Die E-Rechnung: Pflicht und Chance zugleich
Die Tage von Rechnungen auf Papier oder als PDF sind gezählt. Ab dem neuen Jahr müssen Rechnungen zwischen Unternehmen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden.
Im März dieses Jahres haben Bundestag und Bundesrat dem Wachstumschancengesetz zugestimmt, mit dem die deutsche Wirtschaft gestärkt und bürokratische Hürden abgebaut werden sollen. Das Gesetz sieht unter anderem verbesserte Abschreibungsmöglichkeiten und eine Verbesserung des steuerlichen Verlustabzugs vor sowie die Einführung der E-Rechnung: Ab dem 1. Januar 2025 müssen demnach Unternehmen im Bereich B2B Rechnungen in einem elektronischen Format ausstellen und empfangen, dass der EU-Norm EN16931 entspricht.
Die Umstellung aufzuschieben, bedeutet längere Wartezeiten und Effizienzverluste.
Die Papierrechnung hat dann ausgedient, und auch andere digitale Rechnungen wie PDF-Dateien sind nicht mehr zulässig. Vorgeschrieben ist nunmehr ein standardisiertes Datenformat, häufig handelt es sich bei elektronischen Rechnungen um XML-Dateien. Es gelten zwar bestimmte Übergangsregelungen, nach denen B2B-Rechnungen auch 2025, 2026 und mitunter auch 2027 noch als Papier- oder PDF-Rechnung verschickt werden dürfen, spätestens 2028 ist die E-Rechnung aber obligatorisch.
Gesetz als Anlass für die Digitalisierung
Bis zum Auslaufen der Übergangsregelungen mit der Einführung der E-Rechnung zu warten, ist jedoch wenig sinnvoll. „Wenn Unternehmen früh genug loslaufen, sind sie noch in der Startergruppe“, erklärt Detlev Eberhardt, Vorstand der topfact AG, die auf digitale Geschäftsprozesse und Dokumentenmanagement spezialisiert ist. Sprich: Schieben Unternehmen das Projekt E-Rechnung auf die lange Bank, müssen sie sich gegebenenfalls bei den Digitalisierungspartnern in die immer länger werdende Warteschlange einreihen und verlieren kostbare Zeit. Nicht nur, weil die E-Rechnung in absehbarer Zeit verpflichtend ist, sondern auch, weil das digitale Rechnungswesen enorme Vorteile bietet. „Das Wachstumschancengesetz ist ein guter Anlass, die Chancen der Digitalisierung zu erkennen und zu nutzen“, betont Eberhardt.
Denn Papier als Träger von Informationen hat sich zwar über Jahrhunderte bewährt, ist aber nicht zukunftsweisend. Die übermittelten Informationen liegen eben immer nur bei einer Person; dem Gedanken, Wissen zu teilen und allen Personen, die es betrifft, zeitgleich zur Verfügung zu stellen, widerspricht das völlig. Auch mobiles Arbeiten, das von vielen Fachkräften immer mehr gefordert wird, ist so nicht möglich. Unternehmen, die an der tradierten Arbeitsweise mit Papierrechnungen festhalten, verschwenden daher im Arbeitsalltag wertvolle Zeit und haben im Wettbewerb um qualifiziertes Personal weniger Argumente an der Hand.
„Natürlich lässt sich eine Papierrechnung einscannen und in ein digitales Objekt umwandeln, aber dieses Vorgehen ist ja noch schlimmer“, meint Eberhardt. Denn ein Scan bedeute erstens manuellen Aufwand, sei zweitens von schlechterer Qualität und schwirre außerdem in irgendeinem Ordnerverzeichnis herum. „Eine Papierrechnung wird wenigstens noch in einem Ordner abgeheftet, da ist dann klar, wo sie zu finden ist“, sagt Eberhardt. Deshalb würden etliche Unternehmen PDF-Rechnungen, die bei ihnen eingehen, ausdrucken und wie eine Papierrechnung behandeln – einfach, weil dieser Prozess seit Jahren funktioniert. Der Aufwand dahinter, ob nun Papierrechnung scannen oder PDF-Rechnung ausdrucken, ist bei dem hohen Rechnungseingang großer Unternehmen jedoch immens und kaum zu rechtfertigen.
Anhängige Prozesse vereinfachen und beschleunigen
Den Wert des digitalen Rechnungswesens haben einige Unternehmen deshalb längst erkannt und können das Wachstumschancengesetz beziehungsweise die E-Rechnung nun mit einem Schulterzucken abtun. Für alle anderen gilt, das Gesetz als Anlass für die Digitalisierung zu nehmen und sich sozusagen zu ihrem Glück zwingen zu lassen. Denn die Vorteile des digitalen Rechnungswesens sind enorm, es vereinfacht und beschleunigt alle anhängigen Prozesse deutlich. Die Implementierung eines Rechnungs-Managementsystems bedeutet zwar einen gewissen zeitlichen Aufwand – etwa drei Monate, sagt der Experte, sollten Unternehmen dafür einplanen –, dieser zahlt sich aber im Handumdrehen aus.
Das digitale Rechnungswesen vereinfacht und beschleunigt die dazugehörigen Prozesse enorm.
Wichtig sei, eine zentrale E-Mail-Adresse einzurichten, an die Lieferanten ihre E-Rechnungen künftig senden sollen. Das System holt die Rechnungen dort automatisch ab und liest sie aus: Wer ist der Absender, welcher Betrag wird wann fällig, was ist das Belegdatum, an welchen Kostenträger geht die Rechnung? All diese Fragen klärt das Rechnungsmanagement automatisiert, es kann sogar die Kreditorennummer des Lieferanten erkennen, den Bearbeitenden identifizieren und diesem einem Hinweis geben.
„Bis zu diesem Punkt ist bereits etliches geschehen, ohne dass ein Mitarbeitender einen Handschlag getan hätte“, so Eberhardt. Das Rechnungs-Managementsystem schafft ein Netzwerk von Informationen, das immer weiterverwendet werden kann und für alle autorisierten Mitarbeitenden zugänglich ist – auch auf mobilen Endgeräten. Für das Prüfen des Rechnungseingangs muss kein Mitarbeitender mehr ins Büro fahren. Zusätzlich lernt das System dazu, es speichert zum Beispiel, wie Rechnungen bestimmter Lieferanten verarbeitet wurden.
Maßnahme zur Kompetenzförderung
„Alles, was mit Papierbewegung zu tun hat, fällt bei einer vernünftigen Umsetzung des digitalen Rechnungsmanagements weg. Das bedeutet einen enormen Zeitgewinn“, betont Eberhardt. Zudem sei ein solches Rechnungsmanagement auch als Maßnahme zur Kompetenzförderung der Mitarbeitenden zu betrachten, da niedere Tätigkeiten wie das Ablegen von Rechnungen wegfallen und Arbeitszeit für sinnstiftende und wertschöpfende Aufgaben frei wird – zum Beispiel für die Finanzplanung. Die wird vom System ebenfalls unterstützt, da es einen Überblick darüber gibt, welche Kosten in welchem Zeitraum auf das Unternehmen zukommen. In diesem Zusammenhang spielen auch Skontogewinne eine Rolle, die sich mit Hilfe des transparenten Systems viel besser nutzen lassen. Zusätzlich erinnert die Software automatisiert an die Fälligkeit einer Rechnung, sodass keine Mahnungen riskiert werden.
Alle zur Rechnung gehörenden Daten sind digital einfacher nachvollziehbar.
Ein weiterer wichtiger Vorteil, den ein digitales Rechnungsmanagement mit sich bringt, ist, dass der Prüfpfad einer Rechnung immer nachvollziehbar ist. Wer hat die Rechnung wann freigegeben? Diese Information ist unveränderbar im System hinterlegt und bei Bedarf schnell abrufbar. Nach Rechnungen lässt sich in der Software ohnehin einfach suchen, auch für bestimmte Zeiträume lässt sich in kurzer Zeit eine Übersicht erstellen.
Digitalisierungspartner muss Mehrwert bieten
Bei der Auswahl des Digitalisierungspartners sollten Unternehmen trotz zeitlicher Eile nichts überstürzen und sorgfältig entscheiden. „Wichtig ist, dass der Partner eine auf das Unternehmen zugeschnittene Lösung und einen Mehrwert über die reine Pflicht der E-Rechnung hinaus bieten kann“, rät Eberhardt. Allein Rechnungen elektronisch zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren ist nicht die hohe Kunst und bietet Unternehmen eben auch nicht mehr als die reine Soll-Erfüllung. Deutliche Vorteile verspüren sie, wenn das Rechnungsmanagement mitdenkt und zum Beispiel Rechnungen automatisch dem richtigen Bearbeitenden zuweist, an fällige Zahlungen erinnert, Abweichungen und fehlende Abnahmen aufzeigt, Rechnungen automatisch zu Projektordnern zusammenführt und Mitarbeitenden den mobilen Zugriff ermöglicht.
Das System sollte zudem offen genug sein, um auch andere Themen anzubieten, beispielsweise die digitale Signatur. Mit dieser lassen sich unter anderem bei Vertragsunterzeichnungen Medienbrüche vermeiden und die automatische Weiterverarbeitung im System sicherstellen. Eberhardt: „Auf diese Weise schafft ein Rechnungsmanagement Perspektiven und ist zukunftsweisend.“
Chance zu Effizienzsteigerungen und schnelleren Prozessen
Das Wachstumschancengesetz bringt mit der Einführung der E-Rechnung grundlegende Veränderungen im Rechnungswesen mit sich. Unternehmen sollten jedoch nicht nur die Pflichterfüllung im Blick haben, sondern die Chancen der Digitalisierung erkennen und nutzen. Die Einführung der E-Rechnung bietet nicht nur rechtliche Vorteile, sondern ermöglicht auch Effizienzsteigerungen und Prozessoptimierungen. Unternehmen, die frühzeitig in die Digitalisierung investieren, können sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen und von den vielfältigen Möglichkeiten profitieren, die ein digitales Rechnungsmanagement bietet.