Wie Dokumentenmanagement Mehrwerte schafft
Während komplette Abteilungen für die Digitalisierung mit neuer Technik und Prozessen ausgestattet werden, wird ein wichtiger Bereich oft vergessen: das Dokumentenmanagement. Dabei liegen in den Geschäftsdokumenten die wichtigsten Werte eines Unternehmens.
Die Digitalisierung verändert die Art wie wir arbeiten grundlegend. Chatprogramme ersetzen das Telefonat mit den Kollegen, Programme sind nicht mehr auf dem Rechner installiert, sondern als Software-as-a-Service (SaaS) in der Cloud verfügbar. Und mobile Endgeräte erlauben das Arbeiten von unterwegs. In vielen Unternehmen spukt in einem zentralen Bereich aber weiterhin der Geist der analogen Zeit – im papierbasierten Dokumentenmanagement.
Papierdokumente sollten digital bearbeitbar und überall verfügbar sein.
Verträge, Kundeninformationen, Produkt- und Servicedokumente oder Rechnungen – ohne diese Dokumente funktioniert kein Betrieb. Doch anstatt die digitalen Möglichkeiten zu nutzen und das volle Potenzial der in den Dokumenten enthaltenen Informationen auszuschöpfen, verstauben sie auf totem Papier in unzugänglichen Archiven. Um die versteckten Werte zu erschließen, müssen Dokumente digital bearbeitbar und standortunabhängig verfügbar sein.
Rechnungen: Skonti nutzen
Viele Dienstleister und Anbieter bieten ihren Kunden Skonti an, wenn der Rechnungsbetrag innerhalb einer bestimmten Frist beglichen wird. Doch warum nutzen nicht alle Unternehmen diese Möglichkeit und freuen sich über das geschenkte Geld? Die Antwort findet sich im Bearbeitungsprozess von papierbasierten Rechnungen: Entweder per Post oder als PDF, das häufig zusätzlich noch ausgedruckt wird, gehen Rechnungen bei Unternehmen ein. In beiden Fällen werden Papierdokumente aufwändig durch die Räumlichkeiten transportiert. Während sie ihren Freigabeprozess durchlaufen, liegen sie immer wieder tagelang im Postfach von Verantwortlichen, obwohl die eigentliche Bearbeitung mit einer Unterschrift und einem Stempel erledigt ist. Anschließend wandern sie in die nächste Abteilung, bis sie endlich in der Zahlungsstelle ankommen. Dann werden sie abgeheftet und landen im Aktenschrank.
Kein Wunder also, dass die Frist für Skonti in vielen Fällen längst verstrichen ist, bis der offene Betrag beglichen wird. Das gilt besonders dann, wenn auch noch andere Papierdokumente gesucht werden müssen, um eine Rechnung richtig zuordnen und freigeben zu können. Multipliziert mit der Menge an Rechnungen, die täglich in Unternehmen eingehen und bearbeitet werden, ergibt sich ein hoher Zeit- und Arbeitsaufwand, der obendrein vermeidbare Kosten verursacht.
Automatische Zuordnung statt langer Transportwege
Große Ersparnisse lassen sich mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) anhand eines digitalen Workflows erzielen: Geht die Rechnung als Mail ein, landet sie dank Schnittstelle zum Mailkonto im Rechnungseingang des DMS. Geht das Dokument postalisch ein, wird es gescannt und ins DMS importiert. Die Zuordnung der Rechnungen erfolgt vollautomatisch anhand festgelegter Kriterien. Weitere für die Prüfung relevante Dokumente, wie etwa Bestellungen oder Rabatt-Tabellen, sind per Tastendruck verfügbar. Ein rollenbasierter Workflow stößt nach jeder Aktion selbsttätig den nächsten Schritt im Prozess an. Die verantwortlichen Mitarbeiter erhalten einen Hinweis und die Freigabe kann mit einer festgesetzten Frist und entsprechenden Erinnerungen versehen werden. Die Freigabe selbst ist mit einem Mausklick erledigt und die Rechnung landet automatisch in der Zahlungsstelle.
Cloud spart Arbeitswege
Wenn ein Dokument in unterschiedlichen Fassungen an verschiedenen Orten abgelegt wurde, wird es ganz kompliziert.
Laptops, Smartphones und andere mobile Endgeräte erlauben es Mitarbeitern heute unterwegs, von daheim oder an mehreren Standorten zu arbeiten. Doch nicht immer ist der Zugriff auf benötigte Dokumente gesichert. Braucht zum Beispiel ein Außendienst-Mitarbeiter auf dem Weg zum Kundentermin nochmals ein bestimmtes Dokument, etwa um ein Vertragsdetail nachzulesen, das nicht auf seinem Arbeitsgerät gespeichert ist, beginnt im Unternehmen hektische Betriebsamkeit: Mitarbeiter müssen benachrichtigt, das Dokument gesucht, verifiziert, eingescannt und versandt werden. Das kostet den Außendienstler Zeit, die Kollegen im Büro zusätzlich Nerven und verursacht Aufwände. Noch komplizierter wird es, wenn das gesuchte Dokument in unterschiedlichen Fassungen an verschiedenen Orten abgelegt wird. Auch wenn mehrere Personen gemeinsam an einem Dokument arbeiten, macht das den Versionsabgleich in einem analogen System aufwändig und fehlerträchtig.
Nachbestellungen von Produkten, die vor langer Zeit gekauft wurden, verursachen oft viel interne Arbeit. Das geht auch anders.
Ein Cloud-basiertes digitales DMS hingegen sichert den Zugriff auf die Dokumente des Unternehmens – von überall, zu jeder Zeit. Und ohne Kompromisse in Sachen Sicherheit. Durch individuelle Rechtevergabe behalten die Verantwortlichen die Kontrolle darüber, wer was mit welchem Dokument tun darf. Gleichzeitig sorgt die Versionierung des DMS bei jedem Zugriff für die Anzeige der jeweils aktuell gültigen Fassung des Dokuments. Darüber hinaus stellt der Versionsverlauf sicher, dass alle Änderungen dauerhaft nachvollziehbar sind. Damit erfüllen Unternehmen ihre Compliance-Anforderungen leichter.
Schneller Kundenservice: der entscheidende Mehrwert
Nicht nur die Mitarbeiter profitieren von einem digitalen DMS. Auch für Kunden bietet es zusätzlichen Nutzen, etwa durch schnelleres Beantworten von Fragen oder Bearbeiten von Aufträgen. Wendet sich zum Beispiel ein Kunde, der vor zehn Jahren ein bestimmtes Bauteil bestellt hat, wegen einer Fehlfunktion oder Nachbestellung an den Hersteller, kann die Suche nach den betreffenden Dokumenten einige Zeit in Anspruch nehmen. Besonders, wenn der letzte Auftrag einige Jahre zurück liegt und die Dokumente archiviert wurden. Dann geht das Stöbern in Ordnern und Schränken los. Der Kunde verliert währenddessen wertvolle Zeit. Falls er das Bauteil braucht, um seinen Geschäftsbetrieb am Laufen zu halten, können lange Wartezeiten und Stillstände sehr schnell sehr teuer werden.
Doch es geht auch anders: Noch während des Gesprächs mit dem Kunden, erhält der Service-Mitarbeiter anhand der Kundennummer und einer Volltextsuche im DMS alle Dokumente, die den Kunden betreffen. Das Weiterleiten der Unterlagen an die entsprechenden Abteilungen zur Weiterbearbeitung des Auftrages ist mit ein paar Mausklicks erledigt. Das Resultat sind höhere Effizienz und zufriedenere Kunden.
