KI-gestütztes Personalmanagement sorgt für mehr Effizienz in der Produktion

Das Optimierungspotenzial der Digitalisierung umfasst bei produzierenden Unternehmen nicht nur Maschinen und Prozesse, sondern auch die Arbeit des Personals. Intelligente Schichtplanung beispielsweise senkt den Planungsaufwand und steigert die die Produktionsauslastung und die Mitarbeiterzufriedenheit.

Es gibt viele gute Planungsmodelle, die aufgrund ihrer Komplexität nicht manuell umgesetzt werden können.

Die vierte industrielle Revolution ist bereits angestoßen, „Industrie 4.0“ lautet das Schlagwort der Stunde. Dieses Zukunftsprojekt soll die Individualisierung der Produkte und die Flexibilität der Produktion maximieren und hierzu die Möglichkeiten der Digitalisierung nutzen. Hierbei kommt es auf den Dreiklang aus Material, Maschine und Mensch an. In den Bereichen Material und Maschine ist die Entwicklung schon recht weit fortgeschritten: Der Optimierung der Lieferketten haben sich Unternehmen bereits zu Beginn der vierten industriellen Revolution verschrieben, es folgte intelligentes Monitoring dank Manufacturing Execution System, um die Auslastung von Maschinen hochzutreiben. 

Der Faktor Mensch wurde bislang vernachlässigt – auch, weil die Optimierung des Personaleinsatzes aufgrund beweglicher Variablen kompliziert ist: Die Arbeitsplanung ist Arbeitsschutzgesetzen und Vorgaben des Betriebsrats unterworfen, Mitarbeitende haben individuelle Wünsche und Kompetenzen und fallen ungeplant aus. Angesichts des Fachkräftemangels und eines bislang geringen Digitalisierungsgrades der produzierenden Industrie birgt die Schichtplanung noch ungenutztes Potenzial. Unternehmen sollten sich deshalb mit dem potenziellen Mehrwert auseinandersetzen, den ihnen digitale Planungstools bringen können.

Legale Planung garantieren

Schichtpläne softwaregestützt zu erstellen hat drei große Vorteile: Die Planung ist rechtssicher, Mitarbeitende werden aktiv in den Prozess eingebunden und ausgefeilte Schicht- und Rotationsmodelle werden automatisch einbezogen. „Unternehmen haben immer wieder das Problem, dass ihre Planung nicht legal ist und dagegen geklagt wird“, weiß Jan-Martin Josten, Gründer der shyftplan GmbH. Der Informatiker hat mit seinem Team ein smartes Tool zur Personaleinsatzplanung entwickelt und kennt die Herausforderungen, die sich Konzernen bei der Planung stellen. Die aktuellen Bestimmungen des Arbeitsschutzgesetzes sowie Vorgaben des Betriebsrates im Blick zu halten, die Planung zu vereinheitlichen und für die entsprechenden Stellen einsehbar zu machen, ist mit Methoden via Excel oder Magnetboard nicht möglich. Ein smartes Tool zur Schichtplanung hingegen schafft Transparenz, und eine DSGVO-konforme Kommunikation und ermöglicht es, komplexe Planungen effizient umzusetzen.

Ein weiterer wichtiger Punkt bei der Schichtplanung: „Die Mitarbeitenden sollen eine Stimme in dem Prozess haben“, meint Josten. Genau das erreichen Unternehmen mit einer Schichtplanungssoftware, weil die Mitarbeitenden die Planung einsehen und zudem Präferenzen hinterlegen können. Urlaubsanträge zum Beispiel sind direkt im System hinterlegt, die Software gleicht diese untereinander sowie mit der Produktionsplanung ab. Zudem lassen sich komplexe Modelle zur Schicht- und Rotationsplanung – wie voll- oder teilkontinuierliche, vorwärts oder rückwärts rollierende Systeme – hinterlegen. 

„Es gibt viele gute Modelle, die aber in der manuellen Planung aufgrund ihrer Komplexität nicht umgesetzt werden können“, weiß Josten. Dank Software lässt sich die Maschinenauslastung maximieren und die Produktionsauslastung optimieren. Zudem steigt die Zufriedenheit – und daraus resultierend auch die Motivation – der Mitarbeitenden, weil sie sich eingebunden fühlen. Eine Studie der IG Metall belegt, dass Schichtarbeitende mehr Mitbestimmungsrecht in der Planung fordern: 81 Prozent wünschen sich selbstbestimmte Zeitguthaben; 84 Prozent die freie Wahl der Freischichten; 71 Prozent möchten ihre Schichten selbst organisieren; und 70 Prozent verlangen, dass Schichtänderungen nur mit einer Ankündigungsfrist möglich sind [„Arbeitszeiten im Fokus“, IG Metall, 2017]. 

Vollintegrierte und automatische Lösung

Bei der Wahl des Planungstools gilt es auf grundlegende Features zu achten: Zum einen müssen die im Unternehmen vorhandenen Daten vollautomatisch eingebunden werden können und das Tool vollintegriert in der IT-Landschaft sein. Bestehende Rotationsmodelle sowie relevante Daten der Mitarbeitenden – wie Zertifizierungen – müssen automatisiert aus ERP-, MES- und HCM-Systemen in die Schichtplanung einfließen. Mit einer solchen zentralen Datenverwaltung lässt sich die Einsatzplanung optimieren, manuelle Aufwände und Doppelpflege entfallen.

Welcher Mitarbeitender für eine Schicht der richtige ist, hängt von vielfältigen Faktoren ab – und Personalplaner stoßen hier an ihre Grenzen.

Zum anderen muss ein digitales Personalmanagement über smarte Algorithmen verfügen. „Das Tool muss es besser können als der Mensch“, bringt es Josten auf den Punkt. Hier kommt Künstliche Intelligenz ins Spiel: Die Input-Faktoren für eine optimale Schichtplanung sind so vielfach, dass sie sich linear gar nicht berücksichtigen lassen. Welcher Mitarbeitender für eine Schicht der richtige ist, hängt von vielfältigen Faktoren ab, unter anderem von der Verfügbarkeit, Qualifizierungen und Stundenkonten. Personalplanerinnen und -planer stoßen hier an ihre Grenzen. Eine KI-gestützte Software hingegen kann diese Aufgabe innerhalb kurzer Zeit lösen und betriebsseitige Vorgaben – zum Beispiel, dass Mitarbeitende immer in denselben Gruppen zusammenarbeiten, aber dabei in den Aufgaben rotieren sollen – sowie individuelle Wünsche, Ausfälle und Produktionsplanungen berücksichtigen. 

Usability ist entscheidend

Ein weiteres entscheidendes Merkmal einer hochwertigen Software ist eine bedienfreundliche App. Josten: „Nutzen die Mitarbeitenden die App nicht gerne, geht der Einbindungsgedanke verloren.“ Die App sollte über eine übersichtliche Oberfläche und Funktionen wie ein Abwesenheitsmanagement verfügen. Zudem sollte sie an das jeweilige Unternehmen anpassbar sein: Unternehmen sollten bestimmen können, ob Mitarbeitende beispielsweise per Push-Benachrichtigung über Änderungen im Schichtplan informiert werden oder mit welchem Vorlauf sie die Pläne einsehen können.

Solche smarten Tools zur Schichtplanung lohnen sich bereits ab einer Unternehmensgröße von 100 Mitarbeitenden. „Ab dieser Größe entstehen ohne dedizierte Schichtplanungs-Software Effizienzlücken“, weiß Josten. Je umfangreicher die Schichtplanung, desto größer ist der Mehrwert der Software.  Die lässt sich, je nach Anbieter und Voraussetzungen, bereits innerhalb weniger Monate einführen: Josten rechnet im Schnitt mit einem Quartal bis zum Rollout, das Onboarding der Mitarbeitenden kann dann auch in Wellen erfolgen. „Je besser die interne IT aufgestellt ist und desto geübter das Unternehmen im Change-Management ist, desto schneller lässt sich die Software implementieren“, erklärt Josten. 

Fazit

Die Digitalisierung bietet nicht nur in der Optimierung von Lieferketten und Maschinen große Chancen, sondern auch im Bereich der Schichtplanung – einem bisher oft vernachlässigten Faktor. KI-gestützte Tools ermöglichen rechtskonforme und transparente Planungen, die Mitarbeitende aktiv einbinden. Dies steigert sowohl die Produktionsauslastung als auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Entscheidend für den Erfolg ist eine benutzerfreundliche und anpassbare Lösung, die nahtlos in bestehende IT-Landschaften integriert wird.