Tipps gegen Überforderung am digitalen Arbeitsplatz
E-Mails, Anrufe, Chat-Nachrichten, Meetings – im beruflichen Alltag sind wir tagtäglich mit unzähligen Informationen konfrontiert. Ist da Überforderung nicht vorprogrammiert? Hier einige Tipps, der Informationsflut und dem Kommunikationschaos entgegenzuwirken.
Die aktuelle Digital-Workplace-Studie, die marketagent im Auftrag von Hirschtec Austria unter 500 Arbeitnehmenden in Österreich durchgeführt hat, ergab zumindest, dass 35,5 Prozent der Befragten das Gefühl der ständigen Erreichbarkeit verspüren und 32 Prozent denken, alle Aufgaben immer sofort erledigen zu müssen. Laut dem Digitalverband Bitkom sind auch zwei Drittel (65 Prozent) der Berufstätigen, die in diesem Jahr einen Sommerurlaub geplant haben, in dieser Zeit auch beruflich erreichbar. Doch was genau überfordert die Mitarbeitenden am digitalen Arbeitsplatz und wie können sie entlastet werden?
Überflutet von Informationen und fehlender Struktur
Der Digital Workplace als ein zentrales Element hybrider Arbeitsmodelle bringt neben großen Chancen auch einige Herausforderungen für Unternehmen mit. Hier ein paar der zentralen Schmerzpunkte:
1 Fehlende Kommunikationsstrategie: Die besten digitalen Arbeitsplätze nützen dem Unternehmen nichts, wenn sie keine Strategie für die Kommunikation besitzen. Was dann nämlich passiert ist Folgendes: Kommunikationskanäle können unkontrolliert wachsen und Informationen gehen in einem Chaos aus Nachrichten verloren. Dadurch wird die Zusammenarbeit erschwert und ein effizientes Arbeiten behindert. Eine gut durchdachte Kommunikationsstrategie hingegen ermöglicht den Mitarbeitenden, sich auf die wirklich wichtigen Informationen und Aufgaben zu konzentrieren. Dafür braucht es klare Richtlinien und definierte Kommunikationskanäle, um sicherzustellen, dass die Kolleginnen und Kollegen mit allen unternehmensrelevanten Informationen versorgt sind.
2 Tool-Landschaft mit Leitplanken: Häufig werden digitale Plattformen ohne klare Leitplanken eingeführt, was zu Verwirrung und ineffizientem Arbeiten führen kann. Deshalb ist es für Unternehmen wichtig, klar zu definieren, welches Tool für welchen Anwendungsfall genutzt werden soll. Dazu gehört z. B. die folgenden Fragen zu beantworten:
→ Welche Tools haben wir im Einsatz?
→ Welche möchten wir perspektivisch ersetzen oder abschaffen?
→ Und welche Tools sollen für die interne und externe Kommunikation, die Kollaboration, das Projektgeschäft usw. verwendet werden?
Am Ende sollte eine Tool-Landschaft festgelegt werden – bestenfalls ist diese auch visuell aufbereitet –, an der sich jeder Mitarbeitende orientieren kann.
3 Mangelnde Unterstützung: „Nicht schon wieder ein neues Tool!“ ist wohl der meistgesagte Satz, wenn Mitarbeitende von der Einführung eines weiteren digitalen Tools erfahren. Oft liegt diese Ablehnung daran, dass Mitarbeitende sich mit den neuen Arbeitsinstrumenten alleingelassen fühlen und nicht wissen, wie sie diese problemlos in ihren Arbeitsalltag integrieren sollen. Um dem vorzubeugen, sind drei Dinge wichtig:
- Die Mitarbeitenden sollten frühzeitig darüber informiert werden, warum ein neues digitales Tool eingeführt wird und aktiv in den Prozess eingebunden werden.
- Alle Zielgruppen in der Organisation sollten vor und während der Einführung mit den Funktionalitäten vertraut gemacht werden, z. B. durch Schulungen, Handbücher und Erklärvideos.
- Die Mitarbeitenden sollen vom Nutzen des neuen Tools überzeugt sein und Freude daran haben, es in ihre tägliche Arbeit zu integrieren. Umso wichtiger ist es, ihnen auch kontinuierlich Feedback-Kanäle anzubieten.
4 Fehlende Nachhaltigkeit: Das „reine“ Bereitstellen eines digitalen Arbeitsplatzes mit allen nötigen Hilfsmitteln reicht oft nicht aus. Schnell versinkt der Digital Workplace im digitalen Chaos und die Frustration wächst auf allen Seiten. Das ist alles andere als nachhaltig. Vielmehr sollte sich ein digitaler Arbeitsplatz stetig weiterentwickeln. Durch Online-Dashboards wie z.B. Hirschtec Analytics kann die Unternehmenskommunikation besser erkennen, was gut funktioniert und wo Verbesserungen nötig sind.
Besonders bei der Verwendung digitaler Tools aus dem Microsoft 365-Kosmos ist es wichtig, die Mitarbeitenden über neue Funktionalitäten auf dem Laufenden zu halten. Worauf es also ankommt: immer am Ball zu bleiben und nicht zu glauben, dass ein digitaler Arbeitsplatz automatisch reibungslos funktioniert.
Drei Tipps: Informationsüberflutung in Microsoft 365 entgegenwirken
Schon bei der Digital-Workplace-Einführung können Unternehmen einiges tun, um der Informationsüberflutung entgegenzuwirken. Und da ein Großteil der Unternehmen hierzulande auf einen Digital Workplace im Microsoft 365-Kosmos setzt, hier noch drei Tipps speziell für die tägliche Arbeit mit Outlook und Teams.
1 Benachrichtigungen in Microsoft Teams: Mitarbeitende sollten individuelle Einstellungen zu Benachrichtigungen in Einzel- und Gruppenchats sowie Kanälen vornehmen. Dadurch können „unnötige“ Benachrichtigungen eingedämmt werden. Diese Einstellungen sollten dann unter den jeweils genutzten Endgeräten synchronisiert werden. Denn wenn man in den Einstellungen „Wenn aktiv am Desktop“ unter dem Segment „Benachrichtigungen blockieren“ auf dem Handy aktiviert, werden dadurch Benachrichtigungen nur noch auf dem Desktop angezeigt, solange man aktiv dort arbeitet. Bei einer längeren Abwesenheit werden die Benachrichtigungen automatisch wieder auf das Handy umgeleitet.
2 Outlook-Termine kürzen: Um inmitten einer Vielzahl von digitalen Meetings und Terminen einen klaren Kopf zu bewahren und bewusst Pausen einzulegen, lassen sich Termine in Outlook kürzen – und das vollautomatisch. Dadurch können die verfügbaren Zeiten im Outlook-Kalender angepasst werden. In den Outlook-Einstellungen gilt es unter „Kalender“ und „Ereignisse und Einladungen“ folgende Schritte durchführen: Die Funktion „Dauer für alle Ereignisse kürzen“ aktivieren und anschließend die gewünschten Ruhezeiten auswählen.
3 Fokuszeiten über Microsoft Teams einplanen: Dank Viva Insights* können in einem vollem Terminkalender gezielt Fokuszeiten eingeplant werden. Diese ermöglichen es, ungestört von Telefonanrufen und Nachrichten konzentriert an Aufgaben zu arbeiten. Viva Insights erstellt automatisch feste Fokuszeiten in den freien Zeitfenstern des Kalenders, die basierend auf dem individuellen Fokusplan des Mitarbeitenden weiter angepasst werden können. Der Fokusplan kann mit Klick auf Viva Insights und „Ruhige Stunden festlegen“ erstellt werden.
Bleibt festzuhalten: Es gibt durchaus einige Gründe, warum sich Mitarbeitende am digitalen Arbeitsplatz gestresst fühlen. Umso wichtiger ist es für Entlastung zu sorgen und Ordnung zu schaffen. Denn schließlich soll der Digital Workplace die tägliche Arbeit der Mitarbeitenden erleichtern, als zusätzlich zu belasten.
*Verfügbar mit Microsoft Viva Suite
