Die größten Produktivitäts-Killer und -Booster von Hybrid Work

Während Unternehmen und Arbeitende noch nach der richtigen Mischung für ihre Hybrid-Work-Modelle suchen, können KI-gestützte Tools und die Einhaltung altbekannter Regeln viel zur Steigerung der Produktivität beitragen.

Ein großer Vorteil von digitaler Arbeit besteht darin, dass sie viel Gestaltungsfreiraum zulässt. Das Einverständnis des Arbeitgebers vorausgesetzt, können wir Ort, Uhrzeit und Umgebung frei wählen – die Tools, die all das ermöglichen, sind längst da. Doch die Technik scheint sich um einiges schneller zu entwickeln, als Unternehmen und Arbeitende sich auf die Nutzung dieser Freiräume einstellen können. Das Resultat: In vielen Unternehmen wird immer noch über die richtige Mischung zwischen Homeoffice und Büropräsenz debattiert. Die gewählte Regelung soll einerseits möglichst viele Freiräume bieten, andererseits die Produktivität fördern und den Teamzusammenhalt sichern.  

Die lieben Kollegen sind Produktivitäts-Killer Nr.1 im Büro.

Hilfreich bei der Suche nach dem passenden Hybrid-Work-Modell können Produktivitätsstudien wie die von Slack sein, die letzten Monat anlässlich des Produktivitätstages am 20. Juni veröffentlicht wurde. YouGov hat hierfür im Auftrag von Slack etwa 2.000 digital Arbeitende über die Faktoren befragt, die ihre Produktivität beeinflussen.

Das Büro ist nicht an allem schuld

Die schlechte Nachricht für Büro-Fans: Die Ablenkung durch Kollegen wird von den Befragten mit 32 Prozent als häufigster Störfaktor und somit Produktivitäts-Killer genannt. Jeder Fünfte gab sogar an, häufiger als zehnmal täglich bei seiner Arbeit durch Unterbrechungen oder Ablenkungen gestört zu werden. Alle weitere Störfaktoren haben allerdings nicht viel mit der Büroumgebung zu tun, sondern mit zu langen Meetings (31%), den ineffektiven Führungsstil der Vorgesetzten (31%), einer fehlenden Work-Life-Balance (25%), einer ungesunden Unternehmenskultur (23%), dem eigenen schlechten Zeitmanagement (23%) und einer mangelhaften technischen Ausstattung (23%).

Bei der Frage nach dem produktivsten Arbeitsort wird das ganze Dilemma deutlich, vor dem Unternehmen und Arbeitende immer noch stehen. Rund ein Drittel (29%) der Befragten fühlt sich im Homeoffice leistungsfähiger, während 24 Prozent ihr Leistungsmaximum im Büro erzielen. Und für 21 Prozent hat der Arbeitsort keinen Einfluss auf Produktivität und Leistungsfähigkeit. Allerdings sind diese Angaben in Zusammenhang mit der Art der jeweiligen Arbeit zu betrachten: 31 Prozent gaben an, bei manchen Aufgaben im Büro und bei anderen im Home-Office produktiver zu sein.

„Noch immer sind einige Unternehmen nicht ideal für Hybrid Work gerüstet und lassen viele Produktivitätspotenziale liegen“, stellt Ivan Cossu, Mitgründer und CEO des Softwareherstellers deskbird fest. „Gleichzeitig muss uns bewusst sein, dass es sich hier um eine Gratwanderung handelt. Denn hybride Arbeitsformen können zu einer fragmentierten Unternehmenskultur führen, wenn klare Richtlinien fehlen. Ein neugestaltetes Büro allein kann den Mangel an Verbindung und Koordination der Teammitglieder nicht ausgleichen. Es gilt nun, das Hybrid-Modell für Unternehmen völlig neu zu denken!“

Führungskräfte können viel zur Produktivität beitragen

Bei der Frage nach der produktivsten Uhrzeit gibt es wenig Überraschungen. Am leistungsfähigsten sind die meisten Befragten vormittags gegen halbzehn, während jeder Fünfte nachmittags zwischen zwei und vier am liebsten kurz Siesta halten würde. „Trotzdem oder gerade deshalb bin ich ein Fan von flexiblen Arbeitszeitmodellen“, sagt Nina Koch, Director Customer Success für Kontinentaleuropa bei Slack. „Sie ermöglichen es uns, dann zu arbeiten, wenn wir am produktivsten sind. Während „Early Birds“ wie ich mit den ersten Sonnenstrahlen die besten Ideen ausbrüten, steigen die „Night Owls“ erst mit Einbruch der Dunkelheit zu produktiven Höhen auf.“ 

„Mehr als drei Stunden Meetings pro Tag empfindet die Mehrheit der deutschen Beschäftigten als zu viel.“

Auch die meisten Produktivitäts-Booster sind eigentlich längst bekannt. So sind regelmäßige kurze Pausen für den Großteil der Befragten (79%) auf Platz 1 zu finden. Die Top-5 Liste der deutschen digital Arbeitenden wird komplettiert durch gesunde Lebensgewohnheiten wie regelmäßige Bewegung, eine gesunde Ernährungsweise, Entspannungsübungen und Meditation (jeweils 78%), To-Do-Listen (69%), die Nutzung von Automatisierungen und Workflows im Arbeitsalltag (56%) sowie Timeboxing, also die Einrichtung von Zeiten, die ausschließlich bestimmten Aufgaben gewidmet sind (51%).

“Die Reduzierung von Meetings erhöht die Produktivität deutlich“, sagt Nina Koch. „Mehr als drei Stunden Meetings pro Tag empfindet die Mehrheit der deutschen Beschäftigten als zu viel. Eine eigenverantwortliche Einschätzung der Dringlichkeit sowie gezielte Anleitung durch die Führungskräfte sind hier essenziell. Auch regelmäßige Pausen müssen von den Führungskräften aktiv gefordert und vorgelebt werden. Nur so fördern wir ein Arbeitsumfeld, in dem die entsprechenden Freiräume für Pausen geschaffen werden können.“ Kochs persönlicher Produktivitäts-Booster: „Regelmäßige Spaziergänge an der frischen Luft mit meinem Hund.“

KI etabliert sich als Arbeitsmittel 

Auch der kluge Einsatz digitaler Tools können viel zur Produktivität beitragen. So berichten 31 Prozent der Befragten von einer Produktivitätssteigerung durch den Einsatz von KI-Tools. Unter den Nutzern von Slack sehr beliebt sind zum Beispiel die von der KI erstellten Zusammenfassungen von Kommunikationsverläufen oder Meetings oder die Beantwortung von Fragen, die der KI in natürlicher Sprache gestellt werden. 

„Künstliche Intelligenz ist auf dem Weg, sich vom Buzzword zu konkreten Anwendungsfällen zu wandeln“, sagt Jan Rodig, Partner beim Beratungshaus Struktur Management Partner. Laut Rodig begleitet sein Unternehmen Kunden bei dieser Transformation bereits seit Jahren. Diese würden effizientere Prozesse und mehr Produktivität erzielen, indem sie etwa langwierige manuelle Tätigkeiten automatisieren. 

10 bis 15 Prozent höhere Effizienz dank neuerer KI-Technologie.

Rodig rechnet damit, dass in nächster Zeit sogenannte RAG-LLMs (Retrieval-Augmented Generation Large Language Models) das neue Intranet für wissensintensive oder große Organisationen werden. „RAGs optimieren die Ausgabe eines großen Sprachmodells, sodass es auf eine maßgebliche Wissensbasis außerhalb seiner Trainingsdatenquellen verweist, bevor eine Antwort generiert wird. Konkret werden die LLMs mit einem unternehmensspezifischen Datenpool wie einem Wiki und gegebenenfalls externen Quellen kombiniert. All das führt zu ca. 10 bis 15 Prozent höherer Effizienz bei Suchergebnissen oder der Datenaufbereitung und sorgt so für höhere Produktivität im Berufsalltag“, so Rodig.

Sitzen Sie richtig?

Von solch aufwändigen Technologien abgesehen helfen allerdings auch die Basics. „Wussten Sie, dass die Nutzung einer Maus statt eines Trackpads die Produktivität um 50 Prozent und das Arbeitstempo um 30 Prozent steigern kann? Eine einfache Ergänzung, die den Komfort, die Gesundheit und das allgemeine Wohlbefinden erheblich verbessert“, sagt Andreas Kunz, Marketingchef DACH bei Logitech. 

Leider fehle vielen Mitarbeitenden häufig das nötige ergonomische Setup, was im Alltag spürbare negative Folgen habe. Kunz: „Besonders im Homeoffice, wo flexible Arbeit oft auf unzureichende Ausstattung trifft, leiden viele unter Nackenbeschwerden. Eine Logitech-Umfrage zeigt: 50 Prozent der neu im Homeoffice Arbeitenden klagen über solche Beschwerden, im Vergleich zu nur 16 Prozent im Büro. Ein ergonomischer Arbeitsplatz ist also entscheidend für Produktivität und Wohlbefinden – hier muss angesetzt werden!“