Digitales Benefit-Management erleichtert HR-Prozesse

Digitale Technologien sollen zu schlanken und effizienten Strukturen beitragen, damit Menschen sich auf wertschöpfende und kreative Aufgaben konzentrieren können. Ein solcher Ansatz für den Bereich Personal besteht in der digitalen Verwaltung von Mitarbeiter-Benefits. 

Zu einer ganzheitlichen Digitalstrategie sollte immer die Einbindung der HR-Abteilung und deren Aufgaben gehören. Schließlich kosten manuelle Prozesse nicht nur wertvolle Zeit. Eine „Zettelwirtschaft“ wirkt auch auf (potenzielle) Mitarbeitende verstaubt und altbacken – nicht gerade ein Aushängeschild für einen modernen Arbeitgeber. HR-Lösungen sollten also digital und damit zukunftsfähig werden. Auch eine Online-Benefit-Plattform zur Verwaltung und einfachen Nutzung der Zusatzleistungen ist in der heutigen Arbeitswelt ein wichtiger Baustein der HR-Digitalisierungsstrategie. 

Eine Plattform, viele Vorteile 

Arbeitgeber können viele Ansatzpunkte nutzen, um sich als modernes Unternehmen zu positionieren.

Ein digitales Benefit-Management vereint viele Vorteile – sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer:innen. Für HR-Verantwortliche oder Vorgesetzte bieten die Schnittstellen einer Benefit-Plattform die Möglichkeit, alle Extras, die das Unternehmen bietet, allen Beteiligten in einem modularen System transparent zur Verfügung zu stellen. Sämtliche Aufgaben und Prozesse – von der Beauftragung über die Organisation bis zur Umsetzung – lassen sich hier an einem digitalen „Ort“ bündeln. 

Damit wird der manuelle Aufwand für HR deutlich verringert und eine einfache, flexible sowie rechtskonforme Verwaltung der Zusatzleistungen ermöglicht. Ebenso stärkt eine digitale Verwaltung von Benefits die virtuelle Nähe zu den Mitarbeitenden, die jederzeit und überall Zugriff auf ihre Extra-Angebote oder Einsicht in ihr verfügbares Guthaben (hier insbesondere im Blick auf den 50-Euro-Sachbezug) haben.

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Zeitgemäße Benefits: Individuell und digital

Damit die Wirkung von Benefits nicht verpufft, sollte nicht nur deren Verwaltung und nicht nur deren Verwaltung und Organisation Schritt halten, sondern auch die Extras selbst am Puls der Zeit sein. Ein Aspekt, der hier eine zentrale Rolle spielt, ist ein individualisierbares Angebot. Schließlich passt nicht jeder Benefit zu jedem Mitarbeitenden – viel zu unterschiedlich sind die Bedürfnisse und Lebenssituationen der einzelnen Personen. 

Flexible Einsatzmöglichkeiten bieten vor allem Gehaltsextras wie der steuer- und sozialabgabenfreien 50-Euro-Sachbezug. Als wiederaufladbare Sachbezugskarte oder in Form von digitalen Gutscheinen kann jeder sein Geld da einsetzen, wo es ihn am meisten entlastet. Zum Beispiel für den Wocheneinkauf im heimischen Supermarkt, die Online-Shoppingtour für das neueste Outfit oder die Tankfüllung für den Wochenendausflug. Ein echter Mehrwert bei der derzeitigen Inflation.   

Die Arbeitswelt ebenso wie das private Leben der Menschen werden immer digitaler und mobiler. Auch daran sollten sich Benefits heutzutage orientieren. In der Praxis bedeutet das beispielsweise ein Internet-Kostenzuschuss für das Homeoffice, eine digitale Lösung für den Essenszuschuss, die im heimischen Restaurant anstatt der Betriebskantine eingesetzt werden, oder wiederaufladbare Sachbezugskarten, die dank Mobile Payment das kontaktlose Bezahlen des Supermarkteinkaufes ermöglichen. Wenn Benefits ein ganzheitliches digitales Erleben ermöglichen, zahlt dies positiv auf eine moderne Employer Brand ein.

3 Schritte: Implementierung einer Benefit-Plattform

1. Arbeitgeber stellen aus allen angebotenen Zusatzleistungen ihr individuelles Paket für ihr Team zusammen. Diese Extras können beispielsweise der 50-Euro-Sachbezug, ein Dienstrad und eine betriebliche Altersvorsorge sein. Mein Tipp: Für den Start eignet sich auch ein kleineres Benefit-Paket, das bei Bedarf erhöht wird.
2. Nach der Integration der Benefits auf der Plattform, kann ausgewählt werden, wann welcher Benefit-Baustein den einzelnen Mitarbeitenden zugeteilt werden soll.
3. Über eine App haben die Mitarbeitenden eine Benefit-Übersicht und können die angebotenen Extras direkt nutzen.

Ausblick: Chancen der Digitalisierung ergreifen 

Die Digitalisierung bietet für HR größtes Potenzial, um administrative Aufgaben „auszulagern“ und sich als Arbeitgeber dank zeitgemäßem Mitarbeiter-Management attraktiv zu positionieren. Neben dem digitalen Benefit-Management, was für Transparenz, Flexibilität und schlanke Prozesse sorgt, sind auch Chatbots – beispielsweise für die Beantwortung von Fragen des Teams – eine Entlastung für die HR-Abteilung. 

Ein weiteres Thema, das auf jeder HR-Agenda stehen sollte: HR-Analytics. Wer datenbasierte Aussagen trifft, verhilft dem Unternehmen zu strategischen Entscheidungen und wird somit zum wichtigen Partner für die Geschäftsführung. Ebenso wird digitales Training mithilfe von Metaverse und Augmented Reality voranschreiten und sich an der geplanten Marktpositionierung des Unternehmens ausrichten. 

Bei allen technischen Entwicklungen, in denen viel Potenzial schlummert, gilt es ebenso die „menschlichen“ Themen nicht außer Acht zu lassen. Diversity, Equity und Inklusion (DEI) sowie Nachhaltigkeit sind Bereiche, die für Bewerber:innen und Mitarbeitende immer wichtiger werden. Ob „grüne“ Benefits wie ein Zuschuss für den öffentlichen Nahverkehr, ein Leasing-Bike, die Förderung von „bunten“ Teams oder Mentorenprogramme, um einen generationenübergreifenden (Wissens-)Austausch zu fördern: Arbeitgeber können viele Ansatzpunkte nutzen, um sich als modernes Unternehmen zu positionieren. Wem es gelingt, technische und menschliche Aspekte gekonnt in Einklang zu bringen, wird mit motivierten Mitarbeitenden belohnt, die dem Unternehmen lange erhalten bleiben.


Über die Autorin

Über die Autorin

Lucia Ramminger ist seit August 2019 Director Human Resources bei Edenred Deutschland. Gemeinsam mit ihrem Team betreut sie rund 160 Mitarbeiter und Führungskräfte an drei Standorten. Zu ihrem Aufgabefeld im Personalmanagement zählen unter anderem Themen wie ESG, Digitalisierung von HR-Prozessen, Hybrides Arbeiten, Compensation & Benefits sowie Mitarbeiterbindung und der Ausbau der Arbeitgebermarke.

 

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