Teamstrukturen in Webex Teams | Die vier besten Tipps

Jedes Team ist anders und sollte seinen eigenen Ansprüchen gerecht werden. Trotzdem gibt es ein paar Tipps und Regeln, die es sich lohnt zu berücksichtigen, wenn man die digitale Grundlage für die Zusammenarbeit schafft.

Wir haben die Top 4 für Sie zusammengefasst.

Nummer 1: So viele wie nötig, so wenig wie möglich

Teil 1: Das Team

Wenn Sie Ihr Team aufbauen, sollten alle Menschen, die involviert sind, dabei sein. Müssen alle Abteilungsleiter, Stellvertreter und Urlaubsvertretungen direkt mit an Bord sein? Wahrscheinlich nicht.

Sollte Bedarf bestehen, kann man sie immer noch nachträglich einladen oder sie punktuell zu Bereichen hinzufügen, bei denen man ihre Meinung oder Expertise braucht. Die Historie des Projekts können die neuen Ansprechpartner problemlos an den Chatverläufen und Dokumenten nachvollziehen.

Produktives Arbeiten im Team
Gemeinsames Brainstorming ist gut – wenn die Größe der Gruppe richtig gewählt ist.

 

Nummer 2: So viele wie nötig, so wenig wie möglich

Teil 2: Die Bereiche

Erstellen Sie themenbezogene Bereiche.

So könnten Sie Bereiche in Ihrem Team strukturieren

Stellen Sie sich vor, Sie würden eine Mail zu einem Thema schreiben und alle relevanten Kontakte in CC nehmen. Stattdessen machen Sie einen Bereich mit dem Betreff auf, fügen die Ansprechpartner hinzu und sparen sich die zwölfte „Antwort an alle“. Auch hier gilt: Wer nachträglich dazu kommt oder zwischendurch nicht

dabei war, hat trotzdem den Überblick über alles, inklusive der Dateianhänge, ohne dass eine endlose Kette an Verlaufs-E-Mails weitergeleitet werden muss.

Erstellen Sie einen Bereich, in dem sich die technischen Ansprechpartner austauschen können, definieren Sie einen Bereich, in dem Sales sich einbringen kann. Gibt es eine Designkomponente? Im Bereich für die Gestalter können Dokumente ausgetauscht und bewertet werden. So behalten alle den Überblick und müssen sich nur um die eigenen Themen kümmern.

Noch kein eigener Account? Hier gibt es eine kostenlose Lizenz für Ihr Team.

Nummer 3: Direkte Frage? Direkte Ansprache

Teams und Teambereiche sind großartig um sich im Team auszutauschen, aber der „kurze Dienstweg“ ist ein integraler Weg ein Projekt voranzutreiben. Hat die Entwicklerin Ihre Änderung bereits auf dem Testsystem umgesetzt? Hat der andere Kollege seine Deadline gehalten? Das sind Fragen, die im offenen Forum eines Teambereichs wirken können wie eine öffentliche Belehrung –wenn Sie aber dem Teammitglied einfach eine freundliche Direktnachricht schicken, kann das Wunder wirken.

 

Nummer 4: Kann der Kunde die interne Diskussion sehen?

Die Antwort ist: Nur, wenn Sie das wollen!

Sie haben gerade mit den anderen Teammitgliedern besprochen, dass Sie alle heute doch zwei Stündchen länger bleiben, damit die Deadline gehalten wird? Eine ursprünglich angedachte Lösung funktioniert noch nicht so ganz wie Sie wollen? Das sind wichtige Informationen für Ihr Team – aber würden Ihren Kunden oder Geschäftspartner nur unnötig beunruhigen.

Nutzen Sie Ihr internes Projektteam (auf Webex Teams wie im wahren Leben) für alle relevanten Informationen – die Nachrichten sind verschlüsselt und nur denjenigen zugängig, die auch im Bereich dabei sind, in dem Sie sie geschickt haben. Sie brauchen Input von Externen? Sie können einen User zu einem einzelnen Bereich hinzufügen, ohne ihn zum Team hinzuzufügen. Er sieht dann nur die Informationen des spezifischen Bereichs.

Unsicher in der Handhabung? Erstellen Sie doch einfach ein separates Team zur Kundenkommunikation, laden Sie den oder die Ansprechpartner ein. Dort können Sie genau wie im internen Projektteam alle Punkte diskutieren und nur die Informationen austauschen, die Sie und Ihr gemeinsames Unterfangen tatsächlich weiterbringen.

 

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