Microsoft Analyse-Tool für den Arbeitsplatz soll Mitarbeiter effektiver machen

Eine Art Fitness-Tracker für Mitarbeiter soll die Office-Erweiterung Microsoft Workplace Analytics sein. Abteilungsleiter und Personalverantwortliche sollen damit nachvollziehen, wie die Angestellten ihren Arbeitstag gestalten. 

Microsoft Workplacs Analytics sammelt die Nutzungsdaten verschiedener Anwendungen und zeigt über die Analyse von Metadaten, wie viel Zeit ein Mitarbeiter mit bestimmten Office-Tools oder in Meetings verbringt und wie oft Überstunden absolviert werden. Das Tool ist eine erweiterte Version von MyAnalytics, über das die einzelnen Mitarbeiter selbst ihre Tagesaktivitäten verfolgen und visualisieren können. Damit können sie nachvollziehen, jeweils wie viel Zeit sie in welche Aktivitäten investiert haben.

Microsoft Workplace Analytics bringt diese Sichtweise nun auf die Unternehmensebene. Es ist ein Add-on für Anwender von Office 365 mit einem Enterprise-Plan, das momentan bei zahlreichen Großunternehmen in den USA im Einsatz ist. Für deutsche Kunden ist zwar MyAnalytics im Enterprise-Plan E5 enthalten, Workplace Analytics erscheint jedoch nicht auf der Angebotsseite.

Mit Workplace Analytics können Vorgesetzte oder Abteilungsleiter schnell erkennen, wer häufig Überstunden macht, ob zu viel Zeit in Meetings vergeudet wird oder wie lange die Belegschaft mit dem Beantworten von E-Mails beschäftigt ist. Auch Fragestellungen, beispielsweise wie groß das Netzwerk eines Sales-Mitarbeiters ist, können mit dem Tool dokumentiert werden. Laut Microsoft werden dabei aber nur aggregierte und nicht personalisierte Metadaten verwendet.

Böse Zungen könnten Workplace Analytics als Überwachungstool brandmarken. Doch Microsoft will das Tool anders verstanden wissen. Dem Hersteller gehe nicht nur darum, die Mitarbeiter produktiver zu machen, sondern effektiver. Letztlich soll damit auch gezeigt werden, ob ein Team regelmäßig Überstunden machen muss, um die geforderten Aufgaben zu erledigen. So könnte Workplace Analytics dabei helfen, Überbelastungen der Belegschaft zu verhindern oder die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu verbessern.

Böse Zungen könnten Workplace Analytics als Überwachungstool brandmarken. Microsoft will das Tool anders verstanden wissen.

Dafür analysiert die Lösung verschiedene Informationen über das tatsächliche Verhalten von Nutzern. Wie effektiv laufen Meetings ab? Wer nimmt sich Zeit für intensives, konzentriertes Arbeiten? Die erhobenen Daten können mit Forschungsergebnissen über produktive Teams oder Verhaltensweisen anderer Abteilungen verglichen werden. Verbringt beispielsweise das Sales-Team deutlich mehr Zeit in Meetings als andere Abteilungen, kann der Abteilungsleiter mit einem Programm helfen, die Zeiten dieser Unterredungen zu reduzieren.

So gibt das MyAnalytics-Tool den betreffenden Personen Tipps wie sie ihre Arbeitszeit effektiver verbringen können. Mit Workplace Analytics kann auch beobachtet werden, in wie weit die Programme Wirkung zeigen. Ergänzend dazu plant Microsoft vorerst vier verschiedene „Stupser“. Der Anbieter spricht von „Nudges“, was so viel wie Stups oder Anstoß bedeutet. Diese Funktionen basieren auf Künstlicher Intelligenz und sorgen beispielsweise dafür, dass sich Mitarbeiter Zeit für konzentriertes Arbeiten freihalten. Das sieht dann so aus:

• MyAnlalytics weist Mitarbeiter darauf hin, sich Zeiten für ungestörtes Arbeiten zu blocken – sofern möglich, denn der Abgleich mit dem Kalender erfolgt prompt.
• Da der Posteingang immer voll ist und sich Aufgaben auftürmen, erinnert ein Nudge-Tool beispielsweise daran, dass der Mitarbeiter via Mail die Erledigung einer Aufgabe zugesagt hat und empfiehlt, die aktuelle zuerst abzuschließen bevor er eine neue zusagt. Für die von der Lösung als wichtig eingestufte Mails gibt es eine Leseerinnerung, so dass in Posteingängen mit endlos vielen Nachrichten keine Informationen verloren gehen.
• Meeting-Einladungen können wie Stupser an Kollegen weitergegeben werden, die das System vorschlägt.
• Wer nach der regulären Arbeitszeit noch Kollegen anschreibt, bekommt den Hinweis, dass das in letzter Zeit öfter passiert ist. Man kann jetzt darüber nachdenken, ob man zum Vorteil des Feierabends daran etwas ändern will.

Seit Sommer rollt Microsoft diese Nudges aus. Anwender von MyAnalytics können diese aber auch deaktivieren, wie Natalie McCullough, General Manager Workplace Analytics/MyAnalytics, und Noelle Beaujon, Product Manager für MyAnalytics in einem Blogbeitrag erklären.

Interessante Einsichten beim Beta-Test

Microsoft hatte das Tool 2017 mit verschiedenen Pilotnutzern getestet. So hat das Immobilenunternehmen CBRE darüber die Kalender der Mitarbeiter ausgewertet und daraus errechnet, wie viel Zeit auf den Wegen zwischen den Meetings verloren geht. Im Beta-Test wurden anschließend die 1200 Mitarbeiter, die an dem Test beteiligt waren, in neue Büros verteilt. Insgesamt sollen auf diese Weise bis zu 100 Wegstunden pro Woche eingespart worden sein.

Unternehmen analysieren mit Workplace Analytics die Arbeit von Managern gegenüber den Angestellten. Das Ziel: bessere Mitarbeitergespräche

Auch Microsoft selbst setzt dieses Tool ein. „Unsere HR Business Insights Group nutzt Workplace Analytics in ganz verschiedenen Initiativen – sie reichen vom Verstehen, welche Gewohnheiten das Engagement der Mitarbeiter steigern, bis dahin, die Qualitäten von erfolgreichen Managern zu identifizieren“, erklärt Kathleen Hogan, Chief People Officer bei Microsoft.

Ryan Fuller, General Manager von Workplace Analytics schildert in einem Blogbeitrag das Beta-Kundenprojekt des Finanzdienstleisters Freddie Mac. Das Unternehmen analysierte mit Workplace Analytics die Arbeit von Managern gegenüber den Angestellten. Ziel der Initiative war, Mitarbeitergespräche mit Vorgesetzten zu verbessern oder auch die Arbeit gerechter über die Belegschaft zu verteilen. Die Umsetzung solcher Initiativen wurde dann über Workplace Analytics gemessen.