Moderne Büros brauchen „Kuschelräume“

Offenen Büros fehlen häufig abgeschlossene Räumlichkeiten für kleinere Arbeitsgruppen, in die sie sich zurückziehen und produktiv sein können. Der Bedarf nach so genannten Huddle Rooms steigt, ebenso die Anforderungen an ihre technische Ausstattung. 

Die Arbeit wird immer mobiler und stellt neue Anforderungen an die räumliche Gestaltung von Arbeitsstätten. Die Büros moderner Unternehmen werden dabei zunehmend offener und variabler. Gleichzeitig steigt aber auch die Nachfrage nach geeigneten Rückzugsmöglichkeiten für Teams, um sich dort auszutauschen, zu brainstormen oder zusammenzuarbeiten – manchmal für einige Stunden, häufig für mehrere Tage. 

Teamarbeit in Ruhe, ohne zu stören oder gestört zu werden.

Die Antwort auf diese Anforderung ist im angelsächsischen Raum bereits sehr verbreitet: Huddle Rooms oder Huddle Spaces (wörtlich übersetzt: Kuschelräume) — kleine Konferenzräume für maximal fünf bis sechs Personen. Sie sind akustisch isoliert vom Rest eines sonst offenen Büros und erlauben den Teams, sich dort auch mal laut miteinander zu unterhalten, ohne gleich den ganzen Betrieb aufzuhalten. 

Teams wollen unter sich sein

Laut einer neuen Studie von Dimensional Research (PDF) unter rund 1000 Mitarbeitern mittelständischer und größerer Unternehmen in den USA und Großbritannien gehören Huddle Rooms zu den gefragtesten Formaten bei Unternehmen mit offenen Büros. Neun von zehn Befragten sagten, dass ihr Unternehmen dringend mehr solcher Rückzugsräume braucht.   

Was so manchem Finanzcontroller dabei weniger schmecken dürfte: Die Anforderungen an die technische Ausstattung solcher Räume sind kaum geringer als die für einen größeren Konferenzraum, dennoch hat der Aufwand seine Berechtigung. Denn in der digitalisierten Arbeitswelt sind Teams immer häufiger räumlich verteilt und immer mehr externe Partner erweitern die eigenen Projektgruppen. Das wiederum macht die Nutzung von Collaboration Tools wie Microsoft Teams oder Webex Teams sowie von Videokonferenz-Lösungen auch in kleineren Gruppenräumen nötig. Die daraus resultierende Konsequenz: Huddle Rooms sollten mindestens mit einem Flachbildschirm ausgestattet sein, der den Mitarbeitern als Projektionsdisplay dienen kann. Noch besser wäre ein elektronisches Whiteboard, auf dem skizziert, entworfen und projiziert werden könnte.

Beispiel für einen offenen Huddle Space – wenn genug Platz vorhanden ist. (Foto: Steelcase)

Die Realität sieht laut Studie jedoch etwas anders aus. Zwei von drei Huddle Rooms sind aktuell weder mit mit einem elektronischen Whiteboard ausgestattet, noch bieten sie Möglichkeiten für Videokonferenzen. Und selbst da, wo diese Möglichkeiten vorhanden sind, sind die Nutzer mit dem derzeitigen Standard unzufrieden. Acht von zehn Nutzern zeigten sich mit dem aktuellen Stand der Technik unzufrieden, weil sie unzuverlässig und fehlerbehaftet ist. 

Cisco erkennt eine Marktlücke

Der Netzwerkhersteller Cisco, der auch die populäre Videokonferenz-Plattform Webex betreibt, versucht nun aus dieser Not eine Tugend zu machen und präsentierte diesen Monat zwei Erweiterungen, die auf die Bedürfnisse kleinerer Konferenzräume zugeschnitten sind. 

Webex Room Kit Mini erweitert konventionelle Flachbildschirme und verwandelt sie in ein Videokonferenz-System. Wie auch das größere Room Kit besteht es aus einer Kombination aus intelligenter Kamera, die automatisch den richtigen Bildausschnitt wählt, und ebenso intelligenten Mikrofonen, die Störgeräusche ausblenden.

Webex Share ist ein handtellergroßer Adapter, der über die HDMI-Schnittstelle an einen konventionellen Fernseher oder Bildschirm angeschlossen wird und den Anwesenden erlaubt, ihren Bildschirm per Mausklick mit den anderen Team-Mitgliedern zu teilen – ohne Dongles oder Kabel.

Abgerundet wird das Paket durch eine Reihe neuer Analyse-Tools, die die Nutzung von Konferenzräumen auswerten und Fragen beantworten wie: Brauchen wir mehr Meeting-Räume? Wäre es sinnvoll, einen großen Konferenzraum in mehrere Collaboration-Räume aufzuteilen? Damit sollen Unternehmen die Bedürfnisse der Nutzer erfüllen und die Immobilienkosten optimieren. Gleichzeitig erhält die IT-Abteilung darüber detaillierte Informationen, die bei der Fehlerbehebung helfen.

Titelfoto: Steelcase
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