Durch hybride Zusammenarbeit dem Meeting-Wahn ein Ende setzen
Mit einer gesunden und wertschätzenden Meetingkultur können Organisationen die Produktivität und das Wohlbefinden von Mitarbeitenden positiv beeinflussen. Deshalb ist es an der Zeit, dass Unternehmen dem aktuellen Meeting-Wahn endlich ein Ende setzen, glaubt unsere Gastautorin.
Wir kennen es alle: Es gibt Tage, an denen man vor lauter Meetings nicht zur eigentlichen Arbeit kommt. Seit der Pandemie und der damit verbundenen Umstellung auf hybride Arbeitsumgebungen sind unsere Kalender oft vollgestopft mit 30-minütigen virtuellen Besprechungen.
Meetings werden hauptsächlich genutzt, um sich über den aktuellen Stand von Projekten auszutauschen. Das geht auch anders.
Doch rund 37 Prozent aller Meetings könnten ohne negative Folgen abgeschafft werden. Das zeigen die Ergebnisse der aktuellen Slack-Umfrage unter 2.000 deutschen Büroarbeiter:innen. Deshalb ist es wichtig, sich mit dieser Problematik auseinanderzusetzen. Schließlich untergräbt Zeitverschwendung in Meetings nicht nur die Produktivität, sondern wirkt sich auch negativ auf das Wohlbefinden von Mitarbeitenden aus.
Meetings als größte Produktivitätskiller
Hybrid-Work hat sich in den letzten Jahren als präferiertes Arbeitsmodell durchgesetzt und ist mittlerweile zur Norm geworden. Doch interne Prozesse und Infrastrukturen sind oftmals immer noch nicht ausreichend an die veränderten Arbeitsumgebungen angepasst, insbesondere im Hinblick auf Meetings. Während der Pandemie gingen Mitarbeitende in einer Flut an Video-Besprechungen unter und viele befinden sich mehr als zwei Jahre später nach wie vor in diesem Zustand. So geben Arbeitnehmer:innen in einer Umfrage von Slack an, dass nur knapp die Hälfte (53%) aller Meetings eine sinnvolle Nutzung ihrer Zeit ist und mehr als ein Drittel (37%) der Mitarbeitenden beklagen, dass sie zu viel Zeit in Besprechungen verbringen.
Das Hauptproblem liegt darin, dass Meetings nicht für Entscheidungsfindungen genutzt werden, sondern lediglich um sich über den aktuellen Stand von Projekten auszutauschen. Mit ernsthaften Konsequenzen: Unter ineffektiven Meetings leidet nicht nur die mentale Gesundheit von Mitarbeitenden, für viele gehören sie sogar zu den größten Produktivitätskillern. Höchste Zeit für Unternehmen, dem aktuellen Meeting-Wahn ein Ende zu setzen und die hybride Zusammenarbeit den Bedürfnissen und Anforderungen seiner Mitarbeitenden anzupassen.
Eine gesunde und wertschätzende Meetingkultur etablieren
Besprechungen sind aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken, viele Entscheidungen werden nach wie vor effektiver im persönlichen Gespräch getroffen. Aus diesem Grund ist eine gänzliche Abschaffung auch nicht das Ziel. Es geht darum, eine gesunde und wertschätzende Meetingkultur zu etablieren, in der Angestellte ihre wertvolle Arbeitszeit nicht unnötig verlieren. Denn die Vorteile von hybriden Arbeitsumgebungen sollten nicht ausschließlich darin bestehen, dass Abläufe digitalisiert werden. Sie sollte auch dazu führen, dass die alltägliche Zusammenarbeit und der Austausch von Informationen ohne Meetings reibungslos funktioniert.
Führungskräfte müssen mit verschiedenen Formen der synchronen und asynchronen Interaktion experimentieren.
Viele der unproduktiven Besprechungen, die wichtige Arbeitsstunden verschwenden, können durch effektivere Alternativen ersetzt werden. Beim Mobilitätsanbieter Free Now werden für Themen, die in einer größeren Gruppe diskutiert werden sollen, beispielsweise keine Meetings mehr einberufen. Stattdessen werden die Diskussionen in einen Slack-Channel verlagert. Offizielle Besprechungen gibt es bei Free Now nur noch dann, wenn es darum geht, letzte Fragen zu besprechen und zu einem finalen Ergebnis zu kommen. Mit diesem Schritt hat das Unternehmen nicht nur seine Meetingkultur verbessert, sondern ist darüber hinaus deutlich schneller und effizienter geworden. Außerdem ermöglicht dies Mitarbeitenden, die Diskussionen und Überlegungen hinter früheren Entscheidungen transparent nachzuvollziehen.
Vertrauen durch asynchrone Arbeit stärken
Bei der Reduzierung von virtuellen Besprechungen geht es nicht darum, menschliche Beziehungen einzuschränken. Im Gegenteil: Wenn Führungskräfte die Art und Weise überdenken, wie ihre Mitarbeitenden miteinander in Kontakt treten und kommunizieren, kann das die Bindung und das Vertrauen in Teams stärken und gleichzeitig die Produktivität steigern. Es reicht also nicht aus, Meetings gegen eine Nachricht auszutauschen, sondern Führungskräfte müssen mit verschiedenen Formen der synchronen und asynchronen Interaktion experimentieren.
Vorteil asynchrone Kommunikation: Mitarbeitende müssen nicht unnötig ihre produktiven Phasen unterbrechen.
Anstatt eine wöchentliche Besprechung abzuhalten, können Teamleiter:innen beispielsweise einen kurzen Videoclip aufnehmen, in dem sie Prioritäten vorstellen, Herausforderungen aufzeigen und Erfolge hervorheben. Jedes Teammitglied kann sich dann zur gewünschten Zeit einschalten. Wenn sich Mitarbeitende etwa nachmittags um ihre Kinder kümmern müssen oder einen Arzttermin haben, können sie das Video oder alternativ auch ein automatisch erstelltes Transkript zu einem späteren Zeitpunkt abrufen und ihren Teil dazu beitragen. Diese Vorgehensweise hat den Vorteil, dass Mitarbeitende ihre produktiven Phasen nicht unterbrechen müssen und alle Teammitglieder den gleichen Informationsstand erhalten.
Ohne ein gutes und engagiertes Team kann kein Geschäftsmodell funktionieren. Deshalb müssen Führungskräfte ihre Mitarbeitenden in den Mittelpunkt stellen und alles daran setzen, optimale Arbeitsumgebungen zu schaffen, in denen sie sich wohl fühlen. Wenn sie ihren Teams Vertrauen entgegenbringen, indem sie auf eine asynchrone Kommunikation setzen, sind diese nicht nur in der Lage, effizienter und effektiver miteinander zu kommunizieren, sondern können auch ihr Produktivitätspotenzial voll ausschöpfen.
Die Chancen der digitalen Arbeitswelt nutzen
Fast alle Arbeitnehmenden haben schon einmal erlebt, dass der Druck enorm steigt, wenn man an Tagen mit langen To-do-Listen auch noch Zeit in unnötigen Meetings verschwendet. Doch in einem modernen und digitalen Arbeitsalltag, in dem knapp die Hälfte (47%) der Arbeitnehmer:innen an unproduktiven Besprechungen teilnimmt, weil sie keine andere Wahl haben, ist es wichtiger denn je, dass effizientere und zielführendere Möglichkeiten der Zusammenarbeit zum Einsatz kommen. Nur so können wir es schaffen, dass die Arbeitswelt flexibler, integrativer, vernetzter und produktiver für alle wird.
