts gestellt und stehen dem gesamten Team zur Verfügung. Diese Vorgehensweise setzt natürlich viel Teamgeist, Transparenz und einen sehr ehrlichen Umgang mit Zeitangaben und Arbeitszeiten voraus – wie eben auch im digitalen Mindset.

Actano war mit Rplan einer der frühen Anbieter von Projektmanagement-Software auf Basis von CCPM. Nun hat Actano mit Allex eine neue Cloud-basierte Plattform für Projektmanagement vorgestellt, mit der auch komplexere Projekte relativ einfach nach CCPM-Kriterien abzubilden sind. „Während Rplan eine sehr Feature-reiche Software für richtige Projektmanagement-Profis ist, soll Allex Ingenieure ansprechen, die damit auf einfache Weise Projekte abwickeln können,“ erklärt Holger Lörz, Geschäftsführer von Actano.

Einfach zu handhaben

Allex ist ein Multi-Projekt-Planungstool inklusive Kapazitätsplanung, das in einem deutschen Rechenzentrum nach deutschen Datenschutzvorgaben gehostet wird. Nach der Account-Erstellung (die Einzelplatzversion ist kostenlos) lässt sich über die grafische Benutzeroberfläche ein Projekt schnell abbilden, inklusive Abhängigkeiten, personellen Ressourcen, Verantwortlichkeiten, Verteilung von Tasks und den oben erwähnten Pufferzeiten. Letztere werden immer explizit am Ende der einzelnen Tasks aufgeführt. 

Der Projektplan wird als Zeitleiste visualisiert. Falls es Verzögerung gibt, passt sich der Plan dank der intelligenten Vorwärts- und Rückwärtsterminierung automatisch an. Änderungen an der Zeitangaben lassen sich über ein Verschieben oder Verlängern der Zeitbalken im Gantt-Diagramm einfach eingeben. Der Fokus liegt dabei immer auf der Einhaltung des Endtermins eines Projekts.

Den Teammitgliedern können generell drei verschiedene Rollen zugewiesen werden – Administrator, Editor oder einfacher Nutzer. Der Administrator bestimmt, was an einem Projektplan von einem Editor verändert werden darf und was nicht. Eine Rückmeldung zum Projektstatus oder seiner Arbeit kann aber grundsätzlich jeder im Team eingeben, woraufhin auch Projektplan und Status automatisch und für alle sichtbar aktualisiert werden.

Ressourcen im Überblick

Projektmanager, die mehrere Projekte verwalten, können eine komprimierte Sicht auf alle Projekte aufrufen, einschließlich Projektstatus und den gesamten Kapazitätsbedarf. Damit werden sowohl Engpässe als auch Kapazitätsüberhänge einfacher sichtbar. Zur Kapazitätsplanung gehören außer dem Personal auch Betriebsmittel wie z.B. Montageplätze. Auch sie werden im Plan abgebildet, sodass die Einteilung personeller Ressourcen und Betriebsmittel tagesgenau und nach Bedarf zugewiesen werden kann. Im Fall konkurrierender Projekte lassen sich Prioritäten festlegen und visualisieren, damit möglichst viele und vor allem die richtigen Projekte optimal bedient werden. 

Für den schnellen Start können Projekte aus Microsoft Project importiert werden. Zur Anbindung an die Anwendungslandschaft der Unternehmen bietet Allex eine Schnittstelle für ERP-Systeme, die im jetzigen Stadium aber noch nicht für einzelne Systeme, z.B. SAP, angepasst ist. Die Einzellizenz für 3 Projekte ist wie erwähnt kostenlos. Der Preis für Multiprojekt-Management liegt bei 12 Euro im Monat pro Nutzer, das volle Paket inklusive Kapazitätsplanung kostet 25 Euro im Monat pro Nutzer.