Tipps für ein nachhaltig erfolgreiches Onboarding
Onboarding ist ein nicht zu unterschätzender Bestandteil im Wettbewerb um gute Mitarbeiter:innen und langfristige Beschäftigungsverhältnisse. Aus den Erkenntnissen der letzten Studie von Haufe zu diesem Thema lassen sich einige wertvolle Tipps ableiten.
Vom richtigen Timing bis hin zur Wichtigkeit von Feedback und Transparenz – diverse Aspekte tragen dazu bei, dass neue Mitarbeitende das Onboarding positiv erleben. Überraschend: von vielen Unternehmen wird das laut Haufe Onboarding-Studie 2023 immer noch nicht ausreichend abgebildet. 36 Prozent der befragten Unternehmen erlebten demnach bereits Kündigungen vor dem ersten Arbeitstag – was oft auf ein mangelhaftes Onboarding zurückgeführt werden kann.
Zusätzlich zeigt die Studie, dass viele Onboarding-Prozesse noch nicht den Weg ins digitale Zeitalter gefunden haben und allein deshalb schon Nachholbedarf besteht. Dieser Beitrag bietet fünf wertvolle Tipps, die Unternehmen bei der Gestaltung des Onboarding-Prozesses beachten sollten, um die Onboardees bestmöglich im neuen Job zu begleiten.
1Strukturen schaffen und Verantwortlichkeiten zuteilen
Nur jedes vierte der befragten Unternehmen gibt an, über einen zentral organisierten Onboarding-Prozess zu verfügen. Noch weniger besitzen ein eigenes Budget (15 Prozent) oder setzen eine unterstützende Onboarding-Software (25 Prozent) ein. Es mangelt also sowohl an Strukturen als auch an definierten Verantwortlichkeiten. Und so passiert, was in solchen Fällen meist geschieht: wenn sich niemand für die Aufgabe zuständig fühlt, wird sie auch nicht erledigt.
Dabei sollte Onboarding ganz klar als eine Teamaufgabe gesehen werden, in die viele Personen eingebunden werden sollten. Doch es braucht eben auch Zuständige, die den Prozess planen, koordinieren und Aufgaben verteilen. Zudem ist es wichtig, dass die verantwortlichen Personen über ein dediziertes Budget für das Onboarding verfügen. Aus diesen Mitteln kann beispielsweise eine Onboarding-Software eingekauft werden, mithilfe derer das Unternehmen mit den Onboardees in den Austausch treten und Informationen teilen kann.
2Soziale Integration als Schlüsselfaktor für gutes Teamwork
Die fachliche Einarbeitung, welche für 93 Prozent der Befragten im Fokus steht, ist nur eine Seite der Medaille – nicht weniger wichtig ist die soziale und kulturelle Integration. Obwohl dies ein entscheidender und offensichtlicher Faktor für harmonische und funktionierende Teams ist, wird diese nur von etwa 78 Prozent der Befragten als essenzieller Bestandteil des Onboarding-Prozesses angesehen.
Neue Onboardees sollten ihre Teams daher so früh wie möglich kennenlernen – auch auf persönlicherer Ebene. Es bietet sich beispielsweise an, die neuen Onboardees bereits zu anstehenden Firmenfeiern wie Sommerfesten oder Weihnachtsfeiern einzuladen oder auch ein gemeinsames Team-Lunch oder Afterwork-Event zu planen.
Neue Mitarbeiter:innen sollten nicht in ihrer eigenen Blase bleiben.
Auch die Integration und Vernetzung unter den Onboardees sollte bewusst gefördert werden. Dies kann beispielsweise durch die Einrichtung eines gemeinsamen Chats oder die Organisation eines speziellen Onboardee-Events wie zum Beispiel einem Welcome Day oder einem Networking-Event geschehen. Die Newbies befinden sich alle in einer ähnlichen Situation und es entsteht ein natürliches Gemeinschaftsgefühl, welches den Einstieg erleichtert und die zwischenmenschlichen Beziehungen stärkt.
Es ist jedoch wichtig darauf zu achten, dass die neuen Mitarbeitenden nicht ausschließlich in dieser Blase bleiben, sondern dass auch bestehende Teammitglieder und andere Arbeitskolleg:innen den Austausch mit ihnen suchen, um mögliche isolierte Grüppchenbildungen zu vermeiden. Das fördert nicht nur das Einleben der neuen Mitarbeitenden, sondern trägt auch zu einer positiven und produktiven Arbeitsatmosphäre im gesamten Unternehmen bei.
3Bereits beim Preboarding ansetzen: Keine Zeit verlieren
Zeit ist Geld – auch beim Onboarding. Ein häufig unterschätzter Faktor beim Onboarding ist das Timing. Denn das rechtzeitige Starten mit dem Onboarding-Prozess kann darüber entscheiden, wie gut sich neue Mitarbeitende auf ihre neuen Aufgaben vorbereitet fühlen, aber auch, ob diese ihren ersten Arbeitstag überhaupt antreten werden oder nicht. Optimal sollte dieser Prozess bereits mit der Unterschrift des Arbeitsvertrags starten. Besonders in den Wochen oder sogar Monaten, die zwischen Unterschrift und Arbeitsantritt vergehen können, entwickeln sich Unsicherheiten – und das vor allem dann, wenn die zukünftigen Mitabeiter:innen sich selbst überlassen werden und von ihrem künftigen Arbeitgeber nichts mehr hören.
Onboarding fängt nicht erst am ersten Arbeitstag an.
Die Lösung heißt Preboarding – sprich ein Onboarding bereits vor dem ersten Arbeitstag. Hier kann neben der Klärung von offenen Fragen zu den künftigen Aufgaben direkt eine Vorstellung des Teams integriert werden. Auch Informationen wie die Anfahrt zum Unternehmen, dem Ablauf des ersten Arbeitstags und der ersten Woche oder allgemeine Infos zum Unternehmen können hier bereits proaktiv geteilt werden. So baut sich bereits eine Bindung zum neuen Arbeitsplatz, den neuen Kolleg:innen und der neuen Führungskraft auf.
4Feedback und Transparenz fördern
Die Haufe Onboarding-Studie zeigt: 88 Prozent der Befragten legen viel Wert auf strukturierte Feedback-Gespräche. Trotzdem geben gleichzeitig über die Hälfte der Befragten (56 Prozent) an, dass falsche Erwartungen des Onboardees zur Frühfluktuation führen können. Wo entstehen hier also die Fehler?
Das Onboarding ist in erster Linie ein Kommunikationsprozess. Um falschen Erwartungen vorzubeugen, sollte auf ein konsequentes Messaging und eine transparente Kommunikation geachtet werden – in beide Richtungen. Onboardees brauchen von Anfang an Feedback, damit sie wissen, was auf sie zukommt. Ein wichtiges Stichwort ist hier das Erwartungsmanagement. Offen zu kommunizieren, was die Onboardees an ihrem ersten Tag und ihren ersten Wochen erwartet und für welche Teams und Aufgaben sie eingeplant werden, beugt falschen Erwartungen vor.
Ungefiltertes Feedback lässt sich am besten anonym einholen.
Aber auch Unternehmen sind auf Feedback angewiesen, um sich kontinuierlich weiterzuentwickeln. Ein frischer Blick auf ihre Strukturen und Prozesse bringt einen erheblichen Mehrwert, da veraltete und ineffiziente Abläufe auf diese Weise aufgebrochen werden können. Neue Mitarbeitende nach ihrer Meinung zu fragen, vermittelt zudem ein Gefühl der Wertschätzung und zeigt, dass ihre Perspektive von Beginn an eine wichtige Rolle spielt, ohne dass sie sich zuerst einen Status erarbeiten müssen. Doch Vorsicht: besonders in der Anfangszeit werden sich die Onboardees eher weniger kritisch über bestehende Prozesse äußern. Um hier authentisches Feedback einzuholen, können anonyme Umfragen eine entscheidende Rolle spielen.
5Remote-Onboarding – nicht nur im Notfall eine gute Lösung
Während der vergangenen Jahre haben viele die Vorteile hybrider Arbeitsmodelle schätzen gelernt. Kein Wunder also, dass diese nach wie vor in unserem Arbeitsleben allgegenwärtig sind. Auch das Onboarding kann remote durchgeführt werden – und sollte schon lange nicht mehr nur als Notlösung gesehen werden.
Das ist allerdings noch nicht in allen Unternehmen angekommen. Die Studie zeigt, dass viele Organisationen entweder gar kein oder nur ein unzureichend durchdachtes Remote-Onboarding anbieten. Lediglich 36 Prozent der Unternehmen setzen vermehrt auf eine Remote-Lösung. Dabei stehen zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung, das Onboarding mithilfe digitaler Tools zu gestalten. Dennoch sollten Unternehmen auch beim Remote-Onboarding darauf achten, den Prozess nicht nur auf den virtuellen Raum zu beschränken. Vielmehr kommt es darauf an, eine sinnvolle Verknüpfung zwischen digitalen und analogen Elementen herzustellen, um ein ganzheitliches und effektives Onboarding zu gewährleisten.
Onboarding als Schlüssel zur langfristigen Mitarbeiterbindung
Ein gut gedachtes Onboarding hat eine direkte Auswirkung auf die Reputation des Unternehmens, da sich sowohl positive, besonders aber auch negative Erfahrungen schnell verbreiten, insbesondere durch Bewertungsplattformen und Mundpropaganda.
Ein gelungenes Onboarding ermöglicht es den neuen Mitarbeitenden, schneller produktiv zu werden, eigenständig Aufgaben und Projekte zu übernehmen und somit schneller einen spürbaren Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen. Gut durchdacht schafft das Onboarding-Programm also eine Win-Win-Situation für alle Seiten. Unternehmen müssen dazu nicht zwangsläufig hohe Investitionen tätigen. Oftmals genügen bereits kleine Anpassungen und Optimierungen, um den Grundstein für eine positive Employee Journey zu legen und somit eine langfristige Mitarbeiterbindung zu fördern.
