Der TÜV Hessen hilft, am Puls der Belegschaft zu bleiben

Der PulsCheck des TÜV Hessen ermittelt das Stimmungsbild bei der Belegschaft und hilft Unternehmen, systematische Fehlentwicklungen aufzudecken, die in Folge von Veränderungsprozessen entstanden sind. Anpassungen lassen sich dadurch gezielter vornehmen. 

Corona hat psychische Belastungen am Arbeitsplatz in den Fokus gerückt. Neue mobile oder hybride Arbeitsweisen wurden schnell eingeführt, manchmal gezwungenermaßen ohne die Mitarbeiter mitzunehmen. Mit Befragungen und Stimmungsbildern können sich Unternehmen zeitnah einen Eindruck über veränderungsbedingte Belastungen in der Belegschaft verschaffen. Damit kann geprüft werden, ob Maßnahmen eingeleitet werden sollten und ob veranlasste Maßnahmen wie gewünscht greifen. Außerdem können so auch bislang blinde Flecken aufgedeckt werden.

Zeitdruck kann einen ebenso positiven wie negativen Effekt bei den Mitarbeitenden haben – es kommt auf eine Reihe weiterer Faktoren an.

Psychische Belastungen existieren immer und überall. Sie entstehen aus dem, was von außen auf uns einwirkt – ob daraus eine negative Erfahrung wird, hängt von individuellen Faktoren ab. Herrscht zum Beispiel Zeitdruck und ein Mitarbeiter begegnet dem gut gewappnet mit den entsprechenden Fähigkeiten und Ressourcen, kann das dazu führen, dass die Aufgabe schnell, fokussiert und strukturiert abgearbeitet wird. Zeitdruck hat dann einen positiven Effekt. Ist der zeitliche Rahmen aber zu eng oder fehlen Informationen oder Qualifikation, kann der Mitarbeiter in der Folge blockieren, Wesentliches nicht mehr von Unwesentlichem trennen und seinen Fokus verlieren. 

Der gleiche Faktor kann also eine Ressource sein oder zu negativen Auswirkungen führen.  Das gilt auch für Maßnahmen, die zum Beispiel im Rahmen der Pandemie oder auf Grund von Umstrukturierungsmaßnahmen ergriffen wurden, etwa die schnelle Einführung von Homeoffice: Wer gern zu Hause arbeitet, empfand dies eher als Erleichterung. Wer aber gern regelmäßig zu seiner Arbeitsstätte pendelt, auch um Abstand von zu Hause zu gewinnen, empfand die neue Regelung eher als Belastung – vielleicht, weil soziale Kontakte wegbrachen, man sich neu organisieren musste oder ein anderes Zeitmanagement notwendig wurde. Man tauschte sich im Unterschied zur Vergangenheit nun seltener mit dem Chef aus und der Tag gestaltete sich in der Regel immer ähnlich. 

Wann Belastungszustände krank machen

Erreicht man dann die gesetzte Leistungserwartung nicht mehr, entsteht nicht nur Unzufriedenheit. Wenn die Ressourcen aufgebraucht und die Stressfaktoren nicht bewältigt werden können, kann es zu mehr Konflikten im Team, zu Gereiztheit und schlechter Stimmung, aber auch zu Bluthochdruck, Schlafproblemen, Burnout und Depressionen kommen. Psychische Belastungen haben dann physische Auswirkungen. Veränderungen wie Corona haben darüber hinaus Ängste um den Arbeitsplatz verschärft – etwa, wenn Auftragslagen einbrachen oder Kurzarbeit eingeführt wurde. 

Mit der umfangreichen psychischen Gefährdungsbeurteilung (GBU) von TÜV Hessen können Unternehmen Warnsignale erkennen, Krankheiten im Entstehen verhindern und durch motivierte und produktivere Mitarbeiter selbst profitieren. Diese Art der Mitarbeiterbefragung ist langfristig angelegt, um die Arbeitsbedingungen systematisch zu analysieren und gesundheitsförderlich zu gestalten. TÜV Hessen ergänzt solche auf lange Sicht ausgelegten Herangehensweisen mit PulsChecks, mit denen ad hoc aktuelle Stimmungsbilder eingeholt werden können.

Überprüfung systemischer Auswirkungen psychischer Belastungen

Unternehmen haben durch ungeplante Veränderungen wie Corona in kurzer Zeit reagieren, Veränderungen vornehmen und Abläufe anpassen müssen. Kurzbefragungen wie der PulsCheck zu einem bestimmten Thema bieten dabei die Chance, mögliche Auswirkungen schnell zu überprüfen. Mit dem PulsCheck Corona wird beispielsweise über eine Gruppe hinweg geprüft, ob und welche negativen Auswirkungen der Pandemie spürbar sind, ob sie in der Breite auftreten und damit ein systematischer Effekt erreicht ist – oder ob Maßnahmen wie erwartet greifen und sie positiv bewertet werden. 

Veränderungen haben häufig den Effekt, dass einige Mitarbeiter aus Sicht des Unternehmens regelrecht „verloren gehen“.

Die mit Veränderungen entstehenden Arbeitsbelastungen können ermittelt werden, indem mit einem PulsCheck ein kurzes Feedback der Belegschaft eingeholt wird. Konkrete Inhalte können zum Beispiel der Informationsfluss im Unternehmen, die Unterstützung des Arbeitgebers hinsichtlich technischer Ausstattung, der Kontakt im Team oder die Auswirkungen mobilen Arbeitens sein. Manche Unternehmen haben beispielsweise den Eindruck, dass Mitarbeiter durch umgesetzte Maßnahmen regelrecht „verloren gegangen“ sind – ein Kurzfragebogen erlaubt es, dieser Intuition nachzugehen.

PulsChecks umfassen fünf bis 15 Fragen, die flexibel angepasst werden können. Dabei wird die Befragung auf maximal zwei Themengebiete eingegrenzt: jene Bereiche, die aktuell sind und direktes Feedback benötigen. Sie ist bewusst kurzgehalten, um die Teilnahmebereitschaft zu erhöhen sowie schnell und zeitnah durchführbar zu sein.

Da beim PulsCheck oft neue Themen angesprochen werden, sind die Fragebögen individueller als bei der standardisierten psychischen GBU. Sie basieren auf Hintergrundrecherche und der aktuellen Forschung. Der PulsCheck entspricht damit einem wissenschaftlich fundierten Fragebogen, der Spezifika abdecken kann. Ein aktuelles Thema ist zum Beispiel die Zoom-Fatigue, also die Ermüdung durch virtuelle Meetings, das sich in einen PulsCheck Corona oder einen PulsCheck Homeoffice integrieren lässt. 

Online-Umfrage mit schnellen Ergebnissen 

Die Fragen werden mit dem Unternehmen abgestimmt, auf einer Online-Plattform implementiert und die Mitarbeiter erhalten den Zugangslink. Die Antworten erfolgen als Zahlenwert auf einer Skala von eins bis fünf, auch eine Freitextfrage kann integriert werden, was gerade in Bezug auf die Pandemie sinnvoll ist, da somit individueller geantwortet werden kann.

Eine Befragung kann innerhalb von vier Wochen inklusive Ergebnissen abgeschlossen werden.

Die Befragung dauert in der Regel zwei Wochen, danach werden die Ergebnisse gesammelt und auf Gesamt- und Gruppenebene analysiert – Organisationseinheiten können gezielt und anonymisiert ausgewertet werden. Mittelwerte und Standardabweichungen werden final als Ergebnisbericht übersichtlich in einem Ampelsystem erfasst. Die farbliche Markierung zeigt dann, ob ein Reiz als Ressource, normale Belastung oder übermäßige Belastung empfunden wird. Optional ist zum Abschluss ein gemeinsamer Termin, bei dem Handlungsempfehlungen gegeben werden. Innerhalb von vier Wochen kann eine Befragung so mit den Ergebnissen abgeschlossen sein. Auf dieser Basis können dann Gegenmaßnahmen ermittelt und Gespräche geführt werden.

Von den Ergebnissen profitieren

Bestenfalls erfahren Unternehmen mit einem PulsCheck, dass ihre Strategien den gewünschten Effekt zeitigen und die Arbeitsbedingungen optimal sind. Der Check deckt aber auch schnell blinde Flecken und Informationslücken auf – bestätigen sich also Fehlentwicklungen, können Unternehmen reagieren und Anpassungen vornehmen. Der PulsCheck sorgt zudem dafür, dass sie ehrliche, weil anonyme Antworten erhalten. Auch das Feedback per se kann einen Gewinn darstellen. Denn in der Praxis sind die Rückmeldungen oft positiv und wertschätzend, gerade, was Herausforderungen in Bezug auf Corona und deren Umsetzung angeht. Unternehmen erhalten dadurch die Bestätigung, dass sie schnell und gut reagiert haben und Befürchtungen negativer Entwicklungen werden zugleich widerlegt. 

Maßnahmen, die bestätigte negative Belastungen reduzieren, sind individuell und breit gefächert: Je nach Problemstellung können zum Beispiel eine Meeting-Etikette und Schulungen für virtuelles Arbeiten eingeführt oder der Umgang mit der Software erklärt werden. Oder es kann eine Anpassung der Prioritäten erfolgen. Hier lässt sich oft mit wenig Aufwand viel erreichen.

Der PulsCheck verschafft also schnell ein Bild über Stimmung und Bedarfe. Gerade wegen der Pandemie wurden Maßnahmen ad hoc eingeführt – der PulsCheck bietet die Chance, fehlende Evaluierungen zeitnah nachzuholen. Er ist als Begleitinstrument von Veränderungsprozessen, und auch für Themen abseits von Corona geeignet. Damit ist er ein Tool für den Allround-Einsatz. Kurzfristig wiederholt, können sich Unternehmen damit schnell vergewissern, ob eingeleitete Maßnahmen eine Entwicklung in die richtige Richtung angestoßen haben. Unternehmen zeigen darüber hinaus mit der Befragung Wertschätzung gegenüber der Belegschaft, da deren Meinung gezielt eingeholt wird, was Abgänge in Zeiten des Fachkräftemangels verhindern und die Mitarbeiterbindung stärken kann.

Über die Autorinnen

Claudia Budeck ist Diplom-Psychologin und Teamleiterin Arbeitspsychologie / Life Service SGQ, bei der TÜV Technische Überwachung Hessen GmbH.
Christina Baas, M.Sc. Psychologin, ist Senior Consultant bei der TÜV Technische Überwachung Hessen GmbH.
Nadja Müller ist Journalistin für Wordfinder.