Meilenstein-Trendanalyse: 4 Schritte zum erfolgreichen Projektcontrolling
Den bis dato erreichten Projekterfolg, das ausstehende Budget und die Deadline für das Projekt im Blick zu behalten kann selbst für erfahrene Projektmanager:innen schwierig sein – Mit der Meilenstein-Trendanalyse ist es jedoch alles andere als das.
Die Meilenstein-Trendanalyse ist eine altbekannte Methode im Projektcontrolling und ermöglicht es Projektmanager:innen stets einen Überblick über alle wichtigen Kennzahlen und die bisher erbrachten Leistungen und erreichten Projekterfolge zu haben. Durch die effektive Projektüberwachung werden Projektcontroller:innen somit zeitlich auf Schwierigkeiten und Verzögerungen im Projekt aufmerksam und können frühzeitig dagegen lenken.
In einer Meilenstein-Trendanalyse fungieren die einzelnen Meilensteine als Statusbericht, welche in der Regel bei Team-Meetings besprochen werden, damit jede/r Projektbeteiligte über den Projekterfolg up-to-date ist.
4 Schritte zur Umsetzung der Meilenstein-Trendanalyse
Die Meilenstein-Trendanalyse ist sehr einfach in Unternehmen und Teams jeder Größe implementierbar, denn grundsätzlich ist sie nichts anderes als ein Überblick über den konkreten Projektablauf samt Deadlines für jeden Projektschritt. Die Meilenstein-Trendanalyse läuft üblicherweise in den folgenden vier Schritten ab:
1. Meilensteine definieren
Um die Meilenstein-Trendanalyse umzusetzen, müssen Sie als ersten Schritt die Meilensteine definieren. Achten Sie darauf, diese nicht zu allgemein zu definieren. Ein Meilenstein könnte beispielsweise der Abschluss eines Teilprojekts sein. Tatsächlich erstellen viele Unternehmen den Grundbaustein der Meilenstein-Trendanalyse, nämlich die Projektbeschreibung. Häufig kennen Unternehmer:innen leider nicht der Wert dieser und verpassen die Chance dazu diese zur Definition der Meilensteine zu verwenden.
2. Berichtszeitpunkt bestimmen
Folgend auf die Bestimmung der Teilaufgaben müssen der Berichtszeitpunkt, welcher das Zusammenkommen des Teams zur Besprechung des Meilensteins beschreibt, definiert werden.
3. Deadlines zur Erreichung der Meilensteine stellen
Meilensteine zu erreichen allein genügt nicht aus. Es ist notwendig, dass die Leistungen in Relation zur Zeit entsprechend schnell erfolgen, um effizient und zeitsparend zu arbeiten. Definieren Sie im dritten Schritt die Deadlines für jeden Meilenstein.
4. Erbrachte Leistungen überprüfen
Sobald Sie diese Faktoren definiert haben, kann das Projekt gestartet werden. Im Laufe des Projektablaufs ist es wichtig, dieses konsequent zu steuern und die erbrachten Leistungen zu überprüfen. Diese Prüfung erfolgt traditionell in Form von Team-Meetings, bei denen die erledigten Aufgaben, entstandene Komplikationen, offene Aufgaben und zeitliche Probleme besprochen werden.
Nachteile der Meilenstein-Trendanalyse
Wie jede andere Methode hat auch die Meilenstein-Trendanalyse ihre Nachteile. Häufig erweist sich das ständige Besprechen aller Meilensteine in Team-Meetings als zeitaufwendig und ineffizient. Des Weiteren empfinden viele Projektcontroller:innen die Visualisierung von Meilenstein-Trendanalysen in Tabellen als unübersichtlich und die Erfassung der Projektzeiten als intransparent.
Tipps zur Umsetzung der Meilenstein-Trendanalyse
Mit dem richtigen Tool zur Projektzeiterfassung ist die Meilenstein-Trendanalyse sollte das aber kein Problem sein. Viele entsprechende Software-Programme spezialisieren sich heutzutage auf Transparenz und Effizienz in Unternehmen, weshalb sie sehr einfach in den Workflow zu integrieren sind.
In den letzten Jahren hat sich vor allem die Nutzung von Anwendungen wie TimeTrack zum Überblicken der Projektfortschritte etabliert. Die automatisch erstellten Soll-Ist-Analysen fassen die erbrachten Leistungen samt Meilensteine übersichtlich zusammen und stellen diese visuell dar. Somit kann man mit nur einem Blick über den neuesten Stand informiert sein und muss niemanden diesbezüglich aufsuchen. Team-Meetings sind demnach nur dann notwendig, wenn es zu schwerwiegenden Problemen im Projekt kommt.
