Work 4.0 – Viele Unternehmen fühlen sich überfordert
Nach einer ersten Hype-Welle rund um den digitalen Arbeitsplatz setzt eine gesunde Ernüchterung ein. Neben technologischen Herausforderungen sind es vor allem organisatorische Fragen, die es zu klären gilt, sagt eine neue Studie. Sie macht auch deutlich, dass bei dieser Aufgabe alle Kräfte im Unternehmen zusammenarbeiten müssen.
Der neue digitale Arbeitsplatz und die damit einhergehenden Arbeitsformen werden Unternehmen nachhaltig verändern. Nur ein kleiner Teil der Unternehmen sieht sich aktuell nicht von den jüngsten Entwicklungen betroffen. Bei allen anderen sorgt er dafür, dass Unternehmen in Deutschland Organisationsmodelle, IT-Architektur und Unternehmenskultur neu ausrichten, stellt eine Studie von Crisp Research zum „New Workplace“ fest.
„Die Unternehmen sind in der Tat dazu gezwungen, die derzeitigen Wünsche der Mitarbeiter ernst zu nehmen und die Selbstverständlichkeit der Technologien im Privatleben auch für die eigene Wertschöpfungskette und den Kundenkontakt bereitzustellen“, kommentiert Steve Janata, COO von Crisp Research und Autor der Studie. „Dies macht es notwendig, dass die Unternehmen sich strategisch, organisatorisch, kulturell und natürlich auch technisch neu oder zumindest verändert aufstellen.“
Die IT-Ausstattung allein reicht nicht
Die Studie zeigt, dass aktuell viele Anwenderunternehmen in diesen Bereich investieren. Die meisten starten mit einer entsprechenden Arbeitsplatzausstattung. Die Technologie-Landschaft muss vom Backend bis zum Endbenutzer entsprechend ausgerichtet sein, um erfolgreich digitale Arbeitsplätze bereitstellen zu können. Laut der Studie, für die Crisp Research im Auftrag von Samsung 300 IT-Fachkräfte befragt hat, erhöhen aktuell etwa 50 Prozent der Unternehmen ihre Investitionen in mobile Endgeräte, in die Anwendungslandschaft und in die Cloud.
Doch Investitionen in die Infrastruktur alleine scheinen bei weitem nicht auszureichen. So wollen etwa zwei Drittel aller Unternehmen auch die Unternehmenskultur agiler gestalten und flache Hierarchien einführen.
Die Studie macht aber vor allem eines deutlich: Auch wenn der Digital Workplace inzwischen von der Utopie zu einer realen Option geworden ist, scheint vielen Unternehmen die Entwicklung offenbar zu schnell vonstatten zu gehen. Lediglich 40 Prozent der Unternehmen sehen sich gut genug aufgestellt, um das Tempo der digitalen Innovation mithalten zu können.
Sicherheit kontra Benutzerkomfort
Sicherheit und Datenschutz gelten dabei gemeinhin als größte Herausforderung für den mobilen digitalen Arbeitsplatz. User Experience und Vernetzung stehen dem aber entgegen. So müssen die Verantwortlichen den Spagat schaffen, Sicherheit einzufordern, ohne aber dabei die Vorteile neuer Technologien hinsichtlich Benutzerfreundlichkeit zu opfern. Denn genau diese User Experience soll den Weg zum Digital Workplace ebnen. Mehr als vier Fünftel der Unternehmen wollen daher ihre Lösungen in diesem Bereich weiter ausbauen.
Ohne klare Vorgaben und Strategien aber stehen den Unternehmen hohe Risiken bevor, warnen die Autoren der Studie. Auch scheinen die Verantwortlichen davon auszugehen, dass die IT-Architektur um den digitalen Arbeitsplatz stark erweitert und zunehmend vernetzt wird. Gleichzeitig planen aber 60 Prozent der Befragten, technologisch an der bestehenden Ausstattung weitgehend festzuhalten.
Trotzdem machen 41 Prozent der Verantwortlichen klare Vorgaben bei rechtlichen Fragen und bei Compliance, auch Datenschutz und IT-Sicherheit sind für knapp 40 Prozent der Verantwortlichen von Bedeutung. Etwa ein Drittel setzt voraus, dass die Arbeitsleistung der Mitarbeiter kontrolliert werden kann. Neue Technologien sind jedoch häufig nicht für diese Anforderungen ausgelegt und gerade Cloud-Anwendungen aus dem Graubereich zwischen privater und gewerblicher Nutzung bieten in diesen Punkten wenig bis keine Vorkehrungen.
Interdisziplinäre Teams werden notwendig
Dabei müssen die Nutzung solcher Dienste und die Anforderungen der IT nicht zwangsläufig im Widerspruch stehen. „Durch datenschutzkonforme Cloud- und Collaboration-Angebote sowie eine Reihe von Management- und Sicherheitslösungen, die einen sicheren Datenzugriff der Mitarbeiter auf allen Endgeräten ermöglicht, können diese Herausforderungen überwunden werden“, glaubt Janata.
Auch wenn entsprechende Tools bereit stehen, sind innerhalb der Unternehmen klare Verantwortlichkeiten und Ressourcen nötig, um diese Ziele auch erreichen zu können. Immer häufiger gibt es daher laut Crisp Research in der Praxis interdisziplinäre Teams, Task Forces oder Digitalisierungsprojekte, in denen Vertreter verschiedener Fachbereiche die maßgebliche Verantwortung für die Gestaltung des digitalen Arbeitsplatzes übernehmen.
Etwa 60 Prozent der Unternehmen sieht die Verantwortung im Zuge des Digital Workplace klar auf eine Fachabteilung oder Organisationseinheit beschränkt. Nur 9 Prozent der Entscheider geben an, dass die Digitalisierung und der damit verbundene Aufbau des Digital Workplace ausschließlich ein Management-Thema ist.
Digital Offices
Doch in der Praxis sieht es anders aus: Nur knapp ein Fünftel der Unternehmen überlässt den Fachbereichen Freiheiten und Aufgaben, um die Umsetzung der Digitalisierung und des Digital Workplace gemäß eigener Vorgaben und Richtlinien abzubilden. 11 Prozent der Unternehmen haben dagegen tatsächlich ein Digital Office mit Vertretern verschiedener Fachbereiche, die über ein eigenes Budget und damit auch über die Projekthoheit verfügen.
Diese Digital Offices können laut Crisp vor allem in Unternehmen, in denen sich der Kulturwandel schleppend vollzieht, ein probates Mittel sein. Denn so seien Transparenz und Gleichbehandlung der Anforderungen in den Planungen sichergestellt. Dies kann zu einem gewissen Grad auch in interdisziplinären Projektgruppen ohne dedizierte Budgets und Verantwortungen gelingen. Diesen Weg schlagen laut Studie derzeit etwa 7 Prozent der Unternehmen ein.
