Digital Workspace: Echte Zusammenarbeit über (Raum-)Grenzen hinweg
Die Vielfalt an digitalen Tools stellt für Unternehmen eine Herausforderung dar. Effektive Kollaboration kann jedoch mit einem intelligenten Kollaborationstool gemeistert werden, das alle anderen integriert – plattformunabhängig und standortübergreifend.
Zusammenarbeit 3.0 beinhaltet mehr als Zuhören, Teilen und Präsentieren.
Arbeitsformen flexibilisieren sich im Hinblick auf Zeit und Ort. Corona hat die Digitalisierung und damit die Nutzung digitaler Tools für Austausch und Zusammenarbeit zusätzlich befeuert: Zahlreiche Tools für Videokonferenzen wurden in der Breite etabliert. Diese sind aber keine echten Kollaborations-, sondern in erster Linie Kommunikationslösungen, da sie sich auf die Verbindung von Video, Audio und die Möglichkeit, den Bildschirm zu teilen beschränken. Videotelefonie erlaubt demnach ein Meeting der Generation 2.0: Man erweitert die Möglichkeiten vor Ort um externe Teilnehmer. Die Zusammenarbeit 3.0 sieht aber anders aus, denn Kollaboration beinhaltet mehr als Zuhören, Teilen und Verschicken oder Präsentieren von Informationen: das gemeinsame Arbeiten an Themen und Inhalten im Medium der digitalen Technologie.
Wo es mit der digitalen Kollaboration klemmt
Ein zentrales problem, gerade für normale Anwender im Unternehmen, ist die Benutzerfreundlichkeit von digitalen Kommunikationstools. Die Nutzer sind mit den verschiedenen Anwendungen auf dem Desktop und dem Technologiemix oftmals überfordert und Informationslandschaften vermischen geschäftliche und private Inhalte. Zu komplexe Tools werden nur ungern genutzt. Benötigt werden einfache, funktionale Tools, um Meetings überhaupt durchführen zu können.
Auch Early Adopter, die digitale Tools für Videotelefonie bereits vor Corona und der Ausbreitung des Homeoffice genutzt und damit hybrides Arbeiten etabliert haben, stehen vor Problemen: Denn oft reichen die Funktionalitäten von Videokonferenz-Tools nicht aus. Unternehmen haben zwar Geld in digitale Lösungen investiert, aber die gewünschten Arbeitsweisen lassen sich damit nicht abbilden, die Ergebnisse bleiben aus. Die Ursachen sind dabei nicht immer ohne Weiteres ersichtlich.
Hinzu kommt eine bekannte Herausforderung bei Videokonferenzen und ortsunabhängigem Arbeiten: Zahlreiche Studien belegen, dass die Teilnehmer vor Ort durch räumliche Präsenz Priorität genießen, während Beiträge von zugeschalteten weniger wahrgenommen werden. So können Produktivitätsverluste entstehen und Unternehmen lassen Potenziale, Kreativität und Wissen brachliegen. Ein Kollaborationstool muss es also möglich machen, dass alle gleichermaßen mitarbeiten können.
Das muss ein gutes Kollaborationstool können
Der Markt an ganzheitlichen Kollaborationstools ist begrenzt. Häufig gibt es zwar viele unterschiedliche proprietäre Insellösungen, wie zum Beispiel Whiteboards, allerdings führen die nicht zu einer komplexen User Experience. Ein zentrales Tool, das verschiedene Lösungen vereint, verbessert die Übersichtlichkeit dagegen erheblich. Daher tun Unternehmen gut daran, sich beraten zu lassen, um Bedarfe, aber auch Lösungen für konkrete Probleme zu finden. Gerade bei der Ermittlung der Ursachen von Problemen ist eine externe Beratung hilfreich.
Für das Arbeiten mit Teilnehmern im Raum und über die Raumgrenzen hinweg ist eine einfache, intuitive und von der Hardware unabhängige Oberfläche notwendig, mit der bestehende IT-Strukturen und etablierte Programme genutzt werden können. So sollte zum Beispiel eine Einbindung in Raumbuchung und Mediensteuerung möglich sein: Alle Teilnehmer, egal ob vor Ort, unterwegs oder im Homeoffice, erhalten die Einladung für das Meeting, das auch einem Raum zugewiesen wird, über das Mail-Programm – eventuell bereits mit Dokumenten im Anhang.
Das Meeting wird in der Software gestartet, die Teilnahme über einen Webbrowser ist ebenso möglich. Ein gutes Kollaborationstool stellt nun unterschiedliche technische Dienste wie Videokonferenzen und Werkzeuge wie interaktive Whiteboards oder Annotationsfunktionen bereit. Sie ermöglichen das Erstellen und Speichern von Skizzen direkt auf dem Bildschirm. So können alle Teilnehmer gemeinsam am Thema arbeiten.
Private Geräte sollten ken Problem sein
Darüber hinaus müssen Inhalte und Dokumente aller Teilnehmenden von individuellen Endgeräten wie Laptop, Tablet oder Smartphone schnell in die Präsentationslandschaft integriert werden können. Auch private Geräte sollten nicht ausgeschlossen sein. Eine gute Kollaborationslösung ermöglicht nicht nur den Zugriff auf Dokumente aus Programmen wie dem Office Hub, aus der Cloud, Netzwerken oder lokalen Speichern, sie bietet auch Verbindungsmöglichkeiten zu weiteren Quellen und unterstützt gängige technische Standards zur kabellosen Bildübertragung. Inhalte verschiedener Geräte können damit gleichzeitig angezeigt werden, die Benutzeroberfläche erschließt alle Input-Quellen.
Ein gutes Kollaborationstool stellt Dienste außer Videokonferenzen auch Whiteboards oder Annotationsfunktionen bereit.
Ist dies gewährleistet, können Inhalte spontan und schnell zusammengeführt werden, was ein flexibleres und schnelleres Arbeiten erlaubt. Die Teilnehmer müssen keine Umwege mehr gehen und Daten zum Beispiel über USB-Sticks an den Rechner übertragen oder Flipcharts abfotografieren, als JPGs speichern, über Laufwerke oder E-Mails verteilen und dann im Programm aufrufen. Dokumente verschiedener Programme können innerhalb der Anwendung über eine Viewer-Funktion geöffnet werden. Ist eine Bearbeitung notwendig, wird das Hintergrundprogramm direkt aufgerufen, die Anpassung vorgenommen und das bearbeitete Dokument erneut im Viewer angezeigt.
Praktisch ist darüber hinaus eine smarte Navigation, die das schnelle Wiederfinden von Dokumenten erlaubt oder eine Funktion der Sprachumschaltung für internationale Meetings, sodass die Benutzeroberfläche in der passenden Sprache erscheint. Auch das Meeting-Management muss berücksichtigt werden. Am Ende sollte die Besprechung mit den erarbeiteten Dokumenten gespeichert werden können, um damit weiterzuarbeiten oder um daran anzuknüpfen. Idealweise sind mit dem Ende des Meetings Dokumentation und Protokoll ohne weitere Nacharbeit abgeschlossen.
Moderne Arbeitsformen und effiziente Zusammenarbeit
Ein richtiges Kollaborationstool erlaubt moderne Arbeitsformen und reduziert gleichzeitig die Komplexität. Es bietet damit einen Rahmen, um Zusammenarbeit effizienter zu gestalten: Stellschrauben sind hier zum Beispiel die einfache Zusammenführung aller Teilnehmenden, die volle Berücksichtigung von Remote-Teilnehmern sowie das Meeting-Management mit einem kontrollierten Ablauf mit Anfang und definiertem Ende und der automatischen Protokollierung. Eine gute Usability, die Technikhürden abbaut, spielt dabei eine wichtige Rolle. Zugleich wird mit einem zentralen Tool der Wildwuchs von zu vielen verschiedenen Lösungen verhindert, was die Übersichtlichkeit verbessert.
Die Teilnehmer werden trainiert, in bestimmten Prozessen zu denken, was wiederum die Qualität der Meetings steigert.
Ein gutes Tool unterstützt die Nutzer darüber hinaus mit Arbeits- und Kreativfunktionen und erprobten Abläufen sowie intelligenten Nutzungskonzepten. Damit werden die Teilnehmer trainiert, in bestimmten Prozessen zu denken, was wiederum die Qualität der Meetings steigert. Insgesamt kann ein innovatives Tool Schulungsaufwendungen und Kosten bei Anwendern und Betreibern sowie Rüst- und Reisekosten reduzieren. Und nicht zuletzt ist es individuell konfigurierbar: Idealerweise bietet eine Kollaborationsplattform eine maßgeschneiderte Oberfläche, die nach den Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens konfiguriert werden. Farbe und Formen können an die eigene Corporate Identity und das Corporate Design angepasst werden und die Oberfläche in den Wunschzustand als Ausgangszustand gebracht werden.
Den Datenschutz sicherstellen
Die Vernetzung von Geräten und Teilnehmern ist in der digitalen Gesellschaft der Status quo. Eine zeitgemäße digitale Kollaborationslösung lässt sich deswegen an die IT-Standards des Unternehmens anpassen. BYOD (bring your own device, die Nutzung privater Geräte) stellt dabei keine sicherheitstechnische Herausforderung dar, da mobile Geräte wie Laptops oder Smartphones auch ohne Kollaborationslösung die IT-Sicherheit erfüllen und sicher ins Firmennetzwerk integriert werden müssen.
