Das Arbeitszeugnis und seine Erstellung: Digitales Update erwünscht
Der Aufwand der Personalabteilung in Zusammenhang mit der Erstellung von Arbeitszeugnissen wird gerne unterschätzt. Digitale Tools können viel dazu beitragen, den dazugehörigen Prozess zu vereinfachen und den Aufwand drastisch zu senken.
Jeder Arbeitgeber ist rechtlich verpflichtet, einem ausscheidenden Mitarbeitenden auf Wunsch ein Arbeitszeugnis auszustellen. Dieses muss wahr, wohlwollend sowie qualifiziert sein und wird benötigt, um sich auf zukünftige Arbeitsstellen zu bewerben. Das Zeugnis ist am letzten Arbeitstag fertigzustellen und zeitnah zu übergeben. Wenn man bedenkt, dass, so die aktuelle Haufe Zeugnis Studie, Arbeitgeber im Durchschnitt 41 Zeugnisse pro Monat erstellen müssen, ist der Arbeitsaufwand entsprechend herausfordernd. Dies umso mehr, als dass der Prozess noch lange nicht so digitalisiert ist, wie er sein könnte.
Bis zu 25 Prozent der Mitarbeitenden klagen über die lange Wartezeit, bis sie ihre Beurteilung in den Händen halten.
Die Haufe Zeugnis Studie zeigt: Die digitale Zeugnisherstellung liegt im Trend, es ist aber noch Luft nach oben. Der Einsatz digitaler Tools zur Zeugniserstellung hat sich seit 2015 von 15 auf 30 Prozent deutlich gesteigert, doch viele Unternehmen erstellen weiterhin ihre Zeugnisse mit Word oder Excel. Hinzu kommt ein langwieriger und umständlicher Abstimmungs- und Erstellungsprozess, bei dem oftmals der Überblick verloren geht, welcher der Beteiligten am Prozess der Zeugniserstellung gerade am Zeugnis arbeitet.
Die Prüfung auf Rechtssicherheit
Dies führt häufig zu großer Unzufriedenheit, nicht nur bei HR und Führungskräften, sondern auch bei den ausscheidenden Mitarbeitenden. Bis zu 25 Prozent der Mitarbeitenden klagen über die lange Wartezeit, bis sie ihre Beurteilung in den Händen halten. Schließlich wird das aktuelle Zeugnis meist für die Bewerbung für einen neuen Job benötigt. Nichtsdestotrotz wird, dem Arbeitszeugnis bei den Befragten noch immer ein hoher Stellenwert attestiert: 32 Prozent der Befragten der Zeugnisstudie sehen die Beurteilung durch den ehemaligen Arbeitgeber als zweitwichtigste Unterlage – direkt hinter dem Lebenslauf.
Die Ergebnisse der Studie zeigen eine interessante Abweichung zwischen dem subjektiven Sicherheitsempfinden im Umgang mit Arbeitszeugnissen und den tatsächlichen rechtlichen Problemen, die in diesem Bereich auftreten. Obwohl sich die Mehrheit der HR-Mitarbeitenden (96 %) und Führungskräfte (94 %) in ihrer Expertise sicher fühlen, häufen sich die Beschwerden (62 %) über die rechtliche Korrektheit der Zeugnisformulierungen, insbesondere in Unternehmen ohne spezialisierte Software. Zum Vergleich: Dies ist nur in 42 Prozent der Unternehmen, die auf eine Zeugnissoftware zurückgreifen, der Fall.
Die wachsende Zahl an Rechtsstreitigkeiten rund um Arbeitszeugnisse untermauert diese Problematik: 2015 gaben 26 Prozent der Befragten an, dass es diesbezüglich zu Gerichtsverfahren kam. Im Jahr 2023 stieg diese Zahl bereits auf 35 Prozent. Schulungen und die Nutzung professioneller Zeugniserstellungssoftware können helfen, diese Probleme im Zusammenhang mit Arbeitszeugnissen zu minimieren.
Was HR und Chefetage unzufrieden stimmt
Nicht nur die ausscheidenden Mitarbeitenden sind oft unzufrieden mit dem Inhalt ihrer Zeugnisse und der Dauer bis zu deren Erhalt. Auch die befragten HR-Mitarbeitenden und Führungskräfte vieler Unternehmen sind generell unzufrieden mit den aktuellen Prozessen und der Zeit, die bis zur Fertigstellung des Zeugnisses vergeht.
Die Hauptkritikpunkte der HR-Abteilungen sind laut Studie fehlende Softwarelösungen (42 %), langwierige Abstimmungsprozesse (38 %), unklare Workflows (25 %) und dass zu viele Stellen an der Zeugniserstellung beteiligt sind (25 %).
Führungskräfte stimmen mit ihren Mitarbeitenden aus der Personalabteilung überein, dass die Zeugnisse oftmals zu lange im HR-Bereich liegen (47 %). Außerdem beklagen sie den mangelnden Überblick über den Status der Zeugnisse (37 %) und dass es zu vielen Unstimmigkeiten in der Tätigkeitsbeschreibung gibt (32 %). Um die Unzufriedenheit aller Beteiligten zu beseitigen, ist ein optimierter Erstellungsprozess erforderlich.
Warum man der Zeugniserstellung mit Word und Excel ade sagen sollte
Der durchgehende Einsatz einer digitalen Lösung kann die Bearbeitungszeit von Arbeitszeugnissen erheblich verkürzen und somit das Leben der HR-Mitarbeitenden erleichtern. Durch einen vorgegebenen Prozess werden Abstimmungen effektiver und es ist leichter, den Überblick zu behalten, da alle Beteiligten sofort erkennen können, bei wem das Zeugnis gerade liegt und welche Schritte als nächstes erforderlich sind.
Die Textbausteine eines digital erstellten Zeugnisses sind garantiert rechtssicher.
Die Zusammenarbeit zwischen HR und den Führungskräften wird verbessert, indem diese einfacher in den Erstellungsprozess integriert werden und die Workflows damit optimiert sind. Zudem erspart eine digitale Lösung den zeitraubenden Versand von Dokumenten mit Bewertungen oder Formulierungen in verschiedenen Versionen per E-Mail.
Auch in rechtlicher Hinsicht kann die Arbeit erleichtert werden: Basierend auf der Bewertung durch die Führungskraft und den Angaben der Fachabteilung erstellt eine Software automatisch ein rechtssicheres Zeugnis. Sie verwendet rechtlich geprüfte und flexibel kombinierbare Textbausteine, was HR mehr Sicherheit geben und letztlich zu weniger gerichtlichen Auseinandersetzungen führen kann. Außerdem kann das Zeugnis am Ende zusätzlich individuell angepasst und verändert werden, falls etwas noch nicht passend sein sollte.
Von ‚stets bemüht‘ zu ‚zu unserer vollsten Zufriedenheit‘
Die Digitalisierung der Arbeitszeugniserstellung konsequent voranzutreiben, ist längst überfällig und wird auch, laut Angaben der Befragten in der Haufe Zeugnis Studie, vermehrt gewünscht. Durch den Einsatz spezieller Software wie dem Haufe Zeugnis Manager lassen sich viele Herausforderungen bewältigen, was eine Win-Win-Situation für HR, Führungsebene und Mitarbeitende schafft. Der digitale Prozess verbessert die interne Zusammenarbeit, ermöglicht schnellere und rechtssichere Beurteilungen und spart allen Beteiligten erheblichen Aufwand, Stress und Unzufriedenheit.
In einer Zeit, in der Effizienz und Genauigkeit immer wichtiger werden, führt die Investition in innovative Technologien zu einer deutlichen Verbesserung der HR-Prozesse und verwandelt den Vorgang von „stets bemüht“ zu „zu unserer vollsten Zufriedenheit“. Ohne diese Modernisierung riskieren Unternehmen, im bürokratischen Sumpf stecken zu bleiben, während der Druck zur Optimierung weiter steigt.
Über die Studie:
Für die Haufe Zeugnis Studie befragte die RIM Marktforschung GmbH im Herbst 2023 in einer branchenübergreifenden Online-Umfrage in deutschen Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden 410 Personen. Davon waren 25 % HR-Verantwortliche, 25 % Führungskräfte und 50 % Mitarbeitende. Die aktuelle Haufe Zeugnis Studie erlaubt Vergleiche zu der Haufe Zeugnis Studie 2015, die mit nahezu identischen Fragen durchgeführt wurde.
