Ein Wiki als Grundlage fürs Wissensmanagement

Frank Bärmann8. Mai 2018

Flexible Arbeitsmodelle und dezentralisierte Unternehmen brauchen ein modernes Wissensmanagement, um wichtige Informationen im Unternehmen zu sammeln, zu konservieren und allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Ein Wiki-System könnte hier eine passende Lösung sein.

Der Begriff „Arbeit 4.0“ ist eng verknüpft mi neuen Arbeitsformen und Arbeitsverhältnissen und wird derzeit wohl am meisten über die Flexibilisierung von Arbeitszeit und Arbeitsort diskutiert. Laptop und Schreibtisch reichen heute in vielen Berufen aus, um theoretisch von jedem beliebigen Ort auf der Erde im Team oder an einem Projekt zu arbeiten. Das ist zwar ein Vorteil, birgt aber auch einige Risiken und Schwierigkeiten.

Denn viele Dinge, die in klassisch organisierten Unternehmen gewachsen sind und gelebt werden, fallen bei quer über den Erdball verteilten Mitarbeitern fast völlig weg. Dinge wie Unternehmenskultur, interne Regeln und Arbeitsweisen bis hin zu Team-Besprechungen, mündlichen Absprachen und den Austausch von Informationen im sogenannten Flurfunk verkümmern, wenn man sich nicht aktiv auf einem anderen Weg als bisher darum kümmert.

Die Frage „Wo finde ich den Urlaubsantrag?“ sollte auch von unterwegs beantwortet werden können. (Foto: Team Babel)

Die Kommunikation untereinander und der Austausch im Team wird beispielsweise über moderne Video-Konferenzsysteme und interne Chat- und Projekträume organisiert. Gemeinsame Arbeit an Dokumenten wird über Cloud-Lösungen realisiert. Doch auch Fragen wie „Wo finde ich den Urlaubsantrag?“ oder „Wie lautet die offizielle E-Mail Signatur?“ oder „Wie lautet nochmal der Name des neuen Marketingleiters?“ müssen bei Unternehmen, die auf dezentrale Arbeitsmodelle setzen, irgendwie zentral beantwortet werden. Hier wäre ein einfaches, gemeinsam zu pflegendes und von jedem Punkt der Erde aus zu bedienendes System sinnvoll. Eine Möglichkeit wäre ein Wiki.

WikiWiki – schnelles suchen, finden, zusammenarbeiten

Ein Wiki ist eine einfach zu nutzende Online-Plattform für den Austausch von Informationen und Dokumenten. Es genügt ein Browser, um Beiträge zu schreiben, zu editieren oder ganze Dateien ins Wiki einzustellen. Der Name Wiki stammt aus Hawaii und bedeutet „schnell“. Die dortigen Schnellbusse heißen WikiWiki, wobei die Verdoppelung im Hawaiischen für die Steigerung „sehr schnell“ steht.

Die Grundidee des Wikis ist das gemeinschaftliche Arbeiten an Texten, ggf. ergänzt durch Fotos oder andere Medien. Dadurch, dass jeder Teilnehmer einfach über den Browser mitwirken kann, gelingt eine kollaborative Sammlung von Wissen. Jeder kann sein Wissen im Wiki ablegen und mit anderem Wissen ergänzen. Durch das Hinzufügen von Schlagworten und Kategorisierungen wird eine Struktur aufgebaut, die das Recherchieren in dem »konservierten« Wissen einfach macht. Das wohl bekannteste und größte Beispiel ist die freie Online-Enzyklopädie Wikipedia.

Es gibt eine ganze Reike firmentauglicher Wiki-Systeme auf dem Markt. Dazu gehören das Open-Source-Projekt Twiki, das kommerzielle Confluence des Jira-Herstellers Atlassian oder das auf der Wikipedia-Engine basierende BlueSpice MediaWiki. Aus Deutschland kommt das von der Berliner Cosmocode als Open-Source-Projekt vorangetriebene DokuWiki. Das Beratungshaus team babel AG aus Herzogenrath bei Aachen hat letzteres unter dem Namen Wiki Babel zu einem Unternehmens-Wiki weiterentwickelt. Es illustriert recht gut, warum Wiki-Systeme als solide Basis fürs Wissensmanagement dienen können:

Vorteil 1: Wiki-Systeme sind bekannt
Besonders jüngeren Menschen, Web-Workern und Internet-Begeisterten sind Wiki-Systeme durch die Wikipedia Enzyklopädie bekannt. Einige arbeiten sogar aktiv mit bei der Wikipedia-Community.

Vorteil 2: schlank und nutzerorientiert
Es ist ein schlankes Dokumentenmanagement-System, einfach zu bedienen und dennoch ausgestattet mit allen notwendigen Funktionen fürs Wissensmanagement. Informationen sind über eine Volltextsuche schnell gefunden, Seiten sind einfach erstellt, verschlagwortet und werden untereinander nur verlinkt.

Vorteil 3: von jedem Punkt der Erde erreichbar
Es ist webbasiert und damit grundsätzlich von überall aus bedienbar. Jeder Nutzer mit den entsprechenden Berechtigungen kann sich von überall einloggen und mitarbeiten bzw. Informationen abrufen. Zudem ist das System plattformunabhängig und kommt dadurch dem Konzept „Bring your own device“ entgegen.

Vorteil 4: anpassbar und erweiterbar
Es bietet bereits viele Erweiterungen, Designs und Oberflächen. Durch die Nutzung des Open-Source-Systems DokuWiki sind viele Erweiterungen möglich.

Vorteil 5: Versionsverwaltung und Rechteverwaltung
Es bietet eine ausgefeilte Rechte- und Versionsverwaltung (alle Änderungen werden protokolliert).

Durch die ausgefeilte Benutzerrechte-Verwaltung ist es möglich, die Verwaltung der Strukturen in die Hände weniger Mitarbeiter zu legen, während die inhaltliche Pflege auf viele verteilt werden kann.

Urlaubsanträge, Arbeitsanweisungen, Organisationsrichtlinien, Telefonlisten und andere für alle wichtigen und gültigen Dokumente und Informationen liegen in der aktuellsten Version immer an der gleichen Stelle (und sind schreibgeschützt). Benötigt ein Mitarbeiter beispielsweise ein Formular, so kann er über den Link im Wiki dieses öffnen, ausdrucken und ausfüllen, jedoch nicht bearbeiten.

Im Zuge der Digitalisierung setzen Unternehmen häufig auf demokratische Entscheidungsprozesse und eine offene Vorschlagskultur. Alle diese Dinge sind mit einem Wiki umsetzbar. Wiki-Babel beispielsweise bietet eine sog. Post-It-Funktion, bei der jede(r) Mitarbeiter(in) Tipps, Ratschläge und allgemein nützliche Gedanken ins Unternehmens-Wiki eintragen kann, auf die jeder andere Mitarbeiter Zugriff hat.