Die europäische Datenstrategie setzt eine digitale Transformation der Dokumente voraus

Die Europäische Union will ein papierloses, digitales Europa schaffen mit einem Binnenmarkt für Daten. Doch dazu braucht es viel mehr als nur das Einscannen von Papier. 

Das Fundament der digitalen Transformation bilden Daten. Dessen ist sich auch die Europäische Kommission bewusst. Sie geht davon aus, dass auf die „Data Economy“ im Jahr 2025 in der Europäischen Union ein Umsatzvolumen von 829 Milliarden Euro entfallen wird. Dies entspricht 5,8 Prozent des Bruttoinlandsprodukts in der EU-Wirtschaftszone. Damit diese Prognosen Realität werden, hat die EU-Kommission eine europäische Datenstrategie entwickelt, mit der sie einen Binnenmarkt für Daten anstrebt. Auf ihm sollen Daten innerhalb der EU branchengreifend verfügbar sein.

In Verträgen sind wichtige Daten eingesperrt – auch diese müssen digitalisiert werden.

Im Detail sollen Unternehmen, Organisationen und öffentliche Einrichtungen Daten-Pools aufbauen, die allen Teilnehmern zur Verfügung stehen. Vorgesehen sind beispielsweise Datenräume für den Finanz- und den Industriesektor, für Energieunternehmen, Behörden, die Gesundheitsbranche und Anbieter von Mobilitätsservices. Ein Regelwerk soll sicherstellen, dass alle Nutzer gleichberechtigt auf diese Daten zugreifen können.

Noch viele analoge statt digitaler Prozesse

So weit, so gut. Doch damit sich die erhofften positiven Effekte eines Datenmarktes einstellen, müssen Unternehmen und Organisationen zunächst einmal bei den Basics ansetzen. Dabei sind mehrere Faktoren zu beachten. Zum einen reicht es nicht aus, Daten zu sammeln. Vielmehr kommt es darauf an, solche Informationen in den entsprechenden Geschäftskontext zu setzen, zu analysieren und zu interpretieren. Hilfestellung geben dabei Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) in Verbindung mit Big Data & Analytics.

Zum anderen ist es notwendig, vorhandene Geschäftsdokumente zu digitalisieren. Erst dann kann ein Unternehmen datenbasierte Geschäftsmodelle entwickeln und digitale Prozesse einführen. Doch analoge Prozesse auf Basis von Papierdokumenten spielen in deutschen Unternehmen immer noch eine Rolle, so eine Studie des deutschen Digitalverbands Bitkom von 2019. Ihr zufolge haben bislang 47 Prozent der mittelständischen Firmen in Deutschland Geschäftsdokumente in ein digitales Format überführt. Das heißt, mehr als die Hälfte setzt zumindest teilweise weiterhin auf papiergestützte Prozesse. Solche Unternehmen sind somit nicht in der Lage, in vollem Umfang von einem europäischen Datenmarkt zu profitieren.

Ein Großteil der Daten, die für die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens wichtig sind, ist in Dokumenten enthalten, doch es fehlt eine ganzheitliche Sicht auf diese Informationen. Einen Ausweg bietet die Digital Document Transformation. Quelle: Conga)
Ein Großteil der Daten, die für die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens wichtig sind, ist in Dokumenten enthalten, doch es fehlt eine ganzheitliche Sicht auf diese Informationen. Einen Ausweg bietet die Digital Document Transformation. (Quelle: Conga)

Hinzu kommt ein dritter Faktor: Unterlagen wie Verträge, inklusive Vertragsklauseln, Angebote sowie Produkt- und Marketingmaterialien liegen zwar möglicherweise bereits in digitaler Form vor. Doch sie sind gewissermaßen in Datensilos eingesperrt. Zu diesen Daten zählen beispielsweise Kundeninformationen in CRM-Systemen (Customer Relationship Management) sowie Verträge. Sie enthalten eine Fülle von Informationen: welche Vertragsklauseln für Kundengruppen gelten, welche Zahlungs- oder Lieferkonditionen ihnen eingeräumt wurden, wie oft ein Kunde bestimmte Produkte und Services ordert und welche Exportbestimmungen für Nutzer in bestimmten Regionen gelten.

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Ausweg: Digital Document Transformation (DDX)

Solche antiquierten Abläufe kosten Zeit und erhöhen die Fehlerquote. Abhilfe schafft ein Ansatz, der über die Digitalisierung von Dokumenten hinausgeht: die Digital Document Transformation (DDX). Während Digitalisierungsprojekte sich auf die Effizienz und den Ablauf von digitalen Prozessen konzentrieren, setzt DDX bereits eine Ebene früher an: bei den Grundlagen dieser Prozesse. Dies sind Dokumente und die darin enthaltenen Daten. 

Durch eine umfassende Digitalisierung von Dokumenten sinkt das Risiko, dass Kunden veraltete Informationen erhalten.

Das Ziel einer DDX-Strategie besteht darin, diese Daten mit anderen Informationen auf sinnvolle Weise zu verknüpfen. Das sind beispielsweise Kundeninformationen in CRM-Systemen und Vertragsklauseln, die für Kunden oder Partnerunternehmen gelten. Es lassen sich jedoch auch Verknüpfungen zu Marktinformationen sowie zu Dokumenten herstellen, die in Bereichen wie der Fertigung anfallen. Dies sind beispielsweise Daten über Vorbuchungen bestimmter Produkte und die verfügbaren Produktionskapazitäten. Berücksichtigt werden sollten zudem Prozesse wie die Verwaltung von Vertragsklauseln sowie die Freigabe von Dokumenten durch Bereichsleiter und Rechtsexperten, inklusive elektronischer Signaturen.

Praxisbeispiel: Ein Angebot erstellen

Wie lässt sich das in der Praxis umsetzen? Ein Beispiel ist ein Angebot, das ein Vertriebsmitarbeiter eines Maschinenbauunternehmens für einen Interessenten erstellt. Es soll eine Aufstellung mit dem Zubehör und den ergänzenden Services enthalten, die für die Maschine verfügbar sind. 

Die herkömmliche Vorgehensweise sieht so aus: Der Bearbeiter durchsucht Datenbanken oder ältere E-Mails nach Listen, in denen das Zubehör für die Maschine aufgeführt ist und kopiert diese Daten von Hand in das Angebot. Dabei besteht die Gefahr, dass der Mitarbeiter auf veraltete Informationen zurückgreift. Zudem prüft der Fachmann, ob es sich um einen Neu- oder Bestandskunden handelt, welche Vertragskonditionen für diese Kundengruppe zur Auswahl stehen und welche Vertragsklauseln für den Interessenten gelten. Auch solche Informationen integriert er manuell in das Angebot. Abschließend übermittelt der Vertriebsfachmann den Entwurf zur Freigabe an seinen Vorgesetzten und die Rechtsabteilung. 

Der Status des Vertragsmanagements in Europa: Ein beträchtlicher Teil basiert auf manuellen Prozessen, Papierdokumenten und "Copy-and-Paste"-Aktionen. (Quelle: Conga)
Der Status des Vertragsmanagements in Europa: Ein beträchtlicher Teil basiert auf manuellen Prozessen, Papierdokumenten und „Copy-and-Paste“-Aktionen. (Quelle: Conga)

Anders ist der Workflow, wenn eine DDX-Lösung zum Einsatz kommt: In diesem Fall ergänzt das DDX-System das Angebotsschreiben quasi auf Knopfdruck um eine aktuelle Liste mit den Zubehör- und Service-Optionen. Diese Daten werden in einem zentralen Repository vorgehalten und permanent aktualisiert. Es besteht somit keine Gefahr, dass der Kunde veraltete Informationen erhält.

Dasselbe Prinzip kommt bei Vertragsklauseln, Rabattkonditionen und rechtlichen Vorgaben zum Zuge. Ein zentrales Klauselmanagement stellt beispielsweise individuelle Vertragskomponenten für unterschiedliche Kundengruppen bereit. Alle Informationen werden regelmäßig von den entsprechenden Fachabteilungen geprüft und angepasst. Auch Daten und Dokumente aus externen Quellen lassen sich einbinden, etwa aus den Daten-Pools der EU. Nimmt der Kunde das Angebot an, lässt sich der Vertragsabschluss mithilfe einer elektronischen Signatur besiegeln. 

Schneller und effizienter

Ein Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass sie die Zeit reduziert, um Dokumente, Vertragsunterlagen und Angebote zu erstellen. Laut einer Studie von Conga wünschen sich 38 Prozent der Vertriebsspezialisten solche „schlankeren“ Prozesse. Am wichtigsten ist für diese Fachleute jedoch, dass Digital Document Transformation ihnen die Daten zugänglich macht, die in Dokumenten enthalten sind (41 Prozent). 

Unternehmen in anderen Regionen sind bei der Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben erfolgreicher als europäische Firmen. (Quelle: Conga)
Unternehmen in anderen Regionen sind bei der Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben erfolgreicher als europäische Firmen. (Quelle: Conga)

Rechtsabteilungen wiederum bietet ein DDX-Ansatz den Vorteil, dass sich Prozesse automatisieren lassen (45 Prozent). Das gilt vor allem für Vorgänge wie Freigaben, die sich häufig wiederholen (49 Prozent). Hinzu kommen Vorteile wie ein vermindertes Risiko, dass fehlerhafte Unterlagen an Kunden oder Interessenten übermittelt werden. Für die IT-Abteilungen wiederum sind Aspekte wie ein automatisiertes Datenmanagement wichtig, das sich mithilfe von DDX umsetzen lässt (51 Prozent).

Datenschutzkonformität

Damit Unternehmen und Organisationen DDX akzeptieren, müssen jedoch nicht nur die technologischen Voraussetzungen vorhanden sein. Auch der Schutz der Informationen muss gegeben sein, zudem die Vereinbarkeit der Bearbeitung von Daten und Dokumenten mit Datenschutz -und Compliance-Vorgaben. Eine DDX-Lösung muss daher in der Lage sein, Regelungen wie die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSVGO) umzusetzen. Im Fall der EU-Daten-Pools ist dies eine Aufgabe, die der EU-Kommission zufällt. Sie muss einen rechtlichen Rahmen schaffen, der die Nutzung von Daten und Dokumenten regelt. Das betrifft den Austausch von Daten und Dokumenten zwischen den Unternehmen sowie zwischen ihnen und öffentlichen Einrichtungen. 

Unabhängig davon sollten Unternehmen prüfen, ob eine DDX-Lösung die Anforderungen der DSGVO erfüllt. Das gilt vor allem für Cloud-Plattformen, die über Rechenzentren in unterschiedlichen Regionen und Rechtsräumen verfügbar sind. In den letzten Jahren wurden die virtuellen Grenzen in der Cloud bedeutend ausgebaut. Die DSGVO erlaubt es persönlichen Daten nur dann die EU zu verlassen, wenn die Unternehmen über entsprechende Sicherheitsvorkehrungen verfügen oder wenn das Zielland ein angemessenes Schutzniveau vorweisen kann. Die Notwendigkeit, Daten aus der EU zu exportieren, hat ein Dutzend Länder, darunter Japan und Amerika, dazu gedrängt, strengen Datenschutzbestimmungen zuzustimmen.

Fazit

Die Initiative der EU-Kommission, die europäische Data Economy zu stärken, ist zweifellos zu begrüßen. Doch allein mit dem Aufbau von Daten-Pools ist es nicht getan. Vielmehr müssen die Unternehmen in der EU zunächst die „Datenschätze“ heben, die in ihren Dokumenten verborgen sind. Nur dann lässt sich die Idee der Europäischen Kommission mit Leben füllen.


Über den Autor

Matt Tuson ist Senior Vice President und Managing Director EMEA beim Spezialisten für Dokumentenmanagement Conga. Er gilt als treibende Kraft für die Geschäftsstrategie des Anbieters und verantwortet seine europaweite Expansion. Zuvor diente er als Vice President bei Salesforce sowie bei NewVoiceMedia. Tuson ist spezialisiert auf Digital Document Transformation (DDX), Contract Lifecycle Management, Cloud Computing und CRM. In dieser Eigenschaft unterstützt er Unternehmen bei ihrer digitalen Transformation.

 

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