Tipps für mehr Vertrauen am Arbeitsplatz
Vertrauen ist die Basis für gute Zusammenarbeit, besonders zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften. Laut einer aktuellen Studie ist Vertrauen jedoch eher Mangelware an deutschen Arbeitsplätzen. Was also tun, um eine tragfähige Basis zu schaffen?
Klar kommunizierte Ziele, Freiheit bei der Erledigung von Aufgaben, Wertschätzung und ein offenes Ohr für Nachfragen bei den Vorgesetzten – so oder so ähnlich dürften sich manche Mitarbeiter ihren idealen Arbeitsplatz vorstellen. Doch die Realität sieht für viele Arbeitnehmer anders aus: permanente Nachfragen, ausführlichste Erklärungen für Aufgaben, die bereits Routine sind, und das Gefühl, ständig unter Beobachtung zu stehen. Die Folge: Mitarbeitende haben Bedenken, um Hilfe zu bitten wenn sie welche brauchen, weil sie Angst vor negativem Feedback oder noch mehr Kontrolle haben. Und am Ende ist das Problem dann noch größer als am Anfang.
Nur ein Drittel der Führungskräfte vertrauen ihren Mitarbeitenden im Homeoffice.
Auch Führungskräfte sind davon betroffen: Melden Mitarbeitende sich nicht frühzeitig bei Problemen in Projekten, die schnell und früh sehr einfach hätten gelöst werden können, sieht sich der/die Vorgesetzte am Ende einer komplizierten Situation gegenüber, dies es rasch zu lösen gilt, oder muss für entstandenen Schaden gerade stehen, der vermieden hätte werden können.
Mit Vertrauen ist es in der Praxis nicht weit hin
Die Ursache für ein solches Szenario: Es fehlt an gegenseitigem Vertrauen. Das belegt auch eine Studie des Thinktanks The Workforce Institute der HR-Technologie-Unternehmensgruppe UKG (Ultimate Kronos Group). So vertrauen direkt nach der Einarbeitungsphase gerade mal 31 Prozent der Führungskräfte ihren Mitarbeitenden. Andersherum empfinden dies sogar nur 21 Prozent der Angestellten hierzulande so.
Auch beim aktuellen Thema Homeoffice zeigt sich, welche Rolle Vertrauen als Arbeitsgrundlage spielt: Nur ein Drittel der Führungskräfte (34 Prozent) vertraut darauf, dass die Mitarbeitenden daheim produktiv sind. Gleichzeitig haben nur 22 Prozent der Mitarbeiter das Gefühl, dass ihnen vertraut wird, wenn sie aus der Ferne arbeiten. Vertrauen ist jedoch die Grundlage, dies es braucht, um neue, agile Arbeitsformen zu etablieren. Und diese braucht es, damit ein Unternehmen erfolgreich sein kann, allein schon wegen des sich verschärfenden Fachkräftemangels und nicht nur in Krisenzeiten.
Wichtig zur Förderung eines vertrauensvollen Arbeitsverhältnisses ist eine positive Employee Experience, also die Erfahrungen der Mitarbeitenden in der Interaktion mit dem Arbeitgeber. Ansätze dafür finden sich auf mehreren Ebenen – den HR-Angeboten, der Unternehmens- und Kommunikationskultur sowie den technischen Mitteln für die Zusammenarbeit und Bewältigung interner Prozesse. Entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, lohnt sich. Und das beginnt nach der Einstellung.
Einstieg mit Plan
Damit sich Führungskraft und Mitarbeitender auf Augenhöhe begegnen können, ist es wichtig, gleich von Anfang an eine klare Kommunikation zu etablieren. Das kann zum Beispiel in einem gemeinsam erarbeitetem Einarbeitungsplan erfolgen, der die künftige Zusammenarbeit anhand klarer Eckpfeiler, Meilensteine, Ziele und Erwartungen, auf die sich alle Parteien einigen, für alle transparent festhält. So weiß der Mitarbeitende, was auf ihn oder sie zukommt und was von ihm in welchem Zeitraum erwartet wird. Die Führungskraft kann den Fortschritt bei der Einarbeitung verfolgen, anhand vorher festgelegter Kriterien beurteilen und weiß durch Rücksprachen, ob und wo weitere Hilfe nötig ist.
Auch die Zusammenarbeit im Homeoffice profitiert von klarer und transparenter Kommunikation. Anstatt stetiger Nachfrage nach dem Projektstand liefern feste Reporting-Zeiten dem Vorgesetzten die Sicherheit, stets auf dem Laufenden zu sein und geben dem Teammitglied nötigen Freiraum, um ohne wiederholte Störung arbeiten zu können. Noch einfacher kann dies über eine entsprechende Software abgebildet werden, in der der Projektfortschritt festgehalten wird. Dort kann sich der Vorgesetzte dann jederzeit selbst über den aktuellen Stand informieren.
Ein fester regelmäßiger Austausch mit dem/der Vorgesetzten für nicht-dringende Nachfragen verhindert auf der anderen Seite, dass die Führungskraft permanent aus seiner Arbeit gerissen wird und erhöht so die Effizienz in der Kommunikation.
Erwartungen transparent machen
Fundamental für den Aufbau von Vertrauen ist auch Transparenz, was die Anforderungen der Führungskraft an den Mitarbeitenden und dessen Arbeit und andersherum angeht. So gehört das Erbringen von qualitativ hochwertiger Arbeit mit 54 Prozent zu den Top drei der Maßnahmen, die Führungskräfte in der referenzierten Studie genannt haben, wie Mitarbeiter ihr Vertrauen gewinnen können. Damit für Mitarbeitende klar ist, was unter „hoher Qualität“ zu verstehen ist, können Vorgesetzte zum Beispiel konkrete Ziele und Meilensteine für Projekte und Aufgaben definieren.
Auch das Schaffen einer offenen Kultur für Fehler und Nachfragen ist wichtig. Haben Mitarbeiter Bedenken, mit Problemen zu ihren Vorgesetzten zu kommen, erstickt dies jedes Vertrauen direkt im Keim. Daher sollten Fehler nicht als Anlass zur Strafe, sondern als Gelegenheit zum Lernen angesehen werden und Nachfragen mit positivem Feedback beantwortet werden. Dadurch bleibt der Kommunikationskanal offen und Probleme können frühzeitig gemeldet und adressiert werden.
Im Gegenzug sollte ein Mitarbeitender nicht wegen jeder Kleinigkeit gleich beim Vorgesetzten anklopfen, vor allem wenn er die Antwort auf eine Frage auch selbst herausfinden kann. Daher ist es auch wichtig, die Möglichkeiten zur Selbsthilfe zu schaffen, sei es bei aufgabenbezogenen Fragen als auch im allgemeinen Umgang miteinander. Hier kommt die HR ins Spiel.
Berater und Möglichmacher
Eine zentrale Rolle, um eine Kultur des Vertrauens am Arbeitsplatz zu schaffen, kommt der Personalabteilung zu. Ob als Vermittler bei Konflikten, die nicht direkt zwischen den Parteien beigelegt werden können, oder als Ansprechpartner für Sorgen und Fragen von Führungskräften und Mitarbeitern, wenn diese Rat brauchen.
Gleichzeitig kann sie aus Personalsicht die technische Entwicklung vorantreiben, gleich in zweifacher Hinsicht. Einmal durch die Förderung von IT-Lösungen, die Mitarbeitenden und Führungskräften ermöglichen, selbst Informationen und Angebote wahrzunehmen, die zu einer vertrauensvollen Arbeitskultur beitragen. Dazu gehören Wissensdatenbanken, in denen Mitarbeitende selbst Antworten auf Fragen finden können, bevor sie zum Vorgesetzten gehen oder auch über Kursangebote zu unterschiedlichsten Themen, von Kommunikation bis Zeitplanung.
Außerdem kann eine entsprechend mit IT ausgestattete Personalabteilung selbst effizienter arbeiten. Wenn Personaler nur damit beschäftigt sind, sich wiederholende Formulare oder Anfragen zu bearbeiten, bleibt nicht mehr viel Zeit für die Mitarbeiterbetreuung. Auch hier kann eine Wissensdatenbank Antworten auf wichtige HR-Fragen liefern. Oder ein digitales Dokumentenmanagement, das auch die papierbasierte Personalakte ersetzt. Durch digitale Dokumente wird das Tor zur Automatisierung von Standardprozessen, wie die Einreichung von Nachweisen, etwa zur weiteren Dienstwagennutzung, geöffnet und schafft mehr Zeit, um das zu schaffen, worauf es ankommt – eine positive Employee Experience.
