Mitarbeiter-Apps – Wenn Intranet und Messenger-Dienste nicht mehr ausreichen

Digital bewanderte Mitarbeiter können in Krisenzeiten relativ einfach auf elektronische Kommunikationskanäle umsteigen. Doch was ist mit dem Rest? Mitarbeiter-Apps bieten hierfür eine Lösung, die sich nicht nur in der Krise bewährt.

Krisen kommen unerwartet und stellen enorme Herausforderungen an Unternehmen. Vor allem dann, wenn die Kommunikation behindert wird und nicht alle Mitarbeiter Zugriff auf Mitteilungen der Zentrale haben. Denn nicht immer sind alle Arbeitskräfte an die technische Infrastruktur angebunden – das betrifft etwa Filialmitarbeiter, Produktionsmitarbeiter, Lageristen oder Zeitarbeiter. Eine Mitarbeiter-App kann das Problem schnell und nachhaltig lösen.

Wichtige Informationen können in Chat-Gruppen leicht verloren gehen.

Als gängiges internes Kommunikationsmittel nutzen Unternehmen oft ein Intranet oder Messenger-Dienste wie Slack. In bestimmten Berufsgruppen und Branchen sind auch Verlautbarungen und Ankündigungen auf Papier via Schwarzem Brett oder Mitarbeiterzeitungen noch gang und gäbe. Denn manche Unternehmens-Bereiche sind von digitalen Tools abgeschnitten: Logistiker zum Beispiel haben im Lager nicht zwangsläufig eine hohe Anzahl von Desktop-Arbeitsplätzen.

Werden wirklich alle erreicht?

Kommt eine Krise wie aktuell im Falle der Corona-Pandemie, geht zuerst der direkte Kontakt zu den Mitarbeitern verloren. Stehen Produktionsstätten still und müssen Filialen schließen, fallen alle Offline-Medien und die direkte Ansprache weg, um die Mitarbeiter zu erreichen. Gerade bei weit verzweigten Filialnetzen oder einem Arbeitskräftestamm auf Zeitbasis wird die Kommunikation dann problematisch. Ein per E-Mail versendetes Schreiben, das erst vom Produktionsleiter ausgedruckt und in der Fabrikhalle aufgehängt werden muss, erlaubt keine zeitnahe Benachrichtigung. Ein Filialleiter sollte bei Filialschließungen auch nicht alle Mitarbeiter einzeln abtelefonieren müssen. 

Ein weiteres Problem stellt die parallele, firmeninterne Kommunikation über private Messenger-Dienste wie WhatsApp dar. Denn solche dienen zwar gerne als privates Kommunikationstool, sind aber für die firmeninterne Kommunikation bedenklich hinsichtlich der Sicherheit. Außerdem besteht hier das Problem, dass Informationen, bedingt durch das Nebeneinander privater Chats und Chat-Gruppen, leicht untergehen.

Auch digitale Anwendungen garantieren nicht immer Zugriff und damit eine breitflächige Kommunikation. Tools wie Slack sind zudem für eine andere Zielgruppe  gemacht – nicht für Baustelle, Produktion oder Lager, wo zum Beispiel Videokonferenzen keine Rolle spielen. Wichtig ist es hier, klare, knappe Informationen zu übermitteln, um effektiv und produktiv arbeiten zu können.

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Ein Smartphone hat jeder

Voraussetzung für die Erreichbarkeit ist oft eine entsprechende technische Ausstattung mit einem Mitarbeiter-PC oder Laptop auch zuhause, der über eine VPN-Verbindung verfügt. Ist die nicht vorhanden, kann sich der Mitarbeiter nicht mit dem Unternehmensnetzwerk verbinden. Sind die Kommunikationswege durch eine Firewall geschützt, kann nur im Unternehmen selbst kommuniziert werden. 

Sämtliche Mitarbeiter des Unternehmens zu erreichen, zu verbinden und stets up-to-date halten zu können, ist das Gebot der Stunde.

An dieser Stelle bietet sich daher beispielsweise der Einsatz einer Mitarbeiter-App an, die die Mitarbeiter auch über andere Anwendungen wie Slack oder Teams hinaus erreichen kann, zumal ein Mitarbeiter wie z.B. in der Produktion lediglich eine Möglichkeit benötigt, sich informieren zu können. Sämtliche Mitarbeiter des Unternehmens zu erreichen, zu verbinden und stets up-to-date halten zu können, ist somit das Gebot der Stunde. Dafür muss die benötigte Hard- und Software möglichst einfach sein – ein Smartphone sollte bereits genügen können. Nicht ein weiteres Meeting-Tool, sondern eine Quelle, Informationen weiterzugeben und sich zu informieren, wird gebraucht und in Form einer Mitarbeiter-App umgesetzt. So wird ein Austausch möglich, der – gerade in Corona-Zeiten – vor allem eins ist: kontaktlos.

Schwächen bestehender Tools im Krisenfall

Gerade für den Krisenfall sind zahlreiche Kommunikationstools nicht auf die geregelteren Bedürfnisse von Firmenkommunikation zugeschnitten und für eine andere Zielgruppe abseits des Einsatzes bspw. im Filialgeschäft gedacht. Sie ermöglichen zum Beispiel oft, dass jeder mit jeden zu allen Themen auf verschiedenen offenen Kanälen sprechen kann. Die Mitarbeiter können sogar eigene Kanäle einrichten. Durch diese Vielfalt geht nicht nur die Übersicht verloren. Ebenso gehen wichtige Informationen gehen leicht unter und eine zielgerichtete Kommunikation wird erschwert. Um letztere zu erreichen, müsste das Tool stark kontrolliert werden, was aber dem eigentlichen Aufbau der Applikation widerspricht.

Komplexe Kommunikation-Tools scheitern häufig an der mangelnden Akzeptanz seitens der Mitarbeiter.

Zudem spielen Lizenzkosten und administrativer Aufwand bei Kommunikationstools keine zu unterschätzende Rolle. Und gerade im fertigenden Gewerbe oder dem B2C-Vertrieb besitzen nicht alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen eigenen Account. Auch können Berührungsängste und Hemmschwellen der Mitarbeiter desto größer ausfallen, je moderner das Tool ist – gerade bei älteren Zielgruppen, die keinen besonders engen Bezug zu digitaler Technik haben. 

Unternehmen stehen also vor dem Problem, dass die Zentrale über die verfügbaren Kanäle nicht alle erreichen kann und die gängigen Tools aufgrund ihrer Reichweite für die Krisenkommunikation nur bedingt geeignet sind. Doch gerade in Krisenzeiten müssen Produktion und Vertrieb erreichbar sein, um den Betrieb aufrecht zu halten.

Tools für Krisenkommunikation: Diese Features brauchen sie

In Krisensituationen ist es wichtig, kurzzyklisch präzise und gesammelte Informationen multimedial, als Text, Grafik oder Videobotschaft gleichzeitig an alle Betroffenen verschicken zu können. Gerade hierfür ist eine Mitarbeiter-App  ein optimales Tool. Über Pushbenachrichtigungen kann direkt auf Informationen aufmerksam gemacht und  wertvolle Zeit gewonnen werden.

Da über eine Mitarbeiter-App ausführliche, von der Firmenzentrale gesteuerte Nachrichten übermittelt werden, kann Flüsterpost und Gerüchten begegnet und ihr Entstehen verhindert werden. Außerdem können Apps aktuelle Entwicklungen wie Kurzarbeit ebenso wie Follow-ups zuverlässig kommunizieren. Der Rahmen der Kommunikation kann klar vorgegeben werden und eine Eingrenzung der Kanäle, Funktionen und Features ist möglich, sodass tatsächlich nur die essentiellen Informationen fließen.

Mitarbeiter-Apps machen auch die Pflege von sozialen Kontakten innerhalb des Betriebs möglich.

Durch die Möglichkeit von Rückfragen und Kommentaren wird außerdem eine bidirektionale Kommunikation möglich. Mitarbeiter bleiben so mit ihren Sorgen und Ängsten nicht allein, sondern befinden sich im „Loop“. Die Mitarbeiterbindung kann durch kurze Wege in der direkten Kommunikation gestärkt werden. Mit digitaler Hilfestellung können sie zudem enger zusammenrücken: Der Austausch innerhalb von Filialgruppen oder Produktionsstätten wird möglich in einer Art Virtual Socialising – so kann der Austausch über Messenger-Dienste wie WhatsApp abgelöst werden.

Stabile Infrastruktur in Krisenzeiten

Insgesamt gewinnen Kommunikation und Zusammenarbeit an Effizienz. Allerdings ist es wichtig, dass für die Lösung ein Look & Feel gewählt wird, das an Social Media und klassische Messenger Apps wie WhatsApp angelehnt ist. Durch die vergleichbare Usability fällt den Nutzern der Zugang zum Tool leichter. Das Kostenmodell einer Mitarbeiter App bietet zudem einen Vorteil im Vergleich zu anderen Diensten.

Ein sorgfältig zusammengestellter, kleinerer Funktionsumfang für den Start erhöht die Aussicht auf Akzeptanz.

Wichtig für ein Kommunikationstool in Krisenzeiten ist darüber hinaus eine verlässliche Infrastruktur und ein stabiles Ökosystem: Mitarbeiter-Apps können einfach über den Appstore von Apple oder Google Play auf ein Smartphone oder Endgerät heruntergeladen werden. Download und Einrichtung des Tools erfordert auf diese Weise einen geringen administrativen Aufwand. Zum Login ist dann lediglich ein Account nötig. Dieser Verteilmechanismus über die App-Stores ist krisenfest und entlastet die firmeneigene IT. 

Iterative Einführung 

Um eine Mitarbeiter-App zu implementieren, sollte ein iterativer Einführungsprozess eines solchen Tools gewählt werden: Gestartet wird idealerweise mit einem relativ klein umrissenen Set an wichtigen Funktionen. Aus den Erfahrungen von Workflows und Nutzer-Feedback können dann Funktionsbereiche der App erweitert und ausgebaut werden. Ein kleiner Umfang an Features bietet sich für den Start auch deswegen an, um die User nicht zu überfordern. Wer nicht klein anfängt, riskiert, dass die App von den Mitarbeitenden womöglich erstmal gar nicht oder mit Verzögerung angenommen wird. Im späteren individuellen Ausbau können nach Anforderungen des Unternehmens bestehende Systeme integriert werden.

Bewährt sich ein Kommunikationstool in Krisenzeiten, hat dies nicht nur den Effekt, dass die Nutzer es kennen und daran gewöhnt sind. Sie werden ihm gegenüber ein positives Grundgefühl mitbringen, weil es in Stresssituationen bereits wertvolle Hilfestellung geboten hat. Eine Krise kann also sogar helfen, dessen Akzeptanz zu steigern. 

Fazit

In Krisensituationen kommt es vor allem auf eines an: Die Kommunikation. Doch steht die Produktion still und Mitarbeiter müssen ins Homeoffice, gestaltet sich das nicht immer problemlos. Als Lösung bietet sich eine Mitarbeiter-App an: Sie kann unkompliziert implementiert werden, verursacht relativ geringen administrativen Aufwand und ist nutzerfreundlich. Durch die breitflächige, freiwillige Nutzung auf privaten Smartphones und die Erreichbarkeit aller Mitarbeiter lässt sich direkt und zeitnah kommunizieren – auch in Krisenzeiten.


Über die Autoren

Estelle Engels ist zuständig für Projektmanagement und Key Account Management bei der Krankikom GmbH.

Arne Rudolph ist Geschäftsführer der Krankikom GmbH in Duisburg.

 

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