Die gute alte E-Mail hat ausgedient

Jede zweite Videokonferenz könnte durch eine simple Slack-Nachricht ersetzt werden und die Tage der E-Mail sind gezählt, sagt unser Gastautor Johann Butting, Vice President Europe bei Slack. Anlass zu dieser Annahme liefert eine neue Studie.

Als die Welt im Frühjahr 2020 in den ersten Lockdown ging, mussten Unternehmen von einem Tag auf den anderen auf Remote Work umstellen. Knapp ein Jahr später ist klar: Es gibt keinen Weg zurück, die Zukunft der Arbeitswelt ist hybrid, also eine Mischung aus Büro- und Heimarbeit. In dieser neuen Realität angekommen hinterfragen Unternehmen nun zunehmend auch die technischen Lösungen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Eine neue Studie von Slack* gibt Hinweise, wie Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Zukunft arbeiten möchten und auf welche Technologien sie verzichten können.

Mitarbeiter haben wenig Mitsprache bei der Auswahl von Software.

Die internationale Umfrage unter 1.200 IT-Entscheider*innen und 3.000 Nutzern von Collaboration Tools zeigt deutlich: Die klassische E-Mail hat ausgedient. So schätzen knapp die Hälfte der deutschen IT-Verantwortlichen, dass eine andere Form der digitalen Kommunikation die E-Mail in den nächsten drei Jahren vollständig ersetzen wird.

Fünf Stunden pro Woche für die Katz

Kein Wunder: Die E-Mail, die in diesem Jahr bereits 50 Jahre alt wird, wird zunehmend zu einem Relikt einer veralteten Top-Down-Geschäftskultur, die mit der neuen Arbeitswelt kollidiert. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer erkennen vor allem eine enorme Zeitersparnis, wenn sie nicht auf E-Mail angewiesen sind: So geben 84 Prozent der Slack-Nutzerinnen und -Nutzer in Deutschland an, dass sie durchschnittlich 60 Minuten pro Tag sparen, wenn sie in Slack statt über E-Mail kommunizieren. 

Das sind immerhin fünf Stunden die Woche, also mehr als ein halber Arbeitstag. Ähnliches gilt auch für Telefon- und Videokonferenzen: 80 Prozent der deutschen Slack-Nutzer und Nutzerinnen schätzen, dass bereits heute im Durchschnitt fast die Hälfte aller Telefon- oder Video-Meetings durch eine Slack-Nachricht ersetzt werden könnte.

Mitarbeitende wünschen mehr Mitspracherecht

Der Erfolg neuer Software und Tech-Tools in Unternehmen hängt stark davon ab, ob sie von der Belegschaft angenommen werden. IT-Verantwortliche haben das erkannt und wollen Nutzerinnen und Nutzer frühzeitig in den Auswahlprozess ihrer Software einbeziehen. Hier liegen Wunsch und Realität jedoch noch weit auseinander: So sind 39 Prozent der deutschen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer enttäuscht, weil sie bei der Auswahl von Apps und Software-Tools nicht mit einbezogen werden. 

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Der Ruf der Arbeitnehmerschaft nach Mitspracherecht ist laut und gerechtfertigt. Unternehmen sollten erkennen, dass es im Kampf um die richtigen Talente in Zukunft auch entscheidend sein wird, welche digitale Infrastruktur Unternehmen bieten. Junge Talente haben klare Vorstellungen davon, mit welcher Software sie arbeiten wollen. In einer hybriden Zukunft werden sie auch lauter danach fragen.

Kollaborationsplattformen erleichtern hybrides, asynchrones Arbeiten

Dass der Wandel hin zu einer hybriden Arbeitswelt von Dauer sein wird, zeigt eine weitere Studie: Laut Future Forum, einem Think Tank von Slack, wollen nur 17 Prozent der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer dauerhaft ins Büro zurückkehren. 83 Prozent wünschen sich hingegen auch in Zukunft hybrid oder komplett remote zu arbeiten. 

Die asynchrone Zusammenarbeit wird ausdrücklich gewünscht.

Kollaborationsplattformen wie Slack identifizieren die deutschen Nutzerinnen und Nutzer dabei als ein Tool, mit dem sie in Zukunft bevorzugt arbeiten möchten. So geben 100 Prozent der Befragten an, dass sie Slack auch nach der Pandemie weiter nutzen wollen. Sie wollen Slack insbesondere für die asynchrone Zusammenarbeit (34%), für die Verbesserung der Abstimmung zwischen Teams (34%) und für die Steigerung der individuellen Produktivität (33%) einsetzen.

Sprach- und Videonachrichten als Ersatz

Die Umstellung auf hybrides Arbeiten ist aber nur der erste Schritt. Nun sollten sich Unternehmen von der Erwartung lösen, dass Arbeit ausschließlich zwischen 9 und 17 Uhr stattfinden muss. Stattdessen wird es in Zukunft zentral sein, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, asynchron zu arbeiten, also zu den Zeiten, die für sie am sinnvollsten sind. Unsere Erfahrungen bei Slack zeigen, dass Mitarbeiter, die weniger Zeit in Meetings verbringen und mehr Raum für ihre eigentliche Arbeit haben, zufriedener und produktiver sind. 

Das belegen auch die Studienergebnisse: So sind 79 Prozent der deutschen Slack-Nutzerinnen und -Nutzer an einem Software-Tool interessiert, das asynchrones Arbeiten unterstützt, damit die Arbeit ihres Teams zu verschiedenen Tageszeiten stattfinden kann. Bei Slack arbeiten wir derzeit an Lösungen, die asynchrones Arbeiten erleichtern sollen. So sollen Nutzerinnen und Nutzer künftig Video- und Sprachnachrichten in Slack-Channels teilen können, um asynchrone Status-Updates zu ihren Projekten zu geben. 

Wie wir in Zukunft arbeiten, entscheiden wir heute

Es gibt keinen Weg zurück: Im Jahr 2020 haben sich Unternehmen weltweit mit der neuen Realität der Arbeitswelt arrangiert. Das bedeutet nicht, dass wir an allem festhalten müssen, was wir in den vergangenen Monaten gesehen haben. In Zukunft wird es darum gehen, das Beste aus der Welt vor der Pandemie mit der neuen Realität zu kombinieren. 

Künftig wird es daher zentral sein, die Wünsche und Vorstellungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Softwareauswahl stärker mit einzubeziehen und Ihnen die Möglichkeit zu bieten, zeit- und ortsunabhängig zu arbeiten. Kollaborationsplattformen wie Slack können dabei eine entscheidende Unterstützung sein.


*Über die Studie:
Die Slack-Umfrage wurde von
Wakefield Research zwischen dem 9. und 23. Februar 2021 mittels einer E-Mail-Einladung und einer Online-Umfrage durchgeführt. Die Umfrage wurde unter 3.000 Nutzern, definiert als Berufstätige, die Slack oder Teams für die Arbeit nutzen, in Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern arbeiten und deren Unternehmen für die Nutzung von Slack oder Teams bezahlen, aus den folgenden Ländern verteilt: USA (500), Großbritannien (500), Frankreich (500), Deutschland (500), Japan (500) und Australien (500).


Über den Autor

Johann Butting ist Vice President Europe bei Slack

 

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