Angestellte brauchen mehr Zeit für konzentriertes Arbeiten
Die digitale Arbeitswelt kann mit ihrem hohen Tempo Arbeitende sehr leicht überfordern, vor allem wenn auch noch viele Meetings im Spiel sind. Slack hat zwei Gegenmittel dafür entwickelt.
Team-Meetings, Einzelgespräche, tägliche Check-ins, wöchentliche Updates und Brainstormings – unsere Terminkalender sehen zunehmend aus wie eine unlösbare Partie Tetris, weil sie so vollgestopft sind mit Meetings. Zwischendurch wartet hier und da mal eine 30-minütige oder einstündige Pause, doch die reicht dann auch nur für genau das: eine Pause, aber nicht für konzentriertes Arbeiten. Dadurch fällt die eigentliche Arbeit in die Stunden, in denen eigentlich das Leben stattfinden soll – frühmorgens oder nach Feierabend.
Flexible Arbeitszeiten sind Mitarbeitenden oft wichtiger als die Flexibilität beim Arbeitsort.
Wenn wir mit Menschen über ihr Arbeitsleben sprechen, ist eine der größten Sorgen, die wir rollen- und funktionsunabhängig hören, die Überlastung durch zu viele Meetings und wie diese es schwer macht, konzentriert zu arbeiten. Und das ist ein globales Problem: Die Untersuchungen des Future Forum zeigen, dass sich mehr als 90 Prozent der befragten Menschen bei den Arbeitszeiten mehr Flexibilität wünschen – sogar noch mehr als bei der Wahl des Arbeitsortes.
Bei Slack haben wir darum in den vergangenen zwei Jahren mit neuen, digitalen Arbeitsweisen experimentiert und intensiv an Innovationen gearbeitet, die den Nutzer:innen dabei helfen, die Abhängigkeit von Meetings zu reduzieren. Mit dem klaren Ziel, eine bessere Arbeitsweise zu schaffen, die flexibel, inklusiv und vernetzt ist und Mitarbeiter:innen dabei unterstützt, im Job und im Privatleben ihr Bestes geben zu können.
Focus Fridays statt Meeting-Marathons
Ein solches Programm sind die sogenannten Focus Fridays. An Focus Fridays halten wir bei Slack keine internen Meetings ab und ermutigen unsere Mitarbeiter:innen dazu, ihre Benachrichtigungen auszuschalten, damit sie ungestört arbeiten können. Natürlich kann es vorkommen, dass freitags das ein oder andere externe Kundenmeeting stattfindet, da manche Kunden nur dann Zeit oder Bedarf haben. Aber es kann schon viel bewirken, wenn die internen Meetings für einen Tag pausieren.
Während der Pilotphase des Programms haben wir festgestellt, dass insgesamt 84 Prozent der Slack-Mitarbeiter:innen die Focus Fridays befürworten. Darüber hinaus gibt fast die Hälfte aller Führungskräfte bei Slack an, dass die Focus Fridays für sie von großem Nutzen sind. Eine wichtige Einordnung, da eine frühere Mitarbeiterbefragung ergab, dass Führungskräfte mehr als doppelt so häufig wie Mitarbeiter:innen angeben, nicht genügend Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben zu haben.
Ziel der Focus Fridays ist es daher, den Mitarbeiter:innen flexiblere Arbeitszeiten zu ermöglichen. Allerdings gelingt das nicht, wenn einfach alle für Freitag angesetzten Meetings auf die ersten vier Tage der Woche gelegt werden. Deshalb ist dieses Programm Teil eines ganzheitlichen Überdenkens unserer Meetingkultur und der dazugehörigen Praktiken. So haben wir unsere Mitarbeiter:innen darin geschult, mehr Arbeit asynchron zu erledigen, z.B. wöchentliche Team-Check-ins in einem Channel abzuhalten, damit alle (unabhängig von der Arbeitszeit) daran teilnehmen können. Oder einen spontanen 10-minütigen Huddle mit Teammitgliedern abzuhalten, um eine Frage schnell zu klären, anstatt ein weiteres 30-minütiges Meeting in den Kalender zu quetschen.
Seit der Einführung der Focus Fridays haben wir einige Verbesserungen beobachtet. Und wir arbeiten auch weiterhin direkt mit den Mitarbeiter:innen sowie Projekt-Teams zusammen, um Best Practices zu entwickeln und auszutauschen.
Maker Weeks für produktives und ungestörtes Arbeiten
Klar ist auch: Ein Tag pro Woche reicht nicht immer aus, um bei einem großen Projekt in den Flow zu kommen. Während der Maker Weeks, die bei Slack zweimal im Quartal stattfinden, sagen unsere Projekt-Teams alle internen, regelmäßigen Meetings ab. Einige Status-Updates zu aktuellen Projekten werden asynchron durchgeführt, andere setzen einfach eine Woche aus. Maker Weeks sind eine gute Gelegenheit, sich mehr auf die eigene Arbeit zu konzentrieren und den Kopf frei zu bekommen. Ziel ist es, den Mitarbeiter:innen mehr Zeit zu geben, um bestimmte Dinge einfach zu „machen“ – sei es ein Designprojekt, eine Kundenpräsentation oder auch nur Papierkram.
Maker Weeks sind eine gute Gelegenheit, sich mehr auf die eigene Arbeit zu konzentrieren und den Kopf frei zu bekommen.
Die Idee dahinter kommt aus der Produktwelt und sie hat bei Slack vor einigen Jahren in unserer Produktabteilung ihren Anfang genommen. Mittlerweile passen wir diese Idee an das gesamte Unternehmen an und gestalten sie so, dass sie den Bedürfnissen der Projekt-Teams aller Abteilungen bestmöglich gerecht wird. Unser Vertriebsteam nimmt beispielsweise zweimal im Jahr eine Woche lang eine abteilungsweite Auszeit von internen Meetings, um sich ganz auf die Kunden zu konzentrieren: in der so genannten Customer Week.
Abstand gewinnen und einige grundsätzliche Fragen stellen
Die Maker Week soll nicht nur mehr Zeit für das Wesentliche bieten, sondern auch alle dazu ermutigen, die Termine in ihrem Kalender zu überprüfen und zu entscheiden, ob sie immer noch ihren Zweck erfüllen. Wir alle machen uns nur allzu leicht von unseren Kalendern abhängig – wir schleppen uns von Meeting zu Meeting, von Woche zu Woche, ohne zu reflektieren, ob das alles überhaupt sinnvoll ist. Die Maker Week bietet uns dagegen die Möglichkeit, etwas Abstand zu gewinnen und zu fragen:
- Welchen Zweck hat das Meeting? Geht es darum, über ein Thema zu debattieren, zu diskutieren oder zu entscheiden, oder um uns selbst oder ein Teammitglied weiterzuentwickeln? Wenn nein, kann das Meeting auch asynchron durchgeführt werden?
- In welchen Abständen sollte dieses Meeting stattfinden? Muss es wöchentlich abgehalten werden?
- Für wen ist das Meeting gedacht? Müssen alle Personen, die das Meeting derzeit in ihrem Kalender stehen haben, tatsächlich teilnehmen?
Doch eine echte Veränderung der Meeting-Kultur wird nicht von heute auf morgen möglich sein. Darum haben wir neben den Focus Fridays und Maker Weeks regelmäßige Umfragen gestartet, um die Auswirkungen dieser Programme auf das Wohlbefinden und die Produktivität der Mitarbeiter:innen bewerten zu können. So können wir sehen, ob Programme für bestimmte Teams und Zuständigkeiten unpassend sind und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen, damit ihre Bedürfnisse besser erfüllt werden.
Realitätscheck: Funktioniert das auch?
Daten aus unseren internen Umfragen zeigen, dass Mitarbeiter:innen aller Abteilungen das Gefühl haben, mit jeder Maker Week besser zu werden. Wie wir von einigen Mitarbeiter:innen hören konnten, haben die Focus Fridays für sie einen echten Wandel gebracht, sodass sie in Zukunft nicht mehr darauf verzichten möchten.
Aber wir sind noch lange nicht am Ziel. Unter dem Leitmotiv „Fortschritt statt Perfektion“ werden wir auch in Zukunft prüfen, wie diese beiden Programme bei den Mitarbeiter:innen ankommen und an neuen Best Practices und Erfolgsgeschichten arbeiten, die das Arbeiten einfacher, angenehmer und produktiver machen.
