Bewerbungen per Post sind Geschichte
Mappe, Kuvert und Briefmarke spielen bei der Suche nach einer neuen Stelle praktisch keine Rolle mehr. Noch vor drei Jahren verlangten drei von vier Personalverantwortlichen Bewerbungsunterlagen in Papierform.
Die Digitalisierung im Personalwesen ist inzwischen sehr weit fortgeschritten. Nur noch 3 Prozent der Personalverantwortlichen in Unternehmen ab 50 Mitarbeitern bestehen auf Bewerbungsunterlagen in Papierform. 9 von 10 Personalverantwortlichen bevorzugen dagegen digitale Bewerbungsmappen. Wie ein repräsentative Befragung des Digitalverbands Bitkom unter mittelständischen Unternehmen zeigt, haben immerhin noch 9 Prozent keine besondere Präferenz.
Mit 59 Prozent wünscht der überwiegende Teil der Unternehmen die Unterlagen per Mail. Etwas mehr als ein Viertel der Arbeitgeber bietet für den Bewerbungsprozess ein eigenes Online-Portal, über das die Kandidaten Unterlagen wie Anschreiben, Arbeitsproben oder Lebenslauf hochladen können.
„In Unternehmen ist die Bewerbung auf Papier nicht mehr nur ein Auslaufmodell, sie ist Geschichte“, fasst Bitkom-Hauptgeschäftsführer Dr. Bernhard Rohleder die Ergebnisse der Befragung von rund 300 Personalverantwortlichen zusammen. Laut Rohleder würden von dieser Entwicklung sowohl Unternehmen wie auch Bewerber profitieren. Denn beide Seiten können so Zeit, Geld und Ressourcen einsparen.
Der Vergleich mit den Ergebnissen aus der Studie vor drei Jahren belegt eine rasante Entwicklung. 2015 noch forderten lediglich 38 Prozent der Unternehmen die Unterlagen per Mail, 27 Prozent wollten die Unterlagen vor drei Jahren noch in Papierform. Ein Fünftel der Unternehmen wickelte bereits 2015 Bewerbungen bereits über Online-Portale ab. Nach Ansicht von Bernd Rohleder ist die Entwicklung bei Bewerbungen noch nicht abgeschlossen: „In Zukunft werden Online-Bewerbungen durch neue digitale Möglichkeiten ergänzt und ersetzt, etwa durch Videobewerbungen.“
Papier- und digitale Bewerbungen müssen den gleichen Ansprüchen genügen
Was sich durch die Digitalisierung jedoch nicht geändert hat, ist der Anspruch an korrekte Anschreiben und vollständige Bewerbungsunterlagen. Die Experten des Digitalverbandes Bitkom warnen zudem davor, eine digitale Bewerbung nachlässiger anzugehen oder zu schnell abzuschicken. Auch gelte es bei digitalen Bewerbungen einige Punkte im Auge zu haben:
„Bewerbung auf Papier ist kein Auslaufmodell, sondern bereits Geschichte!“
Werden die Unterlagen per Mail verschickt, sollten sämtliche Dokumente in einer einzigen PDF-Datei gespeichert sein. Damit soll den Personalverantwortlichen das Bearbeiten der Bewerbung erleichtert werden. Bei Portalen sind die Bewerber jedoch meist aufgefordert, Anschreiben, Lebenslauf und andere Dokumente in einzelnen Dateien hochzuladen.
In beiden Fällen sei jedoch darauf zu achten, dass die Dateien – vor allem eingescannte Dokumente können als PDF sehr umfangreich sein – nicht zu groß werden. Die Experten des Digitalverbands raten, dass 5 MB nicht überschritten werden sollten. Für das mehr oder weniger verlustfreie Komprimieren von PDF-Dateien gibt es verschiedene Tools.
Außerdem sollten die eingeschickten PDFs sollten aussagekräftige Dateinamen haben und den Namen des Bewerbers enthalten, empfiehlt der Verband. Beim Versand via Mail ist eine präzise und aussagekräftige Betreffzeile entscheidend und es sollte mindestens die Bezeichnung der ausgeschriebenen Stelle angegeben sein.
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