So bekommen Sie die versteckten Kosten der Cloud unter Kontrolle
Gerade hinsichtlich der Nutzung von KI führt am Einsatz von Cloud-Technologien kein Weg vorbei. Doch trotz aller Vorteile hat auch die Cloud ihre versteckten Kostenfallen. Wie können Einsparmaßnahmen in Einklang mit Investitionen in Cloud-Anwendungen gebracht werden?
Die effiziente Datennutzung ist der Schlüssel zu besserer Planbarkeit und zur Entwicklung und Optimierung neuer Geschäftsmodelle. Wer heute seine Daten nicht effizient nutzt, setzt seine Zukunftsfähigkeit aufs Spiel. Cloud-Technologien bieten die dafür notwendige Flexibilität und Skalierbarkeit, um die stetig anwachsenden Datenmengen – prognostiziert ist ein Anstieg auf 394 ZB im Jahr 2028 – verarbeiten zu können.
Die unsichtbare Kostenfalle der Cloud
Die Kostenstruktur muss den jeweiligen Anwendungen und Betriebsmodellen entsprechen.
Doch so viele Vorteile die Cloud für Unternehmen bietet, können auch ebenso viele Faktoren dazu führen, dass die Kosten für deren Nutzung unerwartet in die Höhe schnellen. Entscheidend ist, den individuellen Bedarf genau zu kennen und eine maßgeschneiderte Lösung für das eigene Unternehmen zu finden. Der Einsatz von KI etwa benötigt enorme Datenmengen und Rechenleistungen, die die Kosten explodieren lassen können. Auch besonders hohe Sicherheitsanforderungen, wie sie in Bereichen wie dem Finanz- oder Gesundheitswesen bestehen, müssen in die Kalkulation und die Cloud-Strategie mit einfließen.
Häufige Faktoren für unerwartet steigende Kosten sind:
→ Das Überbuchen von Cloud-Ressourcen
→ Die Speicherung überflüssiger und ungenutzter Daten
→ Das Nutzen von automatischen Skalierungs-Tools
→ Die Nutzung von KI-Anwendungen
Brachliegende Ressourcen etwa spielen eine entscheidende Rolle in Sachen Kosten. Buchen Unternehmen aus Sicherheitsaspekten mehr Cloud-Ressourcen, als aktuell benötigt werden, verlieren sie bares Geld. Diese Fehlkonfigurationen können als Cloud-Waste bezeichnet werden. Häufig fehlt eine systematische Überprüfung der tatsächlichen Nutzung der gebuchten Cloud-Services. Dadurch bleiben Module und Benutzerlizenzen bestehen, die gar nicht oder nur eingeschränkt verwendet werden. Ungenutzte Ressourcen betreffen rund die Hälfte aller Unternehmen, die auf Cloud-basierte Anwendungen setzen. Bereits im Jahr 2022 beliefen sich die Cloud-Waste-Kosten auf 32 % bemessen an dem weltweiten Ausgabevolumen.
Monitoring ist nur Teil der Lösung
Den Gegenpart zum ungenutzten Cloud-Potenzial stellt die Speicherung überflüssiger Daten – sogenannten Dark Data – dar. Oftmals werden einmal genutzte Daten abgelegt, gespeichert und nie wieder genutzt. Hier braucht es ein tiefes Verständnis davon, welche Daten überhaupt gebraucht werden und wie lange die genutzten Daten gespeichert werden müssen. Typischer Datenmüll sind Duplikate, veraltete Dokumente oder falsch abgelegte Dateien, deren Existenz unbekannt ist. Diese Dark Data nehmen Speicherplatz und Rechenleistung in Anspruch, was einen Anstieg des Stromverbrauchs zur Folge hat. Dieser erhöhte Energiebedarf erzeugt nicht nur Kosten, sondern auch CO2-Emissionen. Unternehmen sollten also nicht nur aus Ressourcen-, sondern auch aus Nachhaltigkeitsgründen ein Interesse daran haben, Dark Data zu entsorgen.
Automatische Skalierungstechnologien, die diese Probleme adressieren und zur Kostenoptimierung beitragen sollen, sind zwar prinzipiell sinnvoll, bringen aber ebenfalls Herausforderungen im Cloud-Kostenmanagement mit sich. Die Tools überwachen die CPU-Auslastung, den Arbeitsspeicher und den Netzwerkverkehr und schlagen aus, sobald ein festgelegter Schwellenwert überschritten wird. Bei einer CPU-Auslastung von beispielsweise 80 Prozent löst das Tool einen Mechanismus aus, der zusätzliche Ressourcen wie Speicherkapazitäten oder Recheninstanzen aktiviert, um die gestiegene Last zu bewältigen. Allerdings birgt die automatische Skalierung das Risiko, auch bei unerwarteten Lastspitzen zu reagieren, verzögert zu reagieren oder generell falsch konfiguriert zu sein.
Effektive Kostenkontrolle setzt Teamwork voraus
Wie so häufig sind das Aufbrechen von Silos in den Unternehmen und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit auch in Sachen Cloud-Kosten einer der Schlüssel zum Erfolg. Das fehlende Wissen und auch der häufig mangelhafte Austausch zwischen den einzelnen Abteilungen können dafür sorgen, dass Technologien am eigentlichen Bedarf vorbei gekauft oder auch falsch eingesetzt werden.
Nur wenn es ein gemeinsames Verständnis für die Ziele der Cloud-Nutzung gibt, führt die Cloud-Strategie zum Erfolg.
Für Unternehmen heißt das konkret: Nicht der CIO (Chief Information Officer) allein ist für den Erfolg bei Cloud-Kostenmanagement verantwortlich – die Zusammenarbeit verschiedener Fachabteilungen ist entscheidend. Cloud-Software-Ingenieure sind dafür verantwortlich, Anwendungen so zu entwickeln, dass sie Ressourcen schonen und kosteneffizient sind. Gleichzeitig sind IT-Administratoren dafür zuständig, die Ressourcennutzung zu überwachen und sicherzustellen, dass keine unnötigen Kosten entstehen. Die Finanzabteilung bringt die notwendige Kostentransparenz und Datenanalyse in den Prozess ein. Nur wenn alle Seiten Hand in Hand arbeiten und ein gemeinsames Verständnis dafür entwickeln, welche Ziele mit der Nutzung der Cloud erreicht werden sollen, führt die Cloud-Strategie zum Erfolg.
FinOps als Schlüssel zur Kosteneffizienz
Genau hier kommt der Begriff FinOps (Financial Operations) ins Spiel. FinOps ist eine Disziplin, die das Finanzteam, das Cloud-Team und die IT-Abteilungen miteinander verbindet, um eine bessere Transparenz, Kontrolle und Effizienz bei der Verwaltung von Cloud-Kosten zu erreichen. Das beginnt bereits im Bereich Vertrags- und Lizenzmanagement: Verträge mit Cloud-Anbietern sollten von Anfang an optimal gestaltet sein. Hierzu gehört das Überwachen von Rabatten, Sonderkonditionen und das Ausschöpfen von Preisvorteilen, die sich durch langfristige Vereinbarungen oder Vorauszahlungen ergeben. FinOps trägt dazu bei, die bestmöglichen Preisstrukturen zu wählen und ungenutzte oder unnötige Services zu eliminieren.
Neben den technischen und organisatorischen Maßnahmen der FinOps, ist auch ein unternehmensweiter Kulturwandel erforderlich. Das Bewusstsein dafür, wie die Cloud genutzt wird und welche Kosten damit verbunden sind, helfen dabei, Kostenfallen zu umgehen. Schulungen und Workshops unterstützen dabei, dieses Wissen zu verbreiten und sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden verstehen, wie sie zur Reduzierung der Kosten beitragen können.
Wie löse ich das Problem der Cloud-Kostenfalle?
1Transparenz über Cloud-Nutzung schaffen: Der erste Schritt zur Kontrolle der Cloud-Kosten besteht darin, ein fundiertes Verständnis für Daten, Cloud-Technologien und deren Kostenstrukturen zu entwickeln. Wichtig ist es, stets im Blick zu behalten, welche Abteilungen oder Teams welche Ressourcen nutzen – und wofür. Ebenso essenziell ist das Wissen über die Häufigkeit der Nutzung sowie die Anzahl der Nutzerinnen und Nutzer. Regelmäßige Audits helfen dabei, versteckte Kostenfallen frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden.
2Ressourcenbedarf realistisch einschätzen: Eine präzise Planung des Ressourcenbedarfs ist entscheidend, um Überbuchungen und unnötige Ausgaben zu vermeiden. Analyse-Tools unterstützen bei regelmäßigen Reviews über den tatsächlichen Speicherbedarf, Rechenleistung und Cloud-Ressourcen.
3Einsatz von maßgeschneiderten Lösungen: Der Schlüssel zur erfolgreichen Kostenkontrolle in der Cloud liegt in einem individuellen Ansatz. Unternehmen können nicht einfach eine Standardlösung implementieren und erwarten, dass sie damit alle Herausforderungen meistern werden. Individuell zugeschnittene Lösungen auf die Bedürfnisse eines Unternehmens ermöglichen eine gezielte Kostenoptimierung. Als Unternehmen bietet sich dabei an, eigene Tools zu entwickeln oder die Standardlösungen individuell zu konfigurieren, um sich die Kontrolle über Ausgaben zurückzuholen.
4Kontinuierliches Monitoring und Optimierung: Entscheidend für das Cloud-Kostenmanagement ist dabei, kontinuierlich zu prüfen, welche Ressourcen tatsächlich genutzt werden und welche möglicherweise überflüssig sind. Diese Überwachung der Cloud-Nutzung muss als fortlaufender Prozess etabliert werden, da die Cloud-Kostenkontrolle kontinuierlich angelegt ist. Unternehmen sollten daher die Kosten und Ressourcen in Echtzeit überwachen, um schnell auf Veränderungen reagieren zu können. Durch automatisierte Budgetüberwachung, Alarme bei Kostenabweichungen und regelmäßige Reports lässt sich eine laufende, transparente Kostenkontrolle sicherstellen.
5Interdisziplinäre Zusammenarbeit fördern: Wenn IT, Finanzabteilung und Entwicklung gemeinsam an einem Strang ziehen, ist das der erste wichtige Schritt. Das entsprechende Rahmenwerk der FinOps schafft eine Grundlage für das Verständnis der Kostenstruktur, hilft, Schwachstellen aufzudecken und schnell entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.
