DocuSign bringt digitale Plattform für die Verwaltung von Vereinbarungen

Die digitale Signatur setzt sich immer mehr durch, weil die Verfahren komfortabler werden, der rechtliche Rahmen gesichert ist und die Kosten-/Nutzenrechnung stimmt. DocuSign hievt das Thema nun auf eine höhere Ebene und will die gesamte digitale Verwaltung von Vereinbarungen jeder Art abdecken. 

Elektronische Signaturverfahren lohnen sich. Auch wenn die Statistiken der einschlägigen Anbieter mit etwas Vorsicht zu genießen sind: Die Zahlen selbst sind so eindeutig, dass sie sich kaum kleinreden lassen. So auch die Studie des Beratungshauses Forrester, das Anwenderfirmen von Adobe Sign befragt hat. Den Return-on-Investment (ROI) bezifferten sie auf stolze 420 Prozent. Die Beschleunigung ihrer Geschäftsprozesse spiegelt sich in Zahlen wie einer Reduzierung der Durchlaufzeiten von Dokumenten um 96 Prozent oder einer Zeitersparnis von 1,5 Stunden pro Transaktion und Anwender wider. 

Bei DocuSign und seinen Kunden klingt es ähnlich. Laut Frank Harter, Vertriebsleiter für den deutschsprachigen Raum bei Docusign, konnte der Autovermieter Sixt durch die digitale Signatur seine Geschäftsprozesse um 35 Prozent beschleunigen. Bei den internen Prozessen der britischen Niederlassung von Fujitsu lag die Zeitersparnis sogar bei 90 Prozent, hinzu kamen die Einsparungen an Papier, Druck- und Kurierkosten. Fujitsu hatte die Zusammenarbeit der UK-Tochter mit DocuSign als Pilotprojekt genutzt, um anschließend das Verfahren europaweit auszurollen. 

Kaufverträge sind nur ein Bruchteil der Anwendungen

An Anwendungsfeldern fehlt es ebenso wenig, denn bei der E-Signatur geht es nicht nur um Kaufverträge und dergleichen. Bei der deutschen Niederlassung von Fujitsu zum Beispiel kam die erste Anforderung von der PC-Produktion. Während das Pilotprojekt bei Fujitsu in England gerade anlief, war Achim Sperlich, Lead Domain Architect bei Fujitsu in Deutschland, damit beschäftigt, sich um eine Signaturlösung für das Konformitätszentrum des deutschen Fujitsu-Werks in Augsburg umzusehen. Der dortige Leiter suchte nach einem Weg, die Zertifizierung neuer PC- und Server-Modelle zu digitalisieren. 

„Bei jedem Modell- oder Produktionswechsel musste der Produktionsleiter die Konformitätserklärung erstellen und von Hand unterschreiben“, erklärt Achim Sperlich. Eine Kopie des Zertifikats gehört zur Dokumentation der Produkte, wenn sie verschickt werden. Der IT-Manager musste nicht lange suchen, er erfuhr kurz darauf vom Pilotprojekt in England. Die Anwendung im Konformitätszentrum wird zwar bald nicht mehr gebraucht, da Fujitsu das Augsburger Werk demnächst schließen will. Doch die DocuSign-Lösung wird beim Hersteller inzwischen europaweit in Bereichen wie Einkauf, Service Partner Management, Global Service Delivery sowie in den Rechts- und Personalabteilungen und im Projektmanagement eingesetzt. 

Auch ist die digitale Signatur nicht Großunternehmen vorbehalten. Frank Harter berichtet gerne von einem mittelständischen Händler von Einbauküchen, der nach eigenen Angaben seinen Umsatz dadurch erhöhen konnte, dass er seinen Kunden nun die Kaufverträge per Mail schicken kann mit der Bitte, diese doch am besten gleich zu unterschreiben – das ginge ja recht schnell und seine potenziellen Kunden müssten dazu nicht einmal die Hände von der Tastatur nehmen.

Eine neue Ebene für digitale Vereinbarungen

Die im Herbst vorgestellte DocuSign Agreement Cloud könnte nun sowohl den Anwendungsbereich als auch das Kundenpotential weiter erhöhen. Kurz gesagt ist die Agreement Cloud ein Verwaltungssystem für Verträge und Vereinbarungen aller Art, das nicht nur die Erstellung und Unterzeichnung der Vereinbarungen begleitet, sondern ihren gesamten Lebenszyklus, von der Erstellung und Verhandlung über die Signatur und den Workflow der Ausführung bis hin zur Aufbewahrung. 

DocuSign definiert mit den „Systems of Agreement“ (SofA) hierzu gleich eine neue Systemgattung, die zwischen den „Systems of Record“ (SofR) und den „Systems of Engagement“ (SofE) platziert ist. Zu den Systems of Record gehören Systeme zur Kundenverwaltung (CRM), die Personalverwaltung, die Warenwirtschaft (ERP) und andere große Unternehmensanwendungen. Bei den Systems of Engagement handelt es sich um Anwendungen für die Marketing-Automatisierung, der Interaktion mit Kunden oder die interne bzw. externe Zusammenarbeit. 

Die Notwendigkeit für Unternehmen, Vereinbarungen tatsächlich als eigene technische Gattung zu betrachten, ist spätestens dann gegeben, wenn Verträge technisch ausführbar werden. Das heißt, wenn Verträge die Aktivitäten zwischen Vertragspartnern nicht nur in einem Dokument festhalten, sondern wenn der Vertrag auch eine aktive technische Verbindung zum Workflow der Aktionen bekommt und diese auch lostreten und überwachen kann. Solche „Smart Contracts“ sind in der Blockchain-Technologie üblich und letztere kommt langsam in den Mainstream.

Bindeglied für Vereinbarungsprozesse aller Art

„Die meisten Unternehmen haben wegen der Digitalisierung in den letzten Jahren viel in die Systems of Record und die Systems of Engagement investiert, die Geschäftsprozesse rund um das Management von Vereinbarungen wurden jedoch kaum verändert“, sagt Frank Harter von DocuSign. Sie seien meist immer noch gekennzeichnet von viel Handarbeit, steckten voller Medienbrüche und seien deswegen fehleranfällig und teuer.

Ein System of Agreement, so wie es DocuSign definiert, ist das Bindeglied für Vereinbarungsprozesse, die sich über alle Unternehmensebenen inklusive aller Fachbereiche erstrecken. Es umfasst Verträge für den Vertrieb, Stellenangebote für die Personalabteilung, Vertraulichkeitsvereinbarungen für die Rechtsabteilung, Kauf- und Leasing-Verträge für die Beschaffung und zig andere Vereinbarungsarten.

Die digitale Signatur stellt den ersten Schritt in Richtung eines voll digitalisierten System of Agreement, das automatisiert und durchgängig vernetzt ist. DocuSign bietet dazu die entsprechende Plattform, die Anwendungen sowie Schnittstellen zu etwa 350 anderen Softwaresystemen, die die digitale Signatur in ihre Abläufe einbinden können. Dabei lassen sich auch die jeweiligen rechtlichen Besonderheiten einzelner Vereinbarungen berücksichtigen.