Webex Teams: Praxistest in mittelständischen Unternehmen

Teil 1: Die teilnehmenden Firmen und ihre Einsatzszenarien

Was genau ist der Mehrwert von neuen Tools für die Kommunikation und Zusammenarbeit wie Cisco Webex Teams? Business User hat eine Reihe von Unternehmen aus dem deutschen Mittelstand bei einem mehrwöchigen Testlauf über die Schulter geschaut. 

Plattformen wie Cisco Webex Teams stellen die interne und externe Kommunikation und Zusammenarbeit auf eine neue Basis und versprechen effizientere Arbeitsprozesse und eine bessere Anbindung externer Partner. Soweit die Theorie. In den Ohren vieler klingt dieses Versprechen nach der Lösung für ein Problem, das man gar nicht hat. Die Praxiserfahrung vieler Anwenderfirmen – auch die eigene hier bei Business User – bestätigt allerdings, dass am Versprechen von einem Mehrwert sehr wohl etwas dran ist. 

Interne E-Mails sind auf ein Minimum zurückgegangen.

Zunächst die eigene Erfahrung: Webex Teams ist seit gut einem halben Jahr hier im Einsatz. Das vorläufige Resultat: Die Distanz zwischen München, wo die Business User-Redaktion und ein Teil der Web-Entwicklung und des Sales-Teams sitzen, und der Firmenzentrale in Krefeld ist ein gutes Stück kleiner geworden. Interne E-Mails sind auf ein Minimum zurückgegangen. Projektbezogen zusammengestellte Teams kommunizieren ebenso projektbezogen innerhalb ihrer eigenen Bereiche in Webex Teams, wo auch alle dazugehörigen Dokumente abgelegt sind. Und man kommuniziert insgesamt viel intensiver miteinander: Videokonferenzen und Screen-Sharing sind selbstverständlich geworden, werden häufig spontan gestartet und es wird über einen geteilten Bildschirminhalt diskutiert. Alles in allem also ein Werkzeug, das wir auch künftig nicht missen möchten. 

Lassen wir die Anwender urteilen

Nun könnte der Verdacht aufkommen, unser Urteil müsse zwangsläufig so positiv ausfallen, weil Cisco ein guter Kunde ist – und er wäre nicht ganz aus der Luft gegriffen. Deswegen haben wir zusammen mit Cisco eine Aktion ins Leben gerufen, in der wir mehrere Unternehmen bei einem mehrwöchigen Praxistest von Webex Teams begleiten und im Rahmen einer Artikelserie darüber berichten. Die Firmen, über die wir berichten, haben außer dem Zugang zu Cisco Webex Teams für ihre Mitarbeiter auch jeweils ein Webex Room Kit, mit dem sich der Flachbildschirm im Konferenzraum zu einem Videokonferenz-System erweitern lässt, sowie zwei DX80-Desktop-Videokonferenzgeräte bekommen (mehr Informationen zur Hardware finden Sie hier). 

In diesem ersten Teil nennen wir die teilnehmenden Kandidaten und reißen ihre Einsatzszenarien an: Mit welchen Erwartungen gehen deutsche Mittelständler den Test an? Wo liegen ihre Herausforderungen und was erhoffen sie sich von dem Collaboration Tool? In den nächsten Artikeln werden wir uns mit der Installation und Inbetriebnahme der Plattform, dem Onboarding der Teams und den Erfahrungen der der Firmen mit der Nutzung von Webex Teams beschäftigen.

Die teilnehmenden Unternehmen

Ingenieure im Mittelstand mit zehn Standorten

Die Coplan AG bietet Ingenieurleistungen für die gesamte Planungs- und Realisierungsphase von Baumaßnahmen an. (Foto: Coplan AG)
Die Coplan AG bietet Ingenieurleistungen für die gesamte Planungs- und Realisierungsphase von Baumaßnahmen an. (Foto: Coplan AG)

Die Coplan AG ist ein mittelständisches Ingenieurunternehmen mit Sitz im niederbayerischen Eggenfelden und Standorten in neun weiteren deutschen Standorten sowie einer Tochtergesellschaft in der rumänischen Hauptstadt Bukarest. Coplan bietet ein sehr breites Leistungsspektrum an Ingenieurleistungen im Bereich Bauwesen an, von der Planung und Betreuung der Bauarbeiten an Industriebauten und öffentlichen Einrichtungen bis hin zur Generalplanung für die gesamte Realisierungsphase von Baumaßnahmen. Das Unternehmen hat bereits einige Erfahrung mit Webex als Kommunikationsplattform zwischen den verschiedenen Standorten und Kunden bzw. Partnern, möchte diese jedoch mit besserer Hardware und den zusätzlichen Funktionen von Webex Teams ausbauen. 

Die Keramikbauteile von MicroCeram werden in sehr vielen Industrieprodukten eingebaut, beispielsweise in medizinischen Geräten. (Foto: MicroCeram)
Die Keramikbauteile von MicroCeram werden in sehr vielen Industrieprodukten eingebaut, beispielsweise in medizinischen Geräten. (Foto: MicroCeram)

Internationaler Keramikhersteller mit Sitz in Meißen

Die MicroCeram GmbH ist auf die Herstellung von Keramikbauteilen spezialisiert, die in den verschiedensten Industrieprodukte eingebaut werden. Bezeichnenderweise stammt das Unternehmen aus dem sächsischen Meißen, das für seine Porzellanprodukte berühmt ist. MicroCeram wurde Anfang des Jahres von der Ceramaret SA übernommen, einem Schweizer Unternehmen, das im selben Industriesegment aktiv ist. Mit Webex ist MicroCeram-Geschäftsführer Mathias Wilde gut vertraut. Er hat die Videokonferenz-Plattform bisher häufig genutzt, mitunter auf seinem iPad, wenn er unterwegs zu Kunden war. Webex Teams soll nun für eine intensivere Kommunikation und eine bessere Abstimmung zwischen Mutter- und Tochtergesellschaft sorgen und die technischen Teams beider Firmen näher zusammenrücken. 

Vor Ort und an drei Standorten – Ingenieure im Hoch- und Brückenbau

Der neue Standort von Verheyen Ingenieure in Siegburg bei Bonn. (Foto: Verheyen Ingenieure)
Der neue Standort von Verheyen Ingenieure in Siegburg bei Bonn. (Foto: Verheyen Ingenieure)

Die in Bad Kreuznach ansässige Verheyen Ingenieure GmbH & Co. KG ist spezialisiert auf die Planung, baustatische Prüfung und Bauüberwachung größerer Bauwerke im Hoch- und Brückenbau und unterhält Niederlassungen in Siegburg und Mainz. Webex Teams soll vornehmlich die Kommunikation, insbesondere im Zuge der Einführung von BIM (Building Information Modeling), zwischen den Ingenieurteams der drei Standorte sowie mit den Ingenieuren vor Ort erleichtern.

 

Im regen Kontakt mit externen Partnern: Dresdener Hersteller von Verpackungsmaschinen

Die Theegarten-Pactec GmbH & Co. KG ist ein Hersteller von Verpackungsmaschinen, die für das Verpacken kleinerer Produkte wie Süßwaren, Brühwürfel oder Spülmaschinentabs eingesetzt werden.

Mit den Verpackungsmaschinen von Theegarten-Pactec werden Lebensmittel und Süßigkeiten verpackt. (Foto: Thfegarten-Pactec)
Mit den Verpackungsmaschinen von Theegarten-Pactec werden Lebensmittel und Süßigkeiten verpackt. (Foto: Theegarten-Pactec)

Das Unternehmen entwickelt und produziert seine Maschinen ausschließlich am Firmensitz in Dresden, hat inzwischen aber sehr viele externe Partner, mit denen es in regem Austausch steht. Webex Teams würde genau hierfür genutzt, aber auch für die interne Kommunikation der rund 100 Entwicklungsingenieure im eigenen Haus. Besonders wichtig bei der Vorauswahl der künftigen Kommunikationsplattform waren für IT-Leiter Karsten Hoffman die Security-Features, die ein hohes Maß an Vertraulichkeit und Datensicherheit gewährleisten sollten.

Kommunikationstrukturen für Firmen – die interne Koordination zählt

Der Firmensitz von The Company in Vaihingen an der Enz (Foto: The Company)
Der Firmensitz von The Company in Vaihingen an der Enz (Foto: The Company)

The Company GmbH & Co. KG ist ein Breitband-Dienstleister für Telekommunikation. Als Partner von Anbietern wie Deutsche Telekom, Vodafone, O² und Mitel konfiguriert und betreut The Company die Kommunikationsinfrastruktur von Industrieunternehmen, von der Telefonanlage bis zum Flottenmanagement von Firmen-Handys. Neben der Zentrale im schwäbischen Vaihingen an der Enz unterhält The Company Niederlassungen in mehreren deutschen Städten wie Bremen, Wismar oder Saarbrücken und greift auf ein bundesweites Netz von Kooperationspartnern zurück. Webex Teams würde zunächst für die interne Kommunikation genutzt, soll auf längere Sicht aber auch für die Kommunikation mit Kunden und Partnern eingesetzt werden.

Weltweit vernetzt – die Digitalisierung wird von Deutschland aus angetrieben

Die Netzsch-Gruppe stellt und vertreibt Welt unter anderem Analysegeräte, Mahlmaschinen und Pumpsysteme. (Foto: Netzsch-Gruppe)
Die Netzsch-Gruppe stellt und vertreibt weltweit unter anderem Analysegeräte, Mahlmaschinen und Pumpsysteme. (Foto: Netzsch-Gruppe)

Die Netzsch-Gruppe besteht aus den drei eigenständigen Geschäftsbereichen „Analysieren und Prüfen“, „Mahlen und Dispergieren“ sowie „Pumpen und Systeme“ unter der Führung der Erich Netzsch GmbH & Co. Holding KG. Insgesamt beschäftigt Netzsch etwa 3.400 Mitarbeiter und ist weltweit mit 210 Niederlassungen in 35 Ländern vor Ort vertreten. Die Firmengruppe handelt dabei nach einer gemeinsamen Strategie, nach der neue Technologien wie digitale Kommunikationsplattformen zentral evaluiert und eingeführt werden. Videotelefonie wird inzwischen von immer mehr Mitarbeitern akzeptiert und genutzt. Webex Teams würde, außer für die Kommunikation von Projekt-Teams, auch für nationale und internationale Team-Besprechungen genutzt werden.

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