Digitale Technologien sorgen für mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz, wo auch immer dieser ist

4 Tipps für Ihren Arbeitsalltag – im Büro und Zuhause

Die Digitalisierung hat das papierlose Büro möglich gemacht. Dessen Vorteile werden umso größer, je eher ein Enterprise Content Management System im Einsatz ist.

Das Wesen der Arbeit hat sich in den letzten Jahren für viele drastisch verändert. Unsere Arbeitsplätze sind heute flexibel geworden. Am Küchentisch, vom Sofa aus oder sogar im Bett. Homeoffice ist so geläufig wie noch nie und dennoch fällt es nicht jedem leicht, zuhause zu arbeiten (siehe auch Kasten „4 Tipps für Ihren Arbeitsalltag“ am Ende des Artikels). Das liegt einerseits an der Umgebung, die zuhause völlig anders ist als im Büro, aber auch die Arbeitsmittel können hier wesentlich anders sein. Akten oder Dokumente schleppt man nicht mehr nach Hause, aber dennoch brauchen Sie den Zugriff auf diese. 

In einer Umfrage von Ivanti gaben 30 Prozent der Befragten an, dass sie nur noch im heimischen Büro arbeiten möchten.

Die Umstellung der Prozesse ist essenziell, denn das traditionelle Büro wandelt sich immer weiter an einen Ort ohne Grenzen. So wollen in einer Umfrage von Ivanti (Befragung von 6.119 Personen) nur noch 13 Prozent wie herkömmlich im Büro arbeiten und ganze 42 Prozent bevorzugen ein hybrides Arbeitsmodell. 30 Prozent gaben an, dass sie komplett im heimischen Büro arbeiten wollen. 15 Prozent präferieren, von überall aus der Welt arbeiten zu können und damit das Reisen mit der Arbeit zu verbinden. So stehen Unternehmen vor unzähligen Herausforderungen, wenn sie sich auf diese hybride Landschaft umstellen. 

Ihr Büro ist da, wo Sie sich befinden 

Prozesse können digital abgebildet und miteinander verknüpft werden, um einen schnellen und ortsunabhängige Teilnahme daran zu gewährleisten. Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen lassen sich Ihre Kosten senken und die Effizienz steigern. Somit bleiben Unternehmen wettbewerbsfähig und können sich auf Entwicklung, Investition und neue Märkte konzentrieren. 

Ein 30-köpfiges Unternehmen mit papierbasierten Prozesse braucht im Schnitt 103.893 DIN-A4-Blätter pro Jahr.

Das alles beginnt und funktioniert mit einem Enterprise Content Management (ECM) System. Zentral von diesem aus können alle Mitarbeitenden jederzeit und von überall auf Dokumente und Informationen zugreifen. Zahlreiche analoge Akten und Papierstapel gehören dabei der Vergangenheit an und sie entwickeln sich zum papierlosen Büro. Würde ein 30-köpfiges Unternehmen weiterhin auf papierbasierte Prozesse setzen, bräuchte es im Schnitt 103.893 DIN-A4-Blätter pro Jahr. Das ist weder nachhaltig noch zielführend, wenn sich das Büro der Mitarbeiter:innen ohnehin nach Hause verlagert hat. 

Neben dem ECM-System gibt es eine Vielzahl an Software-Lösungen, die gezielt in der Abteilung Ihres Unternehmens eingesetzt werden können, wo sie gebraucht werden. Mit diesen Lösungen wird das ECM-System veredelt und ist noch hilfreicher im beruflichen Alltag. Das kann der gesamte Purchase-to-Pay-Prozess sein, bis hin zur digitalen Signatur von Dokumenten. 

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Dabei werden Dokumente digitalisiert, mit künstlicher Intelligenz verschlagwortet und weiterverarbeitet, jede Information mit einem Berechtigungssystem gezielt verteilt und revisionssicher archiviert. Die Software ist standardisiert und wird in Ihr bestehendes System integriert. Das erleichtert vor allem den Einstieg für die Anwender:innen. Mit der nahtlosen Implementierung und durch die vertraute Umgebung ist eine schnelle Einarbeitung möglich. Selbst wenn es einmal individuelle Anforderungen gibt, schaffen automatisierte Workflows einen effektiven Arbeitsalltag. 

Wenn Arbeitnehmer:innen Chancen erkennen 

Wenn durchschnittlich 5,25 Mitarbeiter:innen für die Bearbeitung einer Eingangsrechnung im Papierformat benötigt werden und die digitale Verarbeitung der Eingangsrechnungen erhebliche Einsparpotenziale bieten kann, bedeutet das als Schlussfolgerung keinesfalls eine Reduzierung der Mitarbeiter:innen, sondern die Chance, sich wieder um die wesentlichen Dinge im Arbeitsalltag zu kümmern. 

Viele Menschen sehen in der Digitalisierung Potenziale, effizienter und transparenter zu arbeiten und somit nicht von manuellen Prozessen ausgebremst zu werden. Projekte und anspruchsvolle Aufgaben, die vorangetrieben oder sogar abgeschlossen werden können, die vorher durch analoge und manuelle Geschäftsprozesse liegengeblieben sind, führen zu Erfolgen im Job und das mündet in einer verbesserten Work-Life-Balance. Nur wer zufrieden Feierabend macht, kann abschalten. 

Die Zukunft ist jetzt 

Die Zukunft ist flexibel, sie kann aber schon heute ermöglicht werden. Digitale Technologien sind der wichtigste Wegbereiter, egal von wo aus Sie arbeiten. Nutzen Sie die Perspektiven heute schon, um in Ihrem Unternehmen ein digitales Mindset zu etablieren. 

„Ihre digitale Zukunft beginnt mit uns!“ 

4 Tipps für Ihren Arbeitsalltag – im Büro und Zuhause 

Nicht nur die richtige Software kann Ihren beruflichen Alltag verbessern. Es gibt einige Tipps und Tricks, die Sie während der Arbeit umsetzen können. Vier Tipps, die uns persönlich besonders helfen, möchten wir Ihnen hier vorstellen. 

Bewusste Pausen
Vor allem im Homeoffice steckt man gerne mal im Arbeitstunnel. Während im Büro die ein oder anderen Kollegin:innen vorbeischauen oder man sich zum Smalltalk in der Teeküche trifft, kann es Zuhause auch mal etwas einsam werden. Entscheiden Sie sich für bewusste Pausen, um die Augen einmal vom Bildschirm abzuwenden. Kurz Sonne tanken im Garten, Streicheleinheiten für das Haustier oder sogar Dehnübungen geben neue Energie. 

Futter, nicht nur für das ECM-System
Grünkohlchips, Blaubeeren oder Chia-Samen werden als sogenannte Superfoods bezeichnet. Sie liefern dem Körper Nährstoffe und können die Leistungsfähigkeit schnell steigern. Reichern Sie daher nicht nur Ihr Enterprise Content Management mit Dokumenten und Informationen an, sondern denken Sie auch an sich. Ein Snack zwischendurch kann sich auf Ihre Gehirnleistung auswirken. 

Ordnung ist das halbe Leben
Zugegeben, wenn man nicht allein wohnt, sondern die Familie um sich hat, kann es im Homeoffice schnell chaotisch werden. War man doch früher 8-9 Stunden am Tag nicht zuhause und konnte entsprechend auch keine Unordnung schaffen, so blickt man heute oft um sich und fragt sich, wie das denn jetzt so schnell passieren konnte. Versuchen Sie einen festen Arbeitsplatz einzurichten und ihn klar vom privaten Nutzen abzugrenzen. Nur wenn sich das Chaos um uns herum lichtet, haben wir auch im Kopf die Ruhe uns den Aufgaben der Arbeit zu widmen. 

Virtuelle Kommunikation und Austausch
Zwar leben wir noch nicht in der „virtual reality“ und treffen uns noch nicht mit den Avataren der Kolleg:innen im Metaversum, aber zumindest dürfte fast jede:r mit einer Webcam ausgestattet sein. Das virtuelle Treffen für eine gemeinsame Kaffeepause kann also trotzdem eingeführt werden. Wenn es auch zuerst etwas ungewöhnlich ist, positiv auf den Teamspirit kann es sich dennoch auswirken. 

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