Videokonferenz-Knigge: Wie Sie sich am besten ins Bild setzen

Der Termin im virtuellen Raum spart kostbare Zeit, kann ebenso effektiv sein wie ein Face-to-Face-Meeting und es gelten gleichen Regeln wie bei einem realen Treffen – mit einigen Besonderheiten. Hier sind die wichtigsten Do’s & Dont’s. 

Die Videokonferenz vorbereiten

Sind Sie der Organisator der Videokonferenz, ist die richtige Initiierung der erste Schritt zum effizienten Termin. Hakt es beispielsweise schon beim Einwählen, weil die Einwahldaten nicht ganz richtig oder unvollständig sind, sinkt die Lust auf den Termin gen Null. Fortschrittliche Tools verschicken diese Daten (Link, PIN, Benutzerkennung, Rufnummer, etc.) selbsttätig. Falls dies doch nicht der Fall ist, vergewissern Sie sich am besten im Vorfeld selbst, dass Sie alle wichtigen Informationen korrekt an die Teilnehmer weitergegeben haben. 

Das gilt auch für die Agenda. Sie sollte klar und schlank und der Einladung angehängt sein. Das hilft den anderen bei der Vorbereitung und Ihnen, sich auf das gewählte Thema zu konzentrieren und dahin zurückzukehren, sollte die Diskussion abdriften. 

Rechtzeitig die Technik checken

Falls Sie Teilnehmer sind und zuvor noch nie mit diesem Konferenzsystem gearbeitet haben, sollten Sie ihren Zugang spätestens eine Viertelstunde vor Konferenzbeginn testen, damit es pünktlich losgehen kann. Häufig sind die Einstellungen Ihres Firmennetzwerks so restriktiv, dass Sie den jeweiligen Dienst gar nicht benutzen dürfen. Oder das Konferenzsystem setzt voraus, dass auf Ihrem Rechner eine spezielle Software oder eine Erweiterung für Ihren Browser installiert wird. In diesem Fall sollten Sie sich rechtzeitig an Ihren IT-Administrator wenden. Zu spät in eine Konferenz einzutreten mit dem Satz „Sorry, ich musste noch ein ungeplantes Software-Update machen“, wird mit zunehmender Nutzung von Videokonferenz-Systemen zum Tabu. 

Überprüfen Sie vor Beginn der Konferenz bei einem Testlauf, dass Ihre Bild- und Tonqualität in Ordnung sind und im Call selbst nachjustiert werden muss.

Nicht vergessen: Video heißt „ich sehe“

Da sich bei Videokonferenzen die Teilnehmer nicht nur hören, sondern auch sehen, sollte man dementsprechend vor der Kamera auftreten. Vermeiden Sie daher Business-Style oben und Freizeitlook unten, zum Beispiel, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten. Vielleicht müssen Sie während des Calls kurz aufstehen – eine Jogginghose unter dem Sakko kommt nicht gut, egal wie hip sie gerade ist. 

Auch der Kamerawinkel sollte vorher getestet werden, damit das Bild von Ihnen nicht verzerrt ist. Sorgen Sie dafür, dass der Raum und Sie ausreichend ausgeleuchtet sind. Setzen Sie sich am besten nicht vor dem Fenster, sondern diesem gegenüber. Licht von oben oder unten kann unvorteilhafte Schatten auf Ihrem Gesicht werfen, das lenkt die anderen ab. 

Eine zu hoch, zu niedrig oder zu nah positionierte Kamera verzerrt Ihr Gesicht. Am besten Sie achten darauf, dass Ihre Kamera auf Augenhöhe positioniert ist und Sie nicht zu nah dran sitzen. 

Schließlich sollten die angezeigte Umgebung in Ihrem Bildausschnitt und der Schreibtisch aufgeräumt sein. Pizzakartons, Krümmel und eingetrocknete Kaffeebecher wirken nicht besonders seriös. 

Tappen Sie nicht in die Mikrofonfalle

Falls Sie mit anderen Kollegen in einem Raum sitzen, benutzen Sie am besten ein Headset. Das filtert Störgeräusche aus, man versteht Sie besser und es verringert das Risiko von Rückkopplungen. Achten Sie aber darauf, dass das Mikrofon nicht zu nah am Mund ist, sonst klingen Sie wie Darth Vader – man hört jeden Atemzug. 

Nutzen Sie die Stummschaltung (Mute-Funktion). Sie sollte immer angeschaltet sein, wenn Sie längere Zeit nicht sprechen. So verringern sie außerdem weitere Nebengeräusche, wie etwa den Büro-Smalltalk der Kollegen. Und vergessen Sie natürlich nicht, die Stummschaltung aufzuheben, wenn Sie sprechen möchten, sonst geht möglicherweise Ihr Beitrag verloren. 

Bleiben Sie präsent

Unaufmerksame Konferenzteilnehmer kommen unhöflich und desinteressiert rüber. Und sie bleiben ungehört. Bleiben Sie am besten bei der Sache und lesen Sie nicht nebenbei E-Mails oder arbeiten an anderen Aufgaben. Auch auf Videokonferenzen merkt man Ihnen an, wenn Sie unkonzentriert sind. 

Ebenso ist das Tippen von E-Mails nebenbei ein No-go. Es lenkt zu sehr ab – ganz abgesehen davon, dass man das Tippen hört (siehe Mikrofonfalle). Möchten Sie sich Notizen machen, tun Sie es lieber handschriftlich. 

Übrigens verbessern Sie mit dem richtigen Kamerawinkel auch ihre Präsenz, vor allem wenn Sie beim Sprechen in die Kamera schauen und mit Mimik und Gestik arbeiten.

Regeln wie im „echten“ Termin

Eine Videokonferenz kommt nahe an ein Face-to-Face-Meeting heran. Daher gelten – abgesehen von den oben genannten Besonderheiten – dieselben Verhaltensregeln. Die dazwischengeschaltete Technik macht diese Regeln allerdings noch ein ganzes Stück wichtiger, da Fehler eine noch stärkere Wirkung haben können. Bleiben Sie höflich, indem sie Ihren Gesprächspartner ausreden lassen, sprechen Sie deutlich und begrüßen beziehungsweise verabschieden Sie sich dem Termin entsprechend. 

Sinnvoll ist auch, am Ende der Konferenz ein Protokoll des Termins anzufertigen, vor allem wenn Sie der Initiator oder Moderator sind. Wenn Sie das Protokoll, bestenfalls verbunden mit einer Call-to-Action oder neuen Terminvorschlägen, im Nachgang an alle versenden, vermeiden Sie Missverständnisse und arbeiten ergebnisorientiert.