Hybride Arbeit: Der digitale Arbeitsplatz ist kein Selbstläufer
Homeoffice und hybride Arbeit sollten langfristig eine Selbstverständlichkeit sein, doch noch hakt es bei den Unternehmen. Ein gern übersehenes Hindernis dabei ist der wenig durchdachte digitale Arbeitsplatz.
Es macht eben doch einen Unterschied für die Produktivität aus, von wo aus jemand tätig ist.
Homeoffice – Ja oder Nein? An dieser Frage entzünden sich derzeit hitzige Diskussionen in vielen Unternehmen. Dabei verbirgt sich hinter den Produktivitätsdiskussionen oft eine verkürzte und nicht langfristig gedachte Vorstellung vom digitalen Arbeitsplatz. Denn dieser ist weitaus mehr als die Bereitstellung eines VPN-Kanals oder eines Kollaborationstools. Grund genug, sich einmal der Frage zuzuwenden, wieso Unternehmen zu Vorreitern des digitalen Workspace werden sollten und welche Anforderungen Verantwortliche dabei unbedingt berücksichtigen müssen.
Noch vor 15 Jahren wäre es Science-Fiction gewesen – Kollegen, die weltweit an internen Projekten mitwirken, in Echtzeit kommunizieren und sich von KI-gestützten Tools die Arbeit abnehmen lassen. Eine Pandemie und digitale Revolution später ist diese Utopie heute vielfach schon Realität. Die Grenzen der alten Arbeitswelt weichen zunehmend auf – Großraumbüro? Technisch nicht mehr erforderlich. Physische Dokumentenablage? Durch Cloud-Systeme ersetzt. Anwesenheitszeiten? Dank digitaler Kollaborations-Software obsolet geworden.
Der Großteil der Mitarbeitenden schätzt sein Homeoffice
An den technischen Möglichkeiten scheitert der digitale Arbeitsplatz deshalb nicht mehr. Eine viel größere Hürde liegt in der Prozessumstellung und im kulturellen Wandel, der mit dem Übergang zum digitalen Arbeitsplatz einhergeht. 58 Prozent der Unternehmen bieten derzeit mobiles Arbeiten an, so die jüngste Studie des bitkom. Doch die Daten zeigen auch, dass 20 Prozent der Unternehmen das Homeoffice-Angebot zuletzt wieder ganz abgeschafft haben und viele Unternehmen es in den kommenden Monaten weiter einschränken wollen.
Ob Deutsche Bank, SAP oder Volkswagen – viele deutsche Konzerne holen die Mitarbeitenden zurück ins Office. Für einen Großteil der Mitarbeitenden ist diese Entwicklung konträr zu den eigenen Wünschen. Sie haben sich die neue Flexibilität zu eigen gemacht und oft ihren Alltag daran ausgerichtet oder sogar den Wohnort gewechselt. Der wiederkehrende Zwang löst Gegenreaktionen aus, wie etwa das Coffee Badging, also das kurze Erscheinen vor Ort, oder Quiet Quitting.
Strukturen schaffen, statt nur Tools bereitzustellen
In dieser turbulenten Phase wird deutlich, weshalb die unternehmensspezifische Implementation digitaler Systeme ein Erfolgskriterium für den digitalen Arbeitsplatz ist. Jede Diskussion um die Mitarbeiterproduktivität im Home-Office offenbart, dass zwischen Soll und Ist eine Lücke klafft – eben weil es dann doch noch einen Unterschied für die Produktivität macht, von wo aus jemand für das Unternehmen tätig ist. Erst wenn der digitale Arbeitsplatz so leistungsfähig gestaltet ist, dass er diese traditionelle Grenzziehung überflüssig macht, werden sich auch die Diskussionen um die Büropflichten erledigen. Das Vertrauen in funktionierende IT-Systeme, stabile Datenflüsse und die Effizienz ortsunabhängiger Arbeit wird dann zum eigentlichen Motor – und Fragen wie „Arbeiten im Homeoffice – ja oder nein?“ stellen sich gar nicht mehr.
Erst wenn der digitale Arbeitsplatz leistungsfähig genug ist, werden sich Diskussionen um Büropräsenz erübrigen.
Rund um diesen Wandel gehört deshalb auch die klare Erkenntnis: wer einen digitalen Arbeitsplatz schaffen möchte, muss mehr tun, als nur Teams zu installieren oder Homeoffice-Regeln zu definieren. Der digitale Arbeitsplatz steht und fällt damit, dass er auf tragfähigen Strukturen steht – technologisch, organisatorisch und kulturell. Auch wenn Microservices, Cloud-Systeme und KI für immer mehr Potenzial auf der Habenseite sorgen, so muss dieses eben auch produktiv genutzt und in die internen Abläufe integriert werden. Das ist kein nice-to-have, sondern der Faktor, der über Erfolg oder Misserfolg entscheidet.
Akute Problemlösung stört langfristige Entwicklung
Um international wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen die Entwicklung zum digitalen Workspace vollziehen. Dabei wird die Vision eines vernetzten und anpassungsfähigen Arbeitsplatzes oft von der konkreten Problemlösung überlagert. Die Diskussion dreht sich dann um Home-Office-Quoten oder Software-Tools. Nicht selten entstehen durch neue Anwendungen für die Telearbeit sogar doppelte Strukturen im Unternehmen, die die Mitarbeitenden überfordern und ein effizientes Datenhandling verhindern.
Microservices, Cloud-Systeme oder KI müssen auch in den internen Abläufen integriert sein.
Auch die IT-Sicherheit ist ein Dauerbrenner-Thema, das durch die Notwendigkeit befeuert wird, neue Schnittstellen und VPN-Kanäle für die Telearbeit einzurichten. Veraltete oder schlecht integrierte Systeme bremsen die agile Zusammenarbeit. Ein durchdachter digitaler Arbeitsplatz kann genau an diesen Punkten ansetzen, mit dem Ziel, Prozesse zu modernisieren und gezielt dabei zu unterstützen, zukunftsfähig zu bleiben. Doch welche Anforderungen müssen Unternehmen dafür umsetzen?
Zentrale Anforderungen an den digitalen Arbeitsplatz
Es muss erstens das gemeinsame Verständnis geben, dass der digitale Arbeitsplatz nicht einfach eine technische Spielerei ist, sondern die Grundlage der digitalen Zusammenarbeit im Unternehmen. Mitarbeitende müssen unabhängig von äußeren Rahmenbedingungen ihr Wissen teilen und miteinander in Verbindung bleiben. Gemeinsame Kommunikationsplattformen wie Microsoft Teams können die dafür nötige Basis liefern – allerdings nur, wenn sie zum integralen Bestandteil in der Unternehmenskultur werden. Hier gilt ganz klar: die Technik ist Enabler, nicht aber Selbstzweck.
Um die Effizienz und Produktivität der Mitarbeitenden zu steigern, spielt zweitens intelligente Automatisierung eine immer wichtigere Rolle. Sie verringert den Anteil von redundanten und unkreativen Aufgaben im Arbeitsalltag und schafft damit Raum für wertschöpfende Tätigkeiten. Egal ob wir von der Automatisierung der IT-Support-Tickets oder der Optimierung von HR-Prozessen sprechen – Intelligenz in der Automatisierung bedeutet, Tools aufgabenbezogen einzusetzen.
Langfristig betrachtet wird sicheres Arbeiten aus der Ferne dadurch zu einer Normalität, die keine Fragen mehr aufwirft. Cloudbasierte Plattformen, End-Point-Security und Compliance-gerechte Sicherheitslösungen stellen sicher, dass die zirkulierenden Daten geschützt sind. Damit eine sichere IT möglichst reibungslos funktioniert, sollten Verantwortliche die Verwaltung vereinfachen – möglicherweise durch die Nutzung von Managed Services.
Engagierte Mitarbeiter: die Belohnung für visionäres Handeln
Am Ende profitieren alle Beteiligten vom digitalen Arbeitsplatz: das Management, weil weniger Ineffizienzen in der Zusammenarbeit auftreten, und die Mitarbeitenden, weil er Flexibilität, Autonomie und moderne Tools an die Hand gibt. So entsteht nicht nur ein unmittelbarer, betriebswirtschaftlicher Mehrwert, sondern auch eine nachhaltige Bindung der Mitarbeitenden an das Unternehmen. Sie werden nach außen wie innen zu aktiven Botschaftern des digitalen Arbeitens – ein wichtiger Aspekt in Zeiten des Fachkräftemangels.
Auch die Integration von Künstlicher Intelligenz in die Prozesse des Unternehmens wird dann weitaus weniger Widerstände erzeugen. Schließlich trifft die Technologie auf eine Kultur, die bereit ist, diesen Wandel mitzutragen.
