Enterprise Search – Tipps für die Einführung einer Unternehmenssuche

Die Suche nach Informationen innerhalb des Unternehmens ist häufig sehr zeitaufwändig. Eine Suchmaschine für das Intranet ist jedoch nur die halbe Miete. Hier einige Tipps, um die Suche in Ihren Unternehmensdaten effektiver zu gestalten.

Überflüssige Duplikate, fehlende Dokumente, ein Projekt-Status, der seit zwei Jahre nicht aktualisiert wurde – solche Suchergebnisse kosten bestenfalls eine Menge Arbeitszeit, verursachen aber auch Frustration und Fehler.

Eine Kultur des Archivierens wichtiger Informationen, vor allem aber eine Suche, die auch die gewünschten Ergebnisse liefert, ist in vielen Organisationen überhaupt nicht oder zumindest noch nicht vorhanden. Eine schon etwas ältere McKinsey-Studie zeigt, dass der so genannte Information Worker im Schnitt 1,8 Stunden pro Tag oder 9,3 Stunden pro Woche mit der Suche nach Informationen verbringt.

Die gesuchten Informationen können beispielsweise Mitarbeiterprofile, interne Adressen, Verantwortliche für einen Bereich, Regeln, Listen oder Vorlagen sein. Das Suchen, oder vielmehr das Finden der richtigen Dokumente zum rechten Zeitpunkt ist also eine wichtige Säule der digitalen Transformation. Bei der Einführung einer Suche für Ihre Unternehmensdaten sollten Sie folgendes beachten: 

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Räumen Sie Ihren Datenbestand auf. Eine gute Datenpflege, bei der Doubletten oder veraltete Informationen aussortiert oder entsprechend behandelt werden, ist enorm wichtig. Zudem sollten Mitarbeiter dazu angehalten werden, Dokumente in den entsprechenden Bibliotheken und nicht in irgendwelchen Cloud-, PC- oder Netzwerklaufwerken abzulegen.

Strukturieren Sie Ihre Daten. Eine Metadaten-Verwaltung, eine Verschlagwortung und eine Kategorisierung würde Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Filter zu setzen und erleichtert Ihren damit die Suche. Das setzt allerdings voraus, dass Sie sich vorher einige Gedanken darüber machen, nach welcher Art Informationen und nach welchen Kriterien Ihre Mitarbeiter üblicherweise suchen.

Machen Sie die Suchfunktion allgegenwärtig. Machen Sie so viele Informationen wie möglich/erlaubt für die Suchmaschine verfügbar und machen Sie das Suchfeld überall sichtbar, wo es etwas zu finden gibt.  

Bleiben Sie dran. Wissensmanagement endet nicht mit der Inbetriebnahme einer Suchmaschine. Werten Sie die Suche in regelmäßigen Abständen aus und optimieren Sie nach den Erkenntnissen Ihren Datenbestand, seine Struktur und seine Verschlagwortung. 

Die Verbesserung der Suchfunktionalität erfordert eine Vorab-Investition. Die Rendite solcher Investitionen kommt in Form wiedergewonnener Arbeitszeit und Produktivität. Besonders für Unternehmen mit einem großen Bestand an Dokumenten und Inhalten können diese Zugewinne beachtlich sein.

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