4 Lektionen für HR in 2024: Daten und Menschen in Einklang bringen

Ein Gastbeitrag von Dr. Andreas Irmer, Cegid24. April 2024

Das moderne Personalwesen muss als strategischer Partner der Geschäftsleitung agieren, dessen Aufgabe es ist, dem Unternehmen beim Bewältigen großer Herausforderungen zu helfen. Die intensive Arbeit mit Daten ist zu diesem Zweck unerlässlich.

HR-Abteilungen kämpfen oft gegen das veraltete Klischee an, bloße Verwalter von Personalakten und Verfechter von Bürokratie zu sein, während sie vom Hinterzimmer aus vor allem die Interessen des Unternehmens vertreten. Tatsächlich wird ihre Rolle einem starken Wandel unterzogen: Unternehmen haben die Notwendigkeit einer Umgestaltung der Personalabteilung hin zu einer modernen Unternehmenskultur erkannt, bei der die Mitarbeitenden im Zentrum stehen. Doch dieser Wandel verlangt nach HR-Strategien, die weit über die Rekrutierung und Verwaltung von Angestellten hinausgehen.

HR-Strategie 1: Datengetriebenes Arbeiten

Datengesteuerte Entscheidungsprozesse sind heute Grundvoraussetzung für jeglichen Geschäftserfolg. Besonders in Marketing und Vertrieb hat sich dafür ein breiter Softwaremarkt entwickelt, der die dortigen Prozesse und Strategien unterstützt. Auch die Finanzfunktion, lange vernachlässigt bei Softwarelösungen, profitiert aktuell von vielen Fintech-Innovationen und erfährt einen Digitalisierungsschub.

Im HR-Bereich besteht hingegen noch erheblicher Nachholbedarf bei der digitalen Reife und datengetriebenen Strategien. Positiv ist allerdings hervorzuheben, dass sich aktuell 9 von 10 Unternehmen in Modernisierungsprozessen befinden.

Dennoch: Laut einer Cegid-Studie schöpfen 65 Prozent der Unternehmen das Potenzial ihrer Daten nicht voll aus. Fast die Hälfte der hier befragten Organisationen (48 Prozent) kämpft zudem mit übermäßig manuellen Prozessen. Mangelnde Digitalisierung und Datenkompetenz haben dabei gravierende Auswirkungen auf die Arbeit der Personalabteilungen. Dies sind:

Hoher Zeitaufwand für wiederkehrende, administrative Aufgaben
Starke Fehleranfälligkeit bei manueller Datenübertragung und Bearbeitung
Mangelnde Erkenntnisse, wenn wichtige Kennzahlen nicht sauber erhoben und ausgewertet werden können

Um dem entgegenzuwirken, müssen HR-Abteilungen ihre Prozesse von Grund auf hinterfragen und neu aufstellen, Datenquellen sinnvoll digital zusammenführen und lernen, wertschöpfend mit Daten zu arbeiten.

Praktische Schritte zur Datenintegration in HR-Prozessen:

Steigerung der digitalen Kompetenz: Kontinuierliche Fortbildung der HR-Mitarbeitenden in digitalen Tools und Analysemethoden sowie beim Einsatz künstlicher Intelligenz
Einsatz von intelligenten Softwarelösungen und digitalen Workflows zur Optimierung der Datenintegrität sowie zur Gewährleistung einer effizienten Speicherung und verbesserten Auswertbarkeit der Daten
Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen für signifikante Zeitersparnis und Effizienzsteigerung in Bereichen wie Bewerbungsmanagement, Reporting, Mitarbeiterbefragungen, Onboarding, Gehaltsabrechnungen sowie anderen administrativen Aufgaben
Definieren von relevanten Kennzahlen (Key Performance Indicators) wie Time-to-Hire, Rekrutierungskosten, Verhaltensdaten (Krankheitstage, Verweildauer im Unternehmen etc.), aber auch zunehmend Mitarbeiterzufriedenheit, um klare Ziele festlegen und Veränderungen nachverfolgen zu können, ohne die Kosten dafür in schwindelerregende Höhen zu treiben.

Diese datenbasierte Arbeitsweise ist entscheidend für die Planung und strategische Ausrichtung des Unternehmens und trägt maßgeblich dazu bei, auf zukünftige Herausforderungen proaktiv und erfolgreich zu reagieren.

HR-Strategie 2: Neue Ansätze zur Mitarbeitermotivation

Die Entwicklungen um Phänomene wie „Quiet Quitting“ und „Rage Applying“ haben deutlich gemacht, dass in puncto Mitarbeitermotivation, besonders unter jungen Berufstätigen, Handlungsbedarf besteht. Faire Entlohnung, Work-Life-Balance und mobile Arbeit stehen weit oben auf dem Wunschzettel. Es lohnt sich, hier aufmerksam zu sein und zu reagieren: Zufriedene Mitarbeiter sind bis zu 31 Prozent produktiver, 55 Prozent kreativer, seltener krank und deutlich motivierter. Um diese Ziele zu erreichen, sollten Unternehmen in folgenden Bereichen aktiv werden und ihre Strategien anpassen:

Interne Mobilität: Mitarbeitende bleiben eher langfristig engagiert, wenn kontinuierliche Entwicklungschancen und Aufstiegsperspektiven geboten werden.
Nicht-monetäre Anreize: Flexible Arbeitszeiten, zusätzliche Urlaubstage, Möglichkeiten für Sabbaticals – also längere Auszeiten vom Berufsleben – sowie Benefits wie Fahrzeugzulagen oder Gesundheitsleistungen tragen maßgeblich zur Steigerung der Zufriedenheit und Loyalität bei.
Authentische CSR-Politik: Eine ernsthaft verfolgte Corporate-Social-Responsibility-Strategie, welche die Arbeitsbedingungen und Mitarbeitererfahrung verbessert, stärkt die Unternehmensdynamik und Mitarbeiteridentifikation.

HR-Strategie 3: Künstliche Intelligenz einsetzen

KI wird zukünftig auch im HR-Bereich wertschöpfend eingesetzt werden, um Prozesse zu vereinfachen und den Unternehmenserfolg zu unterstützen. Die konkreten Möglichkeiten zeichnen sich bereits ab oder werden in naher Zukunft Realität:

Candidate Sourcing, Marketing und Auswahl: Bereits heute unterstützen Chatbots einfache Interaktionen. In Zukunft könnte KI noch tiefer in den Entscheidungsprozess eingreifen, um die Effizienz der Rekrutierung zu steigern und die Passgenauigkeit von Kandidaten zu verbessern.
Training und Skills Mapping: KI ermöglicht eine gezielte Förderung von Mitarbeitenden, indem sie hilft, interdisziplinäre Teams basierend auf Fähigkeiten und Persönlichkeitsmerkmalen zusammenzustellen.
Personalisierte Entwicklungspfade: KI kann individuelle Karrierepfade entwerfen, passende Trainings vorschlagen und diese optimal in den beruflichen Alltag integrieren.
Mitarbeiterzufriedenheit und Employee Experience: Durch Machine Learning lassen sich prädiktive Modelle erstellen, die nicht nur die aktuelle Mitarbeiterzufriedenheit erfassen, sondern auch fundierte Prognosen über zukünftige Entwicklungen liefern.

HR-Strategie 4: HR-Rolle transformieren

Eine Transformation der HR-Rolle ist unausweichlich geworden. Umfragen unter Personalleitern bestätigen, dass 74 Prozent von ihnen bereits eine Veränderung ihrer Funktion aufgrund der Gesundheitskrise feststellen. 68 Prozent erwarten zudem, in den nächsten drei Jahren verstärkt in strategische Unternehmensentscheidungen eingebunden zu werden. Im Zentrum dieser Entwicklung steht die Abkehr von veralteten Methoden hin zu einer digitalen Kompetenz, die den Umgang mit modernen HR-Tools einschließt. Die Zeit der Excel-Tabellen neigt sich dem Ende zu, die der Aktenordner ist schon vorbei. HR-Verantwortliche müssen die modernen digitalen Werkzeuge beherrschen, um nicht nur effiziente Arbeitsabläufe ermöglichen, sondern auch strategische Entscheidungen unterstützen.

Die Überwindung funktionaler Silos ist für HR von großer Bedeutung. Eine enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, etwa dem Marketing für Employer Branding oder der IT für Datenmanagement, eröffnet neue Perspektiven und Synergien. Diese Kooperation stärkt die Rolle von HR als strategischer Partner im Unternehmen und fördert einen ganzheitlichen Ansatz zur Mitarbeiterentwicklung und -bindung.

Personalmanagement 2024: Digital, datengetrieben, mitarbeiterorientiert

Um den Anforderungen einer dynamischen Geschäftswelt gerecht zu werden, müssen HR-Abteilungen Daten und Menschen in Einklang bringen. Die Modernisierung durch datengetriebenes Arbeiten, die Verbesserung der Mitarbeitermotivation mit kreativen Ansätzen, der strategische Einsatz von KI und die Transformation der HR-Rolle sind unerlässlich. HR muss sich als strategischer Partner etablieren, der mit digitalen Werkzeugen und einer datenbasierten Arbeitsweise proaktiv auf zukünftige Herausforderungen reagiert und einen ganzheitlichen Ansatz zur Mitarbeiterentwicklung und -bindung verfolgt.